Mångfald i praktiken med mötesfacilitering

Att alla kan bidra med sina olika erfarenheter och perspektiv i en verksamhet är en styrka – oavsett om det handlar om beslutsfattande, innovation eller förändringsarbete. Men hur tar man vara på gruppens mångfald när man samlas för ett möte? Allt börjar med mötesinbjudan, förklarar Pia Villför Larsson, expert på facilitering.

”Mångfald är själva grundbulten i facilitering”

Det är i mötet det händer. Det är här vi kan dra nytta av allas olikheter, vara kreativa och hitta nya lösningar på problem.

– Möten handlar om att vi gör saker tillsammans samtidigt, synkront, till skillnad från asynkron kommunikation som är tidsmässigt oberoende av varandra. För att det inte ska bli en känsla av att vi bara sitter av mötet bör vi planera så att det blir meningsfullt för alla deltagare. Det är ofta här det brister, konstaterar Pia Villför Larsson.

Allt börjar med inbjudan

Pia Villför Larsson är certifierad facilitator, vilket innebär att hon har som profession att facilitera olika typer av möten och workshopar. Utöver det utbildar hon även i facilitering av effektiva möten.

Hon konstaterar att all mötesledning kräver planering. Vill man skapa ett mötesklimat där alla känner sig inkluderade och trygga med att bidra behöver man tänka till. Hur ser man till att alla får komma till tals? Hur skapar man interaktivitet i mötet? Och hur får man tillgång till mötesdeltagarnas tankar, idéer och förslag?

För mötesdeltagaren börjar allt med själva inbjudan till mötet

Om du som deltagare förstår varför du är inbjuden och på vilket sätt du kan bidra till mötet så blir det också lättare att vara engagerad i mötet. Om det däremot är otydligt, om deltagarna är osäkra på varför de är där eller vad mötet ska leda till, är det lätt att bli avvaktande och uppleva mötet som meningslöst.

Pia Villför LArsson

Pia Villför LArsson

Master i facilitering

Astrakans Förändringsguide

70 sidor förändring

  • Artiklar
  • Analysverktyg
  • Metodik

Tydliggör alla spelregler för mötet

Inbjudan till mötet ska inte bara innehålla information och tid och plats. För att man som deltagare ska kunna förbereda sig är det också viktigt att det framgår vad mötet syftar till och vad man konkret vill uppnå med mötet. Men det kan även finnas ett värde i att redan här tydliggöra spelregler för mötet, som att alla idéer är välkomna och att du som deltagare förväntas vara aktiv under mötet.

– Det är viktigt att uttala det. Det gör att alla blir trygga i vad som förväntas av dem och det lägger också grunden för att alla ska känna sig inkluderade.

Ett tips är att använda sig av SMARR-modellen som ett stöd för mötesinbjudningen. SMARR står för Syfte, Mål, Arbetsgång, Roller och Regler och är en enkel formel för att tydliggöra ett möte.

SMARR-modellen

  • Syfte

    Varför behövs mötet? Vad är meningen? Vilken effekt ska det ge i arbetsvardagen?

  • Mål

    Vad ska mötet resultera i? Vad vill ni kunna bocka av i slutet av mötet?

  • Arbetsgång

    När startar och slutar mötet och vilka steg tar vi mot målet med mötet?

  • Roller

    Vilka mötesroller har vi? Det kan till exempel vara mötesledare, deltagare, dokumentatör eller chattansvarig. Förväntas du bidra på något sätt eller är du med för att lyssna och observera?

  • Regler

    Vilka är spelreglerna för detta möte? Exempel på spelregler kan vara: Handuppräckning för att begära ordet, kameran på hela mötet, aktivt deltagande, dela utrymmet eller majoritet avgör vid omröstning. Genom att uttala spelregler blir det enklare för alla att komma med i matchen.

Ta vara på olikheterna i gruppen

Hur man lägger upp själva mötet är också viktigt, även här krävs det planering.

– En fallgrop när det handlar om mötesledning är att man inte har tänkt till hur man vill skapa interaktivitet i mötet. Risken är att man då blir låst och stressad i mötet, tacksam för den pratglade som fyller ut tiden, medan övriga deltagare känner sig missnöjda över att ännu en gång sitta av ett meningslöst möte.

Interaktivitet kan man skapa på många olika sätt. Pia Villför Larsson tipsar om att tänka till kring dramaturgin i mötet – hur skapar du variation, hur får du deltagarna att ta till sig information och hur fångar ni upp de olika tankar som kommer fram?

Du kan exempelvis gå laget runt, be deltagarna reflektera tyst för sig själva, två och två eller i mindre grupper. Du kan även använda dig av lappar eller chatten där var och en får skriva ned sina tankar för att antingen dela det med gruppen, eller samla in och sammanställa.

– Tänk på att variera så att du inte alltid väljer att gå laget runt. Det viktiga är att deltagarna blir engagerade i mötet och får tillfälle att själva reflektera över det ni pratar om.

Meningsfullt för mötesdeltagaren

Det finns förstås många olika typer av möten – möten för information, beslut, idéskapande eller planering. Oavsett vilket så bör man alltid fundera över hur man skapar en inkluderande miljö där alla känner sig trygga med att bidra. Även ett informationsmöte kan må bra av involvering.

– Det finns studier som visar att vi endast minns 20 procent av informationen när vi bara lyssnar. För att öka intaget kan det vara bra att ge deltagarna möjlighet att reflektera – vad betyder det här för mig och hur kan vi ta det vidare i vår arbetsvardag? Då blir mötet genast mer meningsfullt och det blir enklare att minnas eftersom jag då kopplar det som sägs till mina egna kunskaper, konstaterar Pia Villför Larsson.

