Facilitatorns kärnkompetenser – en praktisk guide

Kliv in i yrkesrollen som facilitator

Många av oss tillbringar mer än halva yrkeslivet i möten. Dessa möten fyller kalendern med innehåll, men ger det yrkeslivet mening? En facilitators uppdrag är att se till att möten blir meningsfulla, demokratiska och engagerande. Visst låter det som en väg till ett roligare yrkesliv?
Även om man inte siktar på att bli en fullskalig professionell facilitator, så ger principerna, metodiken och verktygen oss förutsättningar att göra vardagen både stimulerande och mer värdeskapande. Det bästa av allt är att det är lätt att komma igång men samtidigt erbjuder livslångt lärande och utveckling.

Från slentrian till mening

Om det går slentrian i ditt yrkesliv och du funderar på att byta bana kan faciliteringsspåret vara en enkel väg att hitta förnyelse och stimulans utan att behöva bygga en helt ny karriär. Om du tittar i din egen kalender, hur skulle det kännas om dina möten blev mer varierande, stimulerande och levererade konkreta resultat? Ifall du vill ta en försiktigare utgångspunkt: Om du bara fick ett eller två möten i veckan att lyfta, vilken skillnad skulle det göra för din egen arbetslust och er gemensamma prestation på jobbet?

Vad behöver en facilitator kunna?

Den största internationella auktoriteten är idag International Association of Facilitators med över 2000 medlemmar. IAF erbjuder certifiering och har definierat sex kärnkompetenser inom facilitering. I den här artikeln går vi igenom dessa med ett förenklat språk, exempel och tips som gör att du kan börja utforska facilitering i praktiken redan idag om du vill. Även om det tar lång tid att bli en mästare inom facilitering, så är en av fördelarna att många av verktygen är superenkla och går att implementera på direkten även vid andra former av mötesledning.

Vad är skillnaden mellan facilitering och annan mötesledning?

Facilitatorn är neutral och fokuserar på att leda processen medan gruppen skapar resultatet. Ett annat sätt att uttrycka detta är att facilitatorn styr mot resultat och inte själva resultatet.
Även om du inte har ambitionen att facilitera fullt ut så kan principerna och metodiken hjälpa oss att lyfta våra vardagliga möten och förbättra vår mötesledning.

Detaljbeskrivning av facilitatorns sex kärnkompetenser

Kompetenserna förenar de färdigheter, kunskap och beteenden för att kunna facilitera utifrån olika syften och miljöer. Under varje kompetens finns ytterligare underrubriker med detaljer gällande mer specifika moment, tekniker och förhållningssätt som facilitator.
Om det är en specifik kompetens som intresserar dig så går det utmärkt att hoppa till den direkt även om det är mer logiskt att börja från A.

A Skapa goda relationer med uppdragsgivaren

Innan vi planerar ett arbetsmöte, en workshopserie eller event behöver vi förstå kundens behov. Det här handlar om att förstå gruppens mål och själva syftet med insatsen. Det här är själva avstampet för ditt uppdrag som facilitator och säkerställer att upplägget är relevant för gruppen och leder till resultat.

Exempel: Att kontakta uppdragsgivaren för att göra en behovsanalys. Att sätta sig in i olika intressenters perspektiv och vilka roller man kommer att ha under mötet.

A1 Etablera arbetsalliansen

Vi skapar en tydlig samsyn om mål, leverabler, roller och ansvar tillsammans med vår uppdragsgivare. Det sätter ramarna för uppdraget och säkerställer att vi delar en gemensam förståelse för vad arbetet innebär.

I praktiken innebär detta att vi avtalar om uppdragets syfte, mål, beslut, roller och leverabler. Vi säkerställer också att förutsättningar och åtaganden är tydliga för alla inblandade – exempelvis närvaro, förarbete, dataunderlag och tidsramar. Eftersom förutsättningar kan förändras kommer vi samtidigt överens om hur vi hanterar ändringar vid behov.

Detta skapar en stark arbetsallians och utgör en tydlig bedömningsgrund för det arbete vi utför.

