Så förbereder du en workshop

En workshop är ett arbetsmöte där alla förväntas bidra med sina kunskaper, erfarenheter och perspektiv. Men för att lyckas räcker det inte med en annorlunda möblering eller färgglada post it-lappar. Bästa resultatet får du genom god förberedelse där du tänkt igenom syfte och mål samt har en genomtänkt plan om hur du bäst får medarbetarna att fylla rummet med energi och delaktighet. Och glöm inte heller att planera för uppföljningen.

Syftet med en workshop

När din verksamhet står inför ett knepigt problem, när ni vill förankra lösningar i hela organisationen och bygga beslut där alla olika funktioner och kompetenser kan bidra med sina respektive perspektiv, då kan en workshop vara en bra metod. Det är ett arbetsmöte där deltagarna tillsammans har uppdraget att arbeta fram ett resultat och där mötesledaren fungerar som en facilitator som håller i processen.

– Facilitatorns uppgift är att leda processen i mötet mot överenskommet mål på ett sätt som skapar tydlighet för deltagarna och involverar så att olika aspekter, erfarenheter och kompetenser kommer fram. Det viktiga är att diskussionerna kommer till en nivå där deltagarna är överens och till och med vet var som ska göras efter mötet, säger Pia Villför Larsson som är certifierad facilitator vid Facilitatorhuset.

Så förbereder du workshopen

Som facilitator gäller det därför att förbereda sig väl och ha en genomtänkt plan för hur processen ska se ut. Fundera över problemställningen som gruppen ska arbeta med: Vilka olika delar finns det? Hur ser nuläget ut? Vilka kan orsakerna vara och vilka möjliga lösningar kan det finnas? Dela in workshopens arbete i olika faser där dessa delar kan diskuteras.

Dessutom är det viktigt att tänka på dynamiken och planera för delaktighet. Vissa personer pratar snabbt och gärna, andra behöver tänka först. Hur får du alla att komma till tals?

Ett gott råd för att lyckas är att du är tydlig med syftet och målet med workshopen, gärna redan i inbjudan. Förklara hur upplägget ser ut. Var också tydlig med spelreglerna och dina förväntningar på att olika kompetenser och specialister kan komma till tals.

Få igång deltagarna direkt

Inledningen är otroligt viktig för att alla ska komma igång. Undvik att inleda mötet med en lång presentation, då kommer deltagarna snabbt att logga ut. Se istället till att få igång deltagarna direkt genom att exempelvis be dem att dela med sig av sina förväntningar på mötet.

Pia Villför Larsson

Pia Villför Larsson

Certifierad Facilitator och utbildare

Vad är en workshop?

En workshop är ett arbetsmöte där gruppen har uppdraget att ta fram resultatet under ledning av en Facilitator som håller i processen och ser till att alla kan komma till tals. Syftet är att gruppen arbetar fram ett resultat med kvalitet där man tagit vara på olika aspekter och infallsvinklar.

Växla mellan olika grupper och format

När deltagarna är uppvärmda kan workshopen dra igång. Se till att variera arbetet så att det inte är samma personer som pratar med varandra hela tiden. Växla mellan olika typer av diskussioner – två och två, tre och tre, eller i mindre grupper. Eller enskilda reflektioner. Skapa aktivitet genom att deltagarna får röra sig i rummet, fästa sina tankar och åsikter på lappar samt använda färger och blädderblock för göra diskussionerna visuella.

Här finns det olika metoder att använda sig av som cafémetoden eller open space med mera beroende på hur stor gruppen är och hur frågeställningen ser ut.
– Men kom ihåg att det inte är metoden i sig som ger lösningen, utan att vi hittar sätt att låta olika kompetenser, tankar och perspektiv komma fram, påminner Pia Villför Larsson.

Tänk igenom förutsättningarna

  • Möblering

    Hur många är med, hur ska deltagarna sitta? Ska de sitta runt runda bort, parvis eller i en cirkel? Ska ni använda väggarna?

  • Gruppering

    Fundera över hur du kan variera diskussionerna och vilka moment som passar bäst för olika typer av diskussioner – egen reflektion, bikupor där deltagarna diskuterar två och två eller grupparbeten?

  • Attribut

    Låt gärna deltagarna använda flera sinnen och kombinera prat med det visuella. Använd olika material, färger, post it-lappar, plast eller stora papper för att synliggöra och strukturera diskussionerna. Genom att skriva ned sina tankar är det lättare att förstå och förhålla sig till de tankar som kommer fram.

Ladda hem guide

Att Facilitera

  • Bocka för de dokument du vill ladda ner
    • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

    Workshopknep – rollfördelning

    Ett bra knep för att skapa effektivitet i gruppdiskussioner är att som facilitator uppmana de olika grupperna att fördela rollerna – vem är gruppledare, vem antecknar och vem håller tiden? På så vis kommer de snabbare igång med arbetet och kan fokusera på diskussionen.

    – Som facilitator är det viktigt att ha förberett varje moment. Hur gör jag för att involvera alla och vad ska momentet resultera i? Avsluta varje moment tillsammans i gruppen genom att summera och reflektera över diskussionen, tipsar Pia Villför Larsson.

    Tydliggör nästa steg

    När workshopen är klar ska den mynna ut i aktiviteter som deltagarna jobbar vidare med efter mötet, exempelvis i sina redan etablerade möten. När dagen summeras är det därför också viktigt att nästa steg tydliggörs.

    – Att planera för uppföljningen är en undervärderad aktivitet, men det är ju där du hämtar in vinsterna med workshopen. Att inte följa upp är bortkastad tid. Se därför till att deltagarna planerar för att workshopen får en fortsättning i verksamheten, säger Pia Villför Larsson.

    5 tips inför din workshop

    1

    Tydliggör varför deltagarna bjuds in till en workshop

    Vad är syfte och mål? Varför är just dessa personer inbjudna?

    2

    Förbered workshopens olika moment och bygg upp processen

    Vilka delar ska diskuteras och vad ska varje moment resultera i?

    3

    Planera formen för delaktighet

    Hur får du alla att bidra med kompetens och erfarenhet?

    4

    Tänk på dynamiken

    Hur skapar du en lustfylld stämning där rummet fylls av energi och engagemang? Planera för att få igång pratet redan under den första kvarten.

    5

    Planera för uppföljningen

    Hur ska resultatet från workshopen användas, vad är nästa steg?

    Anna Nyström

    Anna Nyström

    Anna är journalist och skriver för Astrakan om mötesteknik, grupputveckling och ledarskap.