Syftet med en workshop
När din verksamhet står inför ett knepigt problem, när ni vill förankra lösningar i hela organisationen och bygga beslut där alla olika funktioner och kompetenser kan bidra med sina respektive perspektiv, då kan en workshop vara en bra metod. Det är ett arbetsmöte där deltagarna tillsammans har uppdraget att arbeta fram ett resultat och där mötesledaren fungerar som en facilitator som håller i processen.
– Facilitatorns uppgift är att leda processen i mötet mot överenskommet mål på ett sätt som skapar tydlighet för deltagarna och involverar så att olika aspekter, erfarenheter och kompetenser kommer fram. Det viktiga är att diskussionerna kommer till en nivå där deltagarna är överens och till och med vet var som ska göras efter mötet, säger Pia Villför Larsson som är certifierad facilitator vid Facilitatorhuset.
Så förbereder du workshopen
Som facilitator gäller det därför att förbereda sig väl och ha en genomtänkt plan för hur processen ska se ut. Fundera över problemställningen som gruppen ska arbeta med: Vilka olika delar finns det? Hur ser nuläget ut? Vilka kan orsakerna vara och vilka möjliga lösningar kan det finnas? Dela in workshopens arbete i olika faser där dessa delar kan diskuteras.
Dessutom är det viktigt att tänka på dynamiken och planera för delaktighet. Vissa personer pratar snabbt och gärna, andra behöver tänka först. Hur får du alla att komma till tals?
Ett gott råd för att lyckas är att du är tydlig med syftet och målet med workshopen, gärna redan i inbjudan. Förklara hur upplägget ser ut. Var också tydlig med spelreglerna och dina förväntningar på att olika kompetenser och specialister kan komma till tals.
Få igång deltagarna direkt
Inledningen är otroligt viktig för att alla ska komma igång. Undvik att inleda mötet med en lång presentation, då kommer deltagarna snabbt att logga ut. Se istället till att få igång deltagarna direkt genom att exempelvis be dem att dela med sig av sina förväntningar på mötet.
Vad är en workshop?
En workshop är ett arbetsmöte där gruppen har uppdraget att ta fram resultatet under ledning av en Facilitator som håller i processen och ser till att alla kan komma till tals. Syftet är att gruppen arbetar fram ett resultat med kvalitet där man tagit vara på olika aspekter och infallsvinklar.
Växla mellan olika grupper och format
När deltagarna är uppvärmda kan workshopen dra igång. Se till att variera arbetet så att det inte är samma personer som pratar med varandra hela tiden. Växla mellan olika typer av diskussioner – två och två, tre och tre, eller i mindre grupper. Eller enskilda reflektioner. Skapa aktivitet genom att deltagarna får röra sig i rummet, fästa sina tankar och åsikter på lappar samt använda färger och blädderblock för göra diskussionerna visuella.
Här finns det olika metoder att använda sig av som cafémetoden eller open space med mera beroende på hur stor gruppen är och hur frågeställningen ser ut.
– Men kom ihåg att det inte är metoden i sig som ger lösningen, utan att vi hittar sätt att låta olika kompetenser, tankar och perspektiv komma fram, påminner Pia Villför Larsson.
Tänk igenom förutsättningarna
-
•
Möblering
Hur många är med, hur ska deltagarna sitta? Ska de sitta runt runda bort, parvis eller i en cirkel? Ska ni använda väggarna?
-
•
Gruppering
Fundera över hur du kan variera diskussionerna och vilka moment som passar bäst för olika typer av diskussioner – egen reflektion, bikupor där deltagarna diskuterar två och två eller grupparbeten?
-
•
Attribut
Låt gärna deltagarna använda flera sinnen och kombinera prat med det visuella. Använd olika material, färger, post it-lappar, plast eller stora papper för att synliggöra och strukturera diskussionerna. Genom att skriva ned sina tankar är det lättare att förstå och förhålla sig till de tankar som kommer fram.
Tips inför din workshop
Ladda hem guide
Att Facilitera
Workshopknep – rollfördelning
Ett bra knep för att skapa effektivitet i gruppdiskussioner är att som facilitator uppmana de olika grupperna att fördela rollerna – vem är gruppledare, vem antecknar och vem håller tiden? På så vis kommer de snabbare igång med arbetet och kan fokusera på diskussionen.
– Som facilitator är det viktigt att ha förberett varje moment. Hur gör jag för att involvera alla och vad ska momentet resultera i? Avsluta varje moment tillsammans i gruppen genom att summera och reflektera över diskussionen, tipsar Pia Villför Larsson.
Tydliggör nästa steg
När workshopen är klar ska den mynna ut i aktiviteter som deltagarna jobbar vidare med efter mötet, exempelvis i sina redan etablerade möten. När dagen summeras är det därför också viktigt att nästa steg tydliggörs.
– Att planera för uppföljningen är en undervärderad aktivitet, men det är ju där du hämtar in vinsterna med workshopen. Att inte följa upp är bortkastad tid. Se därför till att deltagarna planerar för att workshopen får en fortsättning i verksamheten, säger Pia Villför Larsson.