Som facilitator är det viktigt att föregå med gott exempel i hur vi samarbetar. Därför bjuder vi in till samskapande design, använder co‑facilitering när det stärker processen och är öppna med syftet bakom upplägget. Genom våra egna handlingar modellar vi de beteenden vi vill se hos andra.

• Tydliggör ömsesidiga åtaganden
• Utveckla samsyn kring uppgifter, leverabler, roller och ansvar
• Visa på samarbetsvärderingar och samarbetsinriktade arbetssätt

A2 Designa och anpassa processen efter uppdragsgivarens behov

Genomför en behovsanalys och skapa ett upplägg som passar uppdragsgivarens situation, förutsättningar och önskade resultat.

Ett användbart verktyg är intressentanalys för att sätta sig in i vilka som påverkar och påverkas av uppdraget. Något som inte ska underskattas är värdet av att förstå intressenternas egen förväntansbild, om den skiljer sig från uppdragsgivarens behöver det adresseras. Annars är risken stor att ett uppdrag som levererar det som är överenskommet med uppdragsgivaren ändå ses som misslyckat bland andra inblandade. Genom intressentanalys och -hantering kan vi se till att en spretig förväntansbild inte knäcker uppdraget utan att vi istället kan göra tydliga avgränsningar för vad vi kommer att leverera och vilken nytta det förväntas göra för verksamheten.

Praktiska verktyg som designtänkande (design thinking) kan hjälpa till att hitta ett upplägg som matchar gruppens behov, medan en WBS (Work Breakdown Structure) ger en realistisk bild av omfattningen i uppdraget.

• Analysera och sätt dig in i verksamhetens miljö och organisatoriska förutsättningar
• Diagnostisera kundens behov
• Fastställ intressenternas roller och grad av involvering
• Skapa ett upplägg som leder till de avsedda resultaten
• Fördefiniera kvalitetskriterier och önskade resultat tillsammans med kunden

A3 Hantera serier av möten effektivt

Planera upplägget för mötesserien och följ systematiskt upp både resultat och genomförande. Utöver vad våra möten leder till bör vi även följa upp själva upplevelsen och hur mötet genomfördes. Aktiverades deltagarna? Hur fungerade lokalen eller de digitala verktyg som användes? Vad gjorde vi bra? Vad kan vi göra bättre till nästa gång? På så vis kan vi se till att vässa upplägget med tiden, bevara det som fungerar bra och aktivt justera sådant som riskerar att sänka kundens upplevelse och resultat.

Som facilitator behöver vi alltid säkerställa tre saker: att mötet har rätt innehåll och uppfyller sitt syfte (varför vi samlas), att vi lyckas med uppgiften (vad vi ska åstadkomma) och att mötesprocessen leder oss dit på ett bra sätt (hur vi arbetar tillsammans). Inom IAF används begreppen content, task och process, vilkq kan uppfattas som abstrakta vid en första anblick. Ett enkelt sätt att förstå dem är att koppla dem till frågorna varför, vad och hur i relation till mötet.

• Content: Innehåll, adresserar själva syftet och svarar på varför
• Task: Uppgift, det mötet ska leda till och svaret på vad
• Process: Upplägget för själva mötet och svaret på hur

Fångar vi upp alla tre säkerställer vi att vi tar fullt ansvar för vårt uppdrag som facilitatorer. Ett litet tillägg om punkten Content är att vi som facilitatorer är objektiva och inte styr eller direkt ansvarar för innehållet i diskussioner utan stöttar gruppens process och förutsättningar att hantera ämnet för mötet.

• Avtala med uppdragsgivaren om omfattning och leverabler
• Sätt en plan för mötet eller mötesserien
• Genomför mötet eller mötesserien effektivt
• Utvärdera kundens upplevelse och nöjdhet genom alla steg i processen eller projektet

B Planera för ändamålsenliga grupprocesser

Planera och skapa rätt förutsättningar för gruppens process och allas deltagande. Att variera lärande, tempo och att sätta en struktur som gör att alla kan hitta vägar att bidra.

Här ingår även hygienfaktorer som att möteslogistiken flyter: funktionellt mötesrum, att alla har åtkomst till digitala verktyg och effektiv tidsanvändning.