Vad är viktigt att tänka på som mötesledare om man vill komma åt mångfalden i gruppen och få del av fler idéer?

– Mångfald är själva grundbulten i facilitering. Din roll som facilitator är att hjälpa alla att ta plats i samtalen, att se till att det finns en trygghet i gruppen och att allas åsikter respekteras, påminner hon.

När man bjuder in till ett kreativt möte är det därför viktigt att sätta upp spelreglerna. Hur vill ni föra samtalet så att ni får fram och drar nytta av varandras olikheter?

I den första kreativa fasen, där ni genererar idéer, är det dessutom viktigt att öppna upp olika tankar. Ha en öppen inställning och kritisera inte de idéer som kommer fram.

– Om du är chef över gruppen kan det vara klokt undvika att komma med egna förslag initialt, det kan hämma gruppens kreativitet. Tänk också på vad du signalerar. Rynka inte på näsan eller kommentera “åh, vad bra” till de förslag som kommer fram, utan försök istället att lyssna intresserat och nyfiket på alla idéer och försök hålla dig neutral, säger Pia Villför Larsson.

Om det är någon som tar allt utrymme i diskussionerna, hur ser jag då till att fler får plats och kan dela med sig av sin kompetens?

– Som mötesledare är det din uppgift att fördela ordet på ett likvärdigt sätt och då måste du våga avbryta. Tacka på ett snyggt sätt och led ordet vidare till någon annan.

Ibland händer det att samtalet spårar iväg och hamnar utanför ämnet. Ett bra knep för att komma tillbaka till ämnet är att parkera det som inte har med syfte och mål att göra.

– Låt inte samtalet glida iväg, säg att ”det här ligger utanför vårt fokus idag, vi parkerar det och får återkomma till det vid ett annat tillfälle” och led tillbaka diskussionen till ämnet för dagen.

I vissa sammanhang ger det status att såga andras förslag. Man bygger upp sig själv genom att göra ner andra. Hur kan man vända en sådan kultur?

– Den typen av klimat gör att många känner sig otrygga. Det finns en stor risk för självcensur, att man undviker att säga vad man tänker för att inte riskera att uppfattas som korkad. Om deltagarna inte känner sig trygga och respekterade kommer ni inte att komma åt allas tankar och idéer.

Ett tips är att prata om hur ni samtalar. Hur påverkar det ert arbete när ni har åsikter på varandras idéer? Vilka fördelar finns det med att få fram och dra nytta av varandras olika perspektiv?

– Var också tydlig med att det är okej att inte ha tänkt klart när ni genererar idéer. Det är när ni får tillgång till varandras idéer som ni kan bygga vidare, hitta nya infallsvinklar och vara kreativa på riktigt, påminner Pia Villför Larsson.

Fyra fallgropar inom mötesledning

1

Att inte planera för inkludering

Var tydlig med syftet så att alla vet varför de är där och vad mötet ska leda till. Planera upplägget för mötet så att du ger bästa förutsättningarna för alla att bidra.

2

Att vara rädd för att avbryta

Din roll som mötesledare är att leda mötet mot syfte och mål på ett sätt som involverar alla. Låt inte en person eller grupp ta över mötet, utan se till att fördela ordet till alla.

3

Att kritisera andras idéer

Ta in deltagarnas tankar, synpunker och idéer utan att avbryta eller gå i försvar.

4

Att vara rädd för ”dåliga” idéer

Det är en vanlig reaktion att man snabbt vill sopa undan idéer som uppfattas som dåliga. Men i första fasen är det viktigt att allt får komma fram och finnas med i diskussionen, även halvtänkta och luddiga idéer. De är värdefulla eftersom de kan leda vidare till nya idéer.

Digitala möten kan vara en fördel

Efter pandemin har det blivit allt vanligare med digitala möten och hybridmöten där det är en blandning av deltagare på distans och på plats. Spelar det någon roll i ett mångfaldsperspektiv?

– Personligen uppskattar jag fysiska möten, men ur ett mångfaldsperspektiv kan digitala möten faktiskt vara en fördel, konstaterar Pia Villför Larsson.

I ett digitalt möte finns ofta bra verktyg för whiteboard, omröstningar och att skapa smårum i mötet. Dessutom kan de digitala mötena göra det lättare för alla att delta på samma villkor.

– Ett digitalt möte underlättar för exempelvis hörsel- och synskadade, eftersom de kan använda verktyg och hjälpmedel i mötet på ett helt annat sätt än i ett fysiskt möte. Har du andra utmaningar, kognitiva eller sociala, så kan det även vara lättare att delta i ett digitalt möte, säger hon.

Bättre möten lönar sig i längden

Pia Villför Larsson tycker att det behövs mer kunskap om mötet som verktyg för att styra organisationen mot verksamhetens visioner och mål. Alltför många möten på våra arbetsplatser uppfattas som tidstjuvar.

Att inte ta vara på den möjlighet som ett möte ger gör att man riskerar att gå miste om den kompetens som medarbetarna bär på – dessutom är det ett enormt resursslöseri. Men för att lyckas krävs det kunskap och insikt om mötesledning.

– Om du som mötesledare planerar för mötet, ser till att använda tiden på ett bra sätt och att använda mötet som ett verktyg för att involvera medarbetarna. Då kommer du att få ett bredare engagemang under själva mötet – och även efteråt, i det dagliga arbetet, förklarar Pia Villför Larsson.

Anna Nyström

Anna Nyström

Anna är journalist och skriver för Astrakan om grupputveckling och förändringsarbete.