Mötesledning Tips, utbildning och mötesformel

Mötesledning

När pandemin klingar av kommer inflationen. Vilken inflation? Mötesinflationen. Med en kanelbulle i truten och en smoothiebowl i plytet kan vi sitta runt ett bord och mumla om olika saker, springa ut för att ”bara ta ett samtal” och fatta ett beslut vi redan fattat om att vi ska fatta ett beslut om när vi utrett x, y och z men utan att fatta ett beslut om VEM som ska utreda x, y och z samt NÄR. Men kaffet var gott och det var ganska trevligt att träffas igen, hur är det med ungarna förresten? Vart ska ni åka i påsk?

Mötesledning är en del av boten mot detta. Att den som ansvarar för mötet förbereder mötet och ser till att det blir ett effektivt genomförande. Inte ska det behöva vara så svårt? Jo, faktum är att möteskulturen ofta är en del i att sätta käppar i hjulet för verksamhetens utveckling.

Status och tomprat ett stort hinder för utvecklingen av verksamheten

Om vi tittar på forskning om lyckad verksamhetsutveckling så är det inte spektakulära strategier och snilleblixtar som avgör utan tvärtom ofta som så att en enkel strategi lyckas bäst. Det som utmärker de som lyckas är att de faktiskt kommer igång och gör.

Här är en kort sammanfattning av vad som förhindrar implementeringar, hämtad från boken knowing doing gap:

• Beslut fattas utan att man gör en plan för uppföljning
• Beslut förväxlas med att göra saker ”Vi bestämde ju att…”
• Planering, möten och rapporter blandas ihop med att genomföra förbättringar
• Den som hörs och syns mest belönas istället för de som gör jobbet
• Man utvecklar koncept och komplexa modeller för att skapa maktövertag som befäster den sociala hierarkin
• Man inbillar sig att ledningen och chefer ansvarar för att tänka, tala och bestämma medan andra ska göra jobbet
• Du kan ta en genväg på den sociala stegen genom att förminska andra

Om verksamhetens tjänstepersoner springer mellan styr- och ledningsgrupper dagarna i ända så bör varningsklockorna ringa. Även om det finns andra resurser i verksamheten som förväntas utföra arbetet så går det betydligt fortare att fatta beslut än att faktiskt genomföra förändringar. Om uppföljningen av beslut dessutom uteblir så sänder det signalen att beslut som fattas egentligen är oviktiga – de följs ju inte upp och då riktas uppmärksamheten åt annat håll.

Så se till att förbered era möten, ni kanske till och med upptäcker att mötet egentligen inte behövs och kan då göra en snabb tidsvinst.

Formell för effektiv mötesledning

SMARR är en formel som fungerar för det enkla mötet såväl som det med hundratals deltagare. SMARR är utvecklad av Facilitatorhuset och står för:

Syfte
Mål
Arbetsgång
Roller
Regler

Så förbereder du mötet

Hemligheten ligger i att som mötesledare investera tid innan mötet och skapa klarhet. Tydliggör syftet genom att svara på: varför behövs mötet? Vilken effekt är det tänkt att ge i förlängningen?

Gå vidare till målet, det resultat som just detta möte ska leda till.

Förbered sedan arbetsgången, fundera över vilken typ av möte det är och skapa ett upplägg utifrån det. Om det är ett beslutsmöte kanske alla behöver få tillgång till samma underlag inför mötet? Hur ser själva beslutsprocessen ut?
Är ni i början av ett förändringsprojekt kanske en bra gemensam övning är att ta fram en intressentmodell?

Roller – på vilket sätt förväntas alla vara med och bidra? Varför ska just dessa människor delta på mötet?

Regler – kan vara hygienfaktorer som att telefonerna är avstängda och inte ligger framme på bordet, att ni har en öppen agenda som är synlig för alla, hur ni hanterar frågor som inte hör till mötet och som därför bör parkeras eller hur beslut dokumenteras och följs upp från tidigare möten.

Utbildning i mötesledning

Vill du lära dig mer om hur man skapar ett effektivt möte? För dig som vill utbilda dig inom mötesledning erbjuder vi programmet Diplomerad Facilitator som ger heltäckande kompetens när det gäller olika typer av möten och workshopupplägg. Programmet är dessutom mappat mot internationella krav på facilitatorer och fungerar som en bra förberedelse för dig som siktar mot en IAF (International Association of Facilitators) certifiering.

Om du vill ha en grundutbildning i mötesledning rekommenderar vi kursen facilitering.

Tips – Skaffa en mötespolicy

Policydokument avspeglar sällan verkligheten men kan ändå ha ett symbolvärde. Många bolag har en resepolicy men saknar styrning när det gäller möten – trots att möteskostnaderna med säkerhet överstiger resekostnaderna.

En bra grundregel kan vara att alla ska tacka nej till möten som saknar agenda och syfte i kallelsen. En ännu bättre grundregel är att de ska innehålla ett mål för mötet och motivering till varför de som kallats ska delta.

Det är inte alltid lätt att tacka nej till möten och det kan vara extra svårt när en chef kallar dig för att ”det kan vara bra om du är med.” Särskilt specialister kan kallas likt shamaner till alla möjliga typer av möten som egentligen inte rör deras område, men deras status gör att man vill ha dem i rummet.

Det är inte många människor som tillbringar 5 år på universitet med drömmen om att få tjänstgöra som julgran på ovidkommande möten, men lik förbaskat är det ett öde som delas av allt från psykologer till systemvetare.

En mötespolicy förändrar inte detta i ett trollslag, men det ger en ursäkt för att tacka nej till möten och att få mer tid till att faktiskt göra bra saker istället för att prata om dem.