Exempel: Att rummet är möblerat på ett sätt som stöttar upplägget, om rummet är möblerat i biosittning så uppmuntrar det mer till passivt lyssnande än aktivt deltagande. Därför behöver vi tänka till både utifrån hur vi vill lägga upp övningar men också att deltagare ska ha god sikt och vara inom hörhåll för varandra. Om ni ska använda väggarna som arbetsyta behöver dessa vara släta.

B1 Välj tydliga metoder och arbetssätt

Designa ett upplägg som gör det möjligt för alla att delta, och bidra för att gruppen ska ta sig fram till ett kvalitativt resultat.

Om deltagarna inte känner varandra sedan tidigare kan du behöva lägga mer tid på isbrytare och att skapa en trygg miljö där alla kan delta aktivt. Trygghet, tydlighet och aktivering är grundstenar för en fungerande grupprocess. Som facilitator behöver du därför tänka till kring hur du etablerar dessa grundstenar och vad gruppen du ska leda behöver för att känna trygghet, delta aktivt och rikta sin energi och ansträngning mot ett tydligt resultat.

Facilitering är också ett kraftfullt verktyg för att man ska ta tillvara på mångfald i praktiken. Många verksamheter har processer i sin rekrytering och policyer gällande mångfald men om det alltid är samma personer som fattar beslut och endast ett fåtal har möjlighet att bidra med sin kompetens och kunskap så uteblir värdet av mångfald. Facilitering minskar också riskerna för skadligt grupptänk där man fastnar vid ett enskilt perspektiv och att bekräfta sin egen tes istället för att bredda perspektivet och undersöka fler möjligheter.

I grupprocessen ingår att skapa ett tryggt mötesklimat, se till att alla deltagare aktiveras och tillsammans kan nå ett bra resultat under mötet.

• Välj metoder och arbetssätt som skapar öppen delaktighet och tar hänsyn till kundens kultur, normer och gruppens mångfald
• Använd upplägg som engagerar deltagare med olika sätt att lära och bearbeta information
• Säkerställ att processen leder till ett resultat av hög kvalitet som möter uppdragsgivarens behov

B2 Förbered tid och mötesmiljö för att stödja gruppens process

Se till att det praktiska är på plats inför mötet. Det kan handla om hur rummet möbleras, vilka möjligheter som finns att delta på distans och hur digitala arbetsytor ska användas. Sätt en tydlig agenda och tidsplan som ger struktur och driv när mötet väl är igång.

• Skapa en mötesmiljö och logistik som stödjer syftet med mötet
• Planera tiden så att gruppen hinner göra det som är viktigast
• Utforma en atmosfär som gör det lätt för deltagarna att fokusera, bidra och arbeta tillsammans

C Skapa och upprätthålla en miljö av aktivt deltagande

Att skapa en miljö under mötet där alla kan delta och dela med sig utifrån sina erfarenheter och tankar. Här ingår att hantera konflikter eller problembeteenden som att en person dominerar diskussionen men också att frigöra kreativitet under mötet genom varierade metoder och olika infallsvinklar.

Exempel: Att låta ordet gå ett varv i samband med diskussioner och beslut. Att använda slumpvis ordfördelning så att det inte alltid blir samma person som talar först.

C1 Demonstrera effektiva kommunikativa och deltagaraktiverande färdigheter

Den här delkompetensen handlar både om att instruera och att lyssna. Det innebär att du introducerar övningar på ett strukturerat sätt och säkerställer att alla förstår upplägget, samtidigt som du använder tekniker för att lyssna aktivt. Exempel på sådana tekniker är att objektivt sammanfatta vad du uppfattar att gruppen kommit fram till och att ställa öppna frågor som hjälper deltagarna att utveckla sina resonemang.

Även om vi som facilitatorer strävar efter att vara så objektiva som möjligt kan vi ge återkoppling under processen för att stärka deltagarna och stödja gruppens arbetssätt. Syftet är att hjälpa gruppen att arbeta vidare i rätt riktning utan att styra innehållet.

