Möteskultur

Många, speciellt chefer inom tjänstesektor, lägger stora delar av sin arbetstid på möten. Enligt en undersökning som tidningen Chef gjort ägnar chefer i snitt 16 timmar i veckan åt möten. Men det är inte möten i sig som är problemet, det är hur tiden används. Hälften av den tid som går åt till möten upplevs som bortkastad – ett vanligt problem med möteskulturen är att det saknas tydligt syfte och mål, man vet inte varför man är kallad till möten och vad man förväntas bidra med. Detta är ett slöseri som vi inte kommer att ha råd med i längden. Men lugn, det finns enkla sätt att lösa problemet.

Collaboration overload i svensk möteskultur

Under de senaste 20 åren har mängden tid som vi lägger på möten och kommunikation ökat med mer än 50 procent. Många chefer vittnar om ett collaboration overload, de ägnar så mycket tid åt möten att de inte hinner med något annat.

Detta beror förstås på att behovet av möten har ökat. Vi lever i en komplex värld, svårförutsägbar och i snabb förändring, där vi behöver samarbeta och utbyta information för att hitta lösningar. Problemet är att vi hanterar möten på samma sätt som för 20 år sedan.

– Jag ser att det finns två delar i att vi upplever att möten blir ineffektiva. Det handlar dels om effektiviteten på själva mötet, dels om att vi har fel möten och fel personer på mötet, säger Mikal Björkström, legitimerad psykolog med inriktning mot arbetslivets psykologi som driver företaget MB Works.

Första steget till bättre möten är alltså att tänka till redan i inbjudan – vad är syftet och målet med mötet, vilka ska vara med och hur ska vi jobba?

Pia Villför Larsson är certifierad facilitator och grupputvecklare vid Facilitatorhuset och utbildar i bland annat mötesledning, facilitering och grafisk facilitering. Hon tipsar om att använda SMARR-formeln som ger ett bra stöd i alla typer av möten.

SMARR - formel för möten

  • Syfte

    Varför behövs mötet? Vilka är kallade och varför?

  • Mål

    Vad ska mötet resultera i och vilken effekt ska det ge i arbetsvardagen?

  • Arbetsgång

    Hur ska vi ta oss till målet med mötet?

     

  • Roller

    Vilka förväntningar har vi på varandra i mötet? Är du där för att bidra på något sätt eller för att lyssna och observera?

  • Regler

    Vilka är spelreglerna för detta möte? Ska det vara högeffektivt med ett tajt tidsschema eller är det ett diskussionsmöte där alla förväntas vara engagerade?

Mycket slentrian i möteskulturen

Både Pia Villför Larsson och Mikal Björkström konstaterar att möten inte är någon raketforskning, i grund och botten vet vi alla att detta är ett bra sätt att jobba. Ändå är det tydligen väldigt svårt att jobba på ett bra sätt. Vi bokar in slentrianmässiga möten utan att ifrågasätta syftet, vi kallar personer som inte behöver vara med och vi slarvar i inbjudan så att folk kommer oförberedda. Varför?

– Bara det att du kan idag slänga iväg en inbjudan till tio personer utan att ha förberett det minsta och komma undan med det kan vara ett svar, säger Pia Villför Larsson som menar att möten är en dold kostnad. Det saknas uppföljning på hur många möten som bedrivs och om de når syfte och mål.

Förberedelser prioriteras bort i stressen

Chefer som kallar till möten har ofta väldigt mycket annat att göra och när mötesinbjudan ska skickas ut så konkurrerar den aktiviteten med andra aktiviteter som är viktigare här och nu eller som man får mer direkt uppskattning för, förklarar Mikal Björkström.

Chefen har helt enkelt inte blivit tillräckligt förstärkt i att avsätta tid, tänka till och skapa goda förutsättningar för mötet utan lärt sig att ”det funkar ändå tillräckligt bra”. Att lägga tid på mötesinbjudan skulle på kort sikt leda till att hen hamnar efter i andra viktiga uppgifter som hen får mer direkt återkoppling på.
– För att ändra det beteendet måste vi börja bygga en kultur där vi förstärker de beteenden som leder till bättre kvalitet i våra möten, säger Mikal Björkström.