• Använd arbetssätt som skapar aktiv delaktighet i gruppen
• Kommunicera tydligt och stödjande så att alla förstår och kan bidra
• Bygg förtroende och skapa relationer med deltagarna
• Lyssna aktivt och visa att du tar in det som sägs
• Observera hur gruppen arbetar och ge återkoppling till deltagarna som hjälper gruppen arbeta framåt i processen

C2 Hedra och erkänn mångfald samt säkerställ inkludering

Mångfald skapas inte av att många personer med olika bakgrund är närvarande anu uppstår först när alla faktiskt har möjlighet att bidra. Som facilitator behöver vi därför arbeta medvetet både med strukturer och beteenden för att göra aktivt deltagande möjligt för alla.

Ett viktigt steg är att undanröja praktiska hinder för delaktighet. Det kan handla om så basala saker som att: välja digitala plattformar som gör det enkelt att samarbeta, att onboarding av deltagare sker när nya verktyg eller arbetssätt används och att vi formulerar mötesregler som stödjer ett inkluderande klimat.

Pauser, tydliga instruktioner och en rytm som tar hänsyn till deltagarnas energinivåer är också avgörande för att alla ska kunna delta fullt ut.

Vi kan också stötta inkludering genom små men betydelsefulla designval. För deltagare med annorlunda färgseende kan vi till exempel använda former i stället för färger för att skilja visuella element åt. I Astrakans processmodeller använder vi exempelvis spetsiga former för processteg och fyrkantiga former för värdeobjekt för att de ska vara lätta att skilja åt.

Vid digitala möten – där vi ofta arbetar i breakout‑grupper – kan det vara klokt att delegera en faciliterande roll till en person i varje grupp. Denna person kan påminna om spelreglerna, fördela ordet, hålla koll på tiden och se till att ramarna följs. Det minskar risken för att vissa tar över, att andra tystnar och att perspektiv går förlorade. I slutändan är inkludering ett gemensamt ansvar, men facilitatorn skapar förutsättningarna för att gruppen faktiskt kan bära det.

• Uppmuntra respekt och hänsyn för alla deltagares erfarenheter och perspektiv
• Skapa en trygg och tillitsfull miljö där alla kan delta
• Upptäck och hantera hinder som kan begränsa delaktighet
• Ta emot idéer och förslag utan att döma
• Skapa möjligheter för gruppen att dra nytta av sina olikheter
• Utveckla medvetenhet och lyhördhet för kulturella perspektiv

C3 Hantera konflikter i gruppen på ett konstruktivt sätt

Konflikter i grupper är inte något att undvika – de är något att hantera. Det viktiga är att skilja mellan skadliga konflikter och konstruktiva konflikter. Skadliga konflikter uppstår när situationen blir personlig och tar fokus från sakfrågan och gruppens uppgift. Konstruktiva konflikter däremot handlar om att utforska olika perspektiv för att hitta den bästa lösningen. De är ett naturligt inslag i gruppens utveckling och kan bidra till både lärande och bättre beslut.

Som facilitator behöver vi därför hjälpa gruppen att prata om konflikter utan att förstärka dem. Det innebär att våga benämna när en konflikt uppstår, avdramatisera den och skapa utrymme för deltagarna att undersöka varandras perspektiv. Genom att fokusera på sakfrågan och det gemensamma syftet kan vi leda gruppen mot beslut som alla har bidragit till – även om inte alla är helt eniga om slutresultatet.- Hjälp deltagare att identifiera förutfattade meningar och utforska bortom sina initiala uppfattningar

• Hjälp deltagare att identifiera förutfattade meningar och utforska bortom sina initiala uppfattningar
• Identifiera konflikter och förstå deras roll i gruppens utveckling och lärande
• Skapa en trygg miljö där konflikter kan uttryckas utan att bli skadliga
• Hantera de olika beteenden som kan uppstå i samband med en konflikt
• Se värdet av spänning och konflikter som en del av gruppens beslutsprocess
• Var lyhörd för kulturella skillnader i hur konflikter uttrycks och hanteras

C4 Främja och frigöra gruppens kreativitet

Det är lätt att möten blir slentrianmässiga, särskilt om de är återkommande. Som facilitator behöver vi därför skapa variation i upplägg, metoder och sätt att nå insikter. Genom att inleda möten på olika sätt, omformulera frågeställningar eller presentera scenarier på nya vis kan vi hjälpa gruppen att se problem och möjligheter ur fler perspektiv.

Kreativitet i arbetslivet handlar inte om att lägga till lekar som känns spretiga eller irrelevanta. Det handlar om att göra det lättare för gruppen att lösa problem, utforska alternativ, bygga på varandras idéer och tänka i nya banor. Det är ofta små justeringar i metodik och struktur som gör störst skillnad. Exempelvis att låta deltagare börja med individuell reflektion innan de delar sina tankar, eller att byta format mellan tal, skrift och visuellt arbete.

• Locka alla deltagare till att bidra aktivt genom varierade former av lärande och informationsbearbetning
• Uppmuntra kreativt tänkande och utforskande av nya perspektiv
• Använd arbetssätt som passar gruppens behov och förmågor
• Stimulera och ta tillvara gruppens energi för att driva processen framåt

D Leda gruppen mot tydliga och användbara resultat

Handlar om att styra mot resultat – inte att styra innehållet i diskussioner eller själva resultatet. Att hjälpa gruppen att behålla sitt fokus och arbeta på ett sätt som är effektivt för att de ska nå sina mål.

Exempel: Om en grupp fastnar i diskussioner och har svårt att hantera informationsmängden så kan vi bidra med en process som hjälper dem bryta ner sina alternativ och landa i konsensus. På så vis styr vi mot resultat men stannar i rollen som facilitator och låter gruppen göra jobbet.

D1 Led gruppen med tydliga metoder och processer

Rama in mötet genom att placera det i ett större sammanhang: varför vi samlas, hur mötet bidrar till arbetet framåt och vilket resultat vi behöver komma fram till. Detta ger gruppen en gemensam startpunkt och minskar risken att mötet drar iväg åt olika håll.

Under mötet använder vi aktivt lyssnande för att få fram ytterligare åsikter, förtydliga, summera och synliggöra gruppens samsyn. Genom att kortfattat återge vad som sagts, och stämma av att det stämmer, hjälper vi gruppen att behålla riktningen och undviker att viktiga nyanser faller bort.

En del av kompetensen handlar också om att kunna parkera sidospår och undanröja distraktioner. Det är inte ovanligt att diskussioner glider över i detaljer eller personliga resonemang som inte för processen framåt. Genom att vänligt men tydligt styra tillbaka fokus, eller notera sådant som behöver hanteras senare, skapar vi bättre förutsättningar för gruppen att nå sitt mål.

Slutligen behöver vi kunna designa upplägg som fungerar för olika gruppstorlekar. Mindre grupper behöver ofta metoder som skapar tempo och tydlighet, medan större grupper kräver ännu mer struktur, visuellt stöd och genomtänkta övergångar mellan individuellt arbete, bikupor och plenumsamtal.

• Etablera ett tydligt sammanhang för sessionen
• Förtydliga och summera löpande för att fånga gruppens samsyn
• Hantera både små och stora grupper på ett effektivt sätt

D2 Utveckla gruppens medvetenhet om sitt arbete och sin uppgift

Detta handlar om att uppmärksamma gruppen på sina arbetsprocesser och göra deltagarna medvetna om hur de arbetar – inte bara vad de arbetar med. Facilitatorn Andi Roberts beskriver detta som en lågmäld men ofta underskattad förmåga hos facilitatorer.

Förmågan går också “på tvären” och tangerar flera andra kompetenser, till exempel att variera tempo, skapa utrymme för reflektion och hjälpa gruppen att gå till botten med problem.

Så vad innebär detta i praktiken?

Att hjälpa gruppen att anpassa sitt tempo efter uppgiften i stället för att automatiskt hålla det tempo man är van vid. Om diskussioner och beslut bygger på bristfällig information, antaganden eller gissningar behöver vi stanna upp och uppmuntra gruppen att undersöka frågan vidare och hitta belägg för sin tes (eller dess motsats).