Vi behöver med andra ord sätta kvalitet i första rummet även när det gäller våra möten. Först då kan vi börja jobba med att förbättra dem.

Förändra möteskulturen - fyra steg

  • 1

    Sätt en standard för mötet

    Ha alltid syfte och mål med mötet klart innan ni startar. Om inte det är tydligt så kommer många att se till sina egna behov och styra mot det. Mötet kan då gå åt många olika riktningar och det kan vara svårt att skapa ett gemensamt resultat på ett effektivt sätt. Använd SMARR-formeln i inbjudan och i inledningen av mötet.

  • 2

    Inled varje möte genom att följa upp föregående möte

    Har vi gjort de aktiviteter vi beslutade om då? Om inte, varför? Arbetet ska ske mellan mötena och genom att följa upp förstärker vi beteendet att faktiskt göra det som beslutats.

  • 3

    Utvärdera mötet

    Gjorde vi det vi hade tänkt? Vad fungerade bra, vad kan vi förbättra till nästa gång?

  • 4

    Mät möteseffektiviteten och nöjdheten med mötet.

    Hitta enkla sätt att mäta att mötet ger tillräckligt i förhållande till vad det kostar i tid. Man kan mäta värdet av tiden för deltagarna, men även vad det ger i form av andra värden som arbetsglädje, kreativitet, innovation och trivsel. Det viktiga är att mötet får ett värde som kan följas upp.

 

Ta ansvar för att effektivisera möten

Idag är det sällan som ett dåligt möte får några konsekvenser som är tillräckliga för att driva ett arbete mot förbättrade möten – det är ingen som efterfrågar effekten av mötet, vad det kostat eller vad det gett, vilket innebär att vi inte heller lägger energi på att förbättra det. Om ledningen istället börjar efterfråga att varje möte följs upp och utvärderas, förstärker de ett beteende där vi tar möten på allvar och tar ansvar för att effektivisera dem.
– Börja räkna tid i möten, multiplicerat med antal deltagare och timkostnad för att synliggöra hur stor investering möten är, säger Pia Villför Larsson. Insikten i den dolda kostnaden kan skapa tillräcklig motivation att ta sig tid att förbättra möten.

Som medarbetare är det också viktigt att ta ansvar för sitt eget beteende. Många känner säkert igen sig i situationer där du är på ett möte utan att veta vad du förväntas bidra med. Efteråt suckar du i fikarummet om alla möten som bara tar tid. Men ändå fortsätter du att “sitta av” möten som upplevs som slöseri med tid.

– Det är oftast inte socialt accepterat att säga nej till ett möte. Därför kan det vara svårt att ifrågasätta medverkan eller tacka nej till ett möte, förklarar Mikal Björkström.

För att ändra det beteendet behöver du som ledare bygga upp en kultur där det är korrekt och önskvärt att säga nej till ett möte och kritik till ineffektiva möten ses som en möjlighet till förbättring.

– Vi behöver bygga en förbättringskultur som syns konkret genom att klagomål i fikarummet följs med frågan – så vad gör vi för att göra nästa möte bättre? Säger Mikal Björkström.

Börja från noll och se vad som händer

Mikal Björkström tipsar om att ledningen kan driva igång en förändring mot god möteskultur genom att börja från noll och radera alla möten från kalendern.
– Testa och se vad som händer. Var behövs du, vilka möten klarar sig utan dig? Och vilka möten har ni bara för att ni alltid har haft dem?

Pia Villför Larsson konstaterar att det fortfarande är få chefer som ser möjligheterna i att lära sig mer om mötesledning och facilitering.
– Cheferna lyser med sin frånvaro när det gäller frågan om att utveckla möteskulturen. Kanske är möten något som man förväntas kunna. Jag ser dock stora möjligheter med att vässa sin kompetens i möten och facilitering, inte minst för att öka effektiviteten i själva mötet.

– Framöver kommer vi inte att har råd med ineffektiva möten. Möten och samarbete kommer att bli allt viktigare för våra verksamheters överlevnad, men vi behöver bli bättre på att jobba med kvaliteten i våra möten, konstaterar både Pia Villför Larsson och Mikal Björkström.

Anna Nyström

Anna Nyström

Anna är journalist och skriver för Astrakan om ledarskap och mötesteknik