Arbetsmöten skapar ofta ett stort informationsflöde vilket kan bli ett hinder för resultatet. I sådana lägen kan det vara avgörande att bromsa tempot för att reflektera, se samband och få syn på den röda tråden i det som kommer upp.

För att knyta ihop säcken och konkretisera resultatet kan vi använda reflektion. Det kan handla om enkla frågor, som vad som fungerade bra eller vad gruppen vill göra annorlunda nästa gång. På så vis blir gruppen medveten om sina vanor, val och eget ansvar för resultatet.

• Hjälpa gruppen att förstå sin uppgift och sin del i det gemensamma resultatet
• Visualisera tankar och mönster så att helhet och samband blir tydliga
• Sammanfatta läget löpande för att klargöra vad som är gjort och vad som återstår
• Stödja gruppens reflektion kring vad som är tydligt, otydligt eller behöver undersökas vidare

D3 Vägled gruppen mot konsensus och överenskomna resultat

En viktig del i facilitering är att först bredda perspektiv för att sedan snäva av och kunna arbeta vidare med något mer konkret. Inom designtänkande används till exempel diamantmodellen, som bygger på att öppna upp för att därefter välja väg genom flera steg i design- och mötesprocessen. Ofta illustreras detta som flera diamanter:

<Utforska – Definiera>, <Idégenerera – Besluta>, <Bygga – Testa>

Som facilitator ska vi inte fabricera resultat eller framtvinga konsensus. Däremot kan vi hjälpa gruppen i processen genom att tydligt dela in mötet i olika faser, till exempel att utforska, diskutera, definiera och besluta. På så sätt bidrar vi med ett tydligt flöde som gör att gruppen kommer framåt och kan landa i ett gemensamt, överenskommet resultat.

Andra viktiga delar i denna kompetens är att hjälpa gruppen att parkera diskussioner som inte hör till mötets ämne samt att uppmärksamma när ett beslut faktiskt är fattat och vilka frågor eller uppgifter som fortfarande återstår. På så vis kan vi behålla fokus och hjälpa gruppen att ta ansvar för mötets resultat.

• Använda olika metoder som stödjer gruppens väg till konsensus
• Anpassa arbetssätt för att hjälpa gruppen att nå sina mål
• Justera processen när situationen eller gruppens behov förändras
• Utvärdera och kommunicera gruppens framsteg
• Identifiera och hantera avvikelser för att behålla fokus på uppgiften
• Stödja gruppen i att slutföra sitt arbete och äga resultatet

E Utveckla och underhåll din professionella kunskap

Att ständigt söka nya lärdomar och förmågor både genom externa källor och självreflektion. Att se varje möte du leder som en möjlighet även för eget lärande och se till att ha ett aktivt utbyte med andra facilitatorer.
Exempel: Delta i nätverk och utbildningsprogram, att certifiera dig som facilitator att i samband med möten inte bara utvärdera resultatet utan även processen och hur du agerar i din roll som facilitator. Att bli observerad av andra facilitatorer och få feedback, eller att själv observera och ge feedback.

E1 Upprätthåll och utveckla din kunskapsbas

Att arbeta med din egen utveckling och lärande för att kunna hantera olika situationer och facilitera på ett sätt som bygger på god vetenskaplig grund.

Du kan se detta som din grundträning i rollen som facilitator och utöver metodiken för att leda möten behöver du kunskap inom relevanta områden som beteendevetenskap, konflikthantering och verksamhetsutveckling.

• Ha god kunskap om teori och praktik kring grupprocesser och facilitering
• Förstå hur människor, grupper och organisationer fungerar, både individuellt och i samspel
• Kunskap inom relevanta områden som verksamhetsutveckling, psykologi och beteendevetenskap, konflikthantering, lärande och tänkande (kognitionsvetenskap) och förändringsledning

E2 Känna till och behärska ett brett spektrum av metoder

Att känna till många metoder och verktyg är så klart bra men som facilitator behöver du även behärska dem och förstå när de är tillämpbara. Det klassiska citatet “A fool with a tool is still a fool” skulle i det här fallet kunna anpassas till ”A fool with a toolbox…”

Här möts vi återigen av begreppen innehåll, process och uppgift. Att processen, hur vi arbetar under mötet, stöttar vad gruppen ska åstadkomma för att mötet ska fylla sitt syfte. Hemligheten är att behärska tillräckligt många verktyg och metoder för att kunna välja rätt process utifrån mötets syfte, sammanhang och deltagare.

Verktyg och metoder ger oss valmöjligheter men kärnan i den här punkten är inte att fler verktyg=bättre facilitator utan att en professionell facilitator väljer rätt verktyg utifrån situationen.

• Har kännedom om och kan använda ett brett urval av metoder för att stödja grupper i idégenerering, problemlösning, prioritering, beslutsfattande, planering
• Förstår olika gruppmetoder och tekniker och hur de påverkar gruppens arbete och resultat
• Har insikt i konsekvenserna av att använda metoder på fel sätt
• Kan skilja mellan process (hur) uppgift (varför) och innehåll (vad)
• Följer utvecklingen och lär sig nya metoder, modeller och verktyg för att möta förändrade behov hos uppdragsgivare och grupper

E3 Utveckla och fördjupa din yrkesprofessionalitet

Att fortsätta utvecklas i rollen som facilitator genom att ta tillvara egna erfarenheter och reflektion, samtidigt som du håller dig uppdaterad kring nya rön och utvecklingen inom området.

En viktig del i detta är att samla in feedback och utvärdera hur du leder möten, presenterar och designar mötesprocesser. Mentorskap, nätverk och observationer är också värdefulla källor till utveckling – både att bli observerad för att få kvalificerad återkoppling och att själv observera andra för att hämta inspiration från sådant som fungerar väl.

• Arbetar kontinuerligt med eget lärande och professionell utveckling
• Håller dig uppdaterad om nya rön, forskning och utveckling inom facilitering och närliggande områden
• Reflekterar över och lär av egna erfarenheter i rollen som facilitator
• Bygger och underhåller professionella nätverk och sammanhang för erfarenhetsutbyte

F Agera professionellt och medvetet i rollen som facilitator

Handlar om att förstå vilken påverkan egna beteenden har på gruppen och hur du som facilitator bibehåller din neutralitet. Kompetensen handlar också om att säkerställa så dina handlingar går i samklang både med dina värderingar och yrkesheder som facilitator.

Exempel: Att behålla lugnet även i tuffa situationer, se till att alla som deltar får sin röst hörd och att föregå med gott exempel.

F1 Utveckla självinsikt i rollen som facilitator

Att reflektera över sitt eget agerande som facilitator är inte en engångshändelse i samband med certifiering, utan något vi behöver göra löpande. Varje gång vi faciliterar finns möjligheten att lära oss mer om vårt eget beteende och vilka resultat det leder till. Både genom att förstå vad som fungerar väl och var det finns förbättringspotential.

En central del i denna kompetens är att säkerställa samstämmighet mellan det du gör som facilitator och dina personliga och professionella värderingar. När ord och handling hänger ihop skapas tydlighet och förtroende, både gentemot gruppen och uppdragsgivaren.

Ett sätt att arbeta med detta är att modella de beteenden man vill se hos andra – att själv göra det man uppmuntrar gruppen till. Exempel på konkreta beteenden du kan modella är att ställa öppna frågor, följa upp resonemang eller våga dela med sig av egna misstag när det är relevant.

Självinsikt innebär också att utveckla en förståelse för de egna värderingarna och hur de kan påverka arbetet med olika grupper och uppdragsgivare. Genom att bli medveten om egna antaganden och preferenser kan vi undvika att omedvetet styra mötesprocessen eller utöva påverkan.

• Reflektera över eget beteende och övergripande resultat av sitt agerande som facilitator
• Säkerställa samstämmighet mellan egna handlingar och personliga samt professionella värderingar
• Anpassa eget beteende och stil utifrån gruppens behov och situation
• Utveckla förståelse för egna värderingar och hur de kan påverka arbetet med uppdragsgivare och grupper

F2 Agera med integritet i rollen som facilitator

Som facilitator förväntas vi vara föredömen och då behöver vi leva upp till hygienfaktorer som att skicka ut agendan för mötet på förhand, att komma i tid och att förbereda teknik. Vi ska se till att alltid upprätthålla en professionell standard och detta gäller även i mer utmanande situationer som kan uppstå inom gruppen.

Så här lyder en del i IAFs etiska kod: Vi strävar efter att skapa en miljö präglad av respekt och trygghet, där alla deltagare känner tillit till att de kan uttrycka sig fritt och där individens gränser respekteras. Vi använder våra färdigheter, vår kunskap, våra verktyg och vår erfarenhet för att locka fram och värna alla deltagares perspektiv.”

Som facilitator innebär det att skapa och skydda en trygg miljö för deltagarna. Ibland innebär det att vi behöver dra en nödvändig gräns när det uppstår maktobalans eller någon beter sig på ett sätt som inte är okej. Vid kränkningar behöver vi ingripa direkt och konsekvent.

En annan viktig del är att visa tilltro till gruppen och dess potential. Här finns en spännande psykologisk mekanism som kallas för pygmalioneffekten – vi tenderar att infria de uttalade förväntningar som andra har på oss. Som facilitator innebär detta ett ansvar för vilka förväntningar vi signalerar genom vårt förhållningssätt, vårt språk och våra handlingar.

• Visa tillit till gruppen och dess potential
• Agera autentiskt och med en konsekvent, professionell hållning även i utmanande situationer
• Beskriva situationer utifrån facilitatorns perspektiv och aktivt bjuda in andra perspektiv
• Vara en förebild i att sätta gränser och hantera etiska frågor i enlighet med IAF:s etiska riktlinjer

F3 Visa tillit till gruppens potential och facilitera neutralt

Här kan vi återigen gå direkt till IAFs etiska kod och värderingar för att få en tydligare bild av vad kompetensen innebär. Såhär lyder värderingarna: ”Som facilitatorer tror vi på varje individs inneboende värde och på gruppens kollektiva visdom. Vi strävar efter att hjälpa gruppen att ta tillvara varje deltagares bidrag på bästa sätt. Vi lägger våra egna personliga åsikter åt sidan och stödjer gruppens rätt att fatta sina egna beslut. Vi tror att samarbetsinriktad och gemensam interaktion bygger samsyn och leder till meningsfulla resultat. Vi värdesätter professionellt samarbete för att utveckla och stärka vår profession.”

Det här handlar om själva grunduppdraget som facilitator, att låta gruppen göra arbetet och inte själv styra varken detaljer, innehållet i diskussionerna eller resultatet. Facilitatorns uppdrag är mötesprocessen och flödet medan gruppen ansvarar för resultatet.

• Hedra gruppens samlade kunskap och erfarenhet
• Uppmuntra tillit till andras förmåga, kompetens och perspektiv
• Utöva självkontroll för att minimera din påverkan på gruppens resultat och innehållet i diskussioner
• Bibehålla ett objektivt, öppet och icke-dömande förhållningssätt

Relevant utbildning för dig som vill bli facilitator

Vi erbjuder utbildningar inom facilitering både på grundläggande och fördjupande nivå. I programmet Diplomerad Facilitator ingår en genomgång utifrån kärnkompetenserna. Utbildningar leds av Pia Larsson som har en certifiering på Master-nivå enligt IAF.

Facilitering en viktig del av Astrakanmetoden

Olika upplägg för arbetsmöten ingår i nästan alla av Astrakans utbildningar och facilitering är även en central del av Astrakanmetoden. Om vi går tillbaka till metodens ursprung så började konsulterna vid Plandata Strategi utveckla det som kallades ”väggteknik” (senare modelleringsledning) på 80-talet när man ville göra verksamhetsutveckling till ett gemensamt arbete. Väggteknik var ett arbetssätt man importerade från Finland utifrån ett studiebesök och en bok av upphovsmannen Kari Saaren-Seppälä. Metoden hette även under en tid ABC-metoden vilket stod för alla bidrar till konsensus och ytterligare betonade vikten av att man skapa ett gemensamt resultat.

Om du är intresserad av mer specifik modelleringsledning ingår det i utbildningen effektbaserad verksamhetsutveckling och som delmoment i alla våra utbildningar som berör Astrakanmetoden.