Så löser du vanliga mötesproblem

Dåliga möten ofta ledarlösa

Roten till många problem med möten är att de är ledarlösa. Även om det ofta finns någon eller några som formellt kallat till mötet så driver mötet omkring på öppet hav utan ett tydligt mål och riktning.

Ska vi leda effektiva möten så behöver vi först sätta en struktur och se till att någon faktiskt ansvarar för hur mötet leds. Därefter kan vi komma till bukt med många av de vanliga mötesproblemen.

Så får du till en bra struktur för möten

Först och främst – se till att ni har en agenda och någon som faktiskt ansvarar för att leda mötet, en facilitator. Facilitatorns roll är att underlätta och se till så att mötet flyter.

I facilitatorns uppgifter ingår att mötet inleds på ett effektivt sätt, att skapa ett bra samtalsklimat och se till så att alla får sändningstid. Facilitering är främst förknippat med arbetsmöten men kan egentligen bidra under alla mötesformer, bland annat som ett verktyg för ta tillvara på mångfald. I möten som saknar facilitator tar ofta ett fåtal, dominanta, personer över diskussioner och det blir svårt att göra inspel eller ställa frågor när diskussionen hela tiden styrs åt ett håll. Med en facilitator så ökar sannolikheten för att vi faktiskt använder oss av den kompetens som finns i gruppen.

Lika viktigt som att någon leder mötet är agendan. Att vi säkerställer att mötet har ett syfte och en struktur som i sin tur hjälper oss att uppfylla det syftet. På Astrakans utbildningar i facilitering används mötesformeln SMARR som står för syfte, mål, arbetsform, roller och regler.

Så löser du de vanligaste mötesproblemen

Bara genom att utse en facilitator så har vi någon som ansvarar för att hantera de problem som uppstår på mötet och med hjälp av agendan ett ramverk som gör det lättare att hänvisa till regler och syftet med mötet när någon bryter mot våra mötesnormer. Nu har vi alltså de grundläggande verktygen på plats för att kunna lösa problemen som uppstår under möten.

Dominanta deltagare under mötet

Om enskilda personer lägger beslag på all sändningstid kan vi hantera det på olika sätt. Genom att strukturera diskussioner i mindre bikupor kan vi göra det lättare för människor att komma till tals och sedan summera diskussionerna i helgrupp. Vi kan även som tidigare nämnt använda oss av olika sätt att fördela ordet. Som facilitator kan vi även ta ansvar och avbryta deltagare som dominerar diskussionen med hänvisning till våra mötesregler.

Konflikter i samband med möten

Är det riktigt illa kan vi behöva bryta mötet, åtminstone med en paus för att få tid att medla utan att stjäla energi och tid från de andra deltagarna. Om det är en konflikt som rör själva sakfrågan så är inte det nödvändigtvis av ondo men diskussionen behöver föras på ett sätt som respekterar våra mötesregler och tar mötet närmare målet. De innebär att vi behöver lyssna på varandra och ge tid och möjlighet för andra att komma med inspel.

Personliga konflikter kan vara svårare att hantera. En bra start är att öppet erkänna konflikten istället för att låtsas som att det regnar. Då kan vi göra något åt situationen, vi kan förväntas oss av vuxna människor i yrkeslivet att agera professionellt och inte skapar obehag för andra. Bara genom att påtala detta kan vi förhoppningsvis fortsätta med mötet och för att sedan medla i konflikten i ett sammanhang som passar bättre och inte drabbar utomstående.

Bristande delaktighet och trötthet

Som facilitator kan vi se till att lägga isbrytare tidigt i mötet, det behöver inte röra sig om roliga lekar utan kan handla om enkla diskussionsfrågor som hjälper människor att komma igång och leder oss djupare in i ämnet. Det är ofta klokt med en uppvärmningsdiskussion innan vi ger oss in i tyngre övningar eller diskussioner.

Förhoppningsvis har vi en plan för hur mötet ska hållas aktivt hela vägen fram till slutet, men om vi märker att deltagare blir passiva och trötta kan vi ställa frågor, fördela ordet eller ta en kort, aktiv, bensträckare för att höja energin.

Diskussioner fastnar i detaljer

Ibland hakar någon eller några upp sig på ovidkommande detaljer, till detta har vi våra mötesregler och ”parkerade” diskussioner. Vi kan återkomma till dessa detaljer efter mötet.

Begreppsförvirring – deltagarna pratar förbi varandra

Ibland uppstår förvirring kring vad ett ord betyder eller så pratar vi förbi varandra. Här kan vi faktiskt behöva bromsa in och gå in i detaljerna för att reda ut missförstånden. Bara ordet kund som kan tyckas självklart kan i många verksamheter ha ett trettiotal olika betydelser eller ännu fler. IT-avdelningen har interna kunder och externa. Företagskunder och privatkunder, beställare och användare och så vidare.

För krissituationer – ta en paus

Även om vi har en utsedd facilitator och finfin agenda kan det ibland uppstå situationer som är svåra att förbereda sig för och som gör att vi känner oss ställda. Då kan vi annonsera en kort paus för att samla oss och lösa situationen som uppstått utan att ha gruppens ögon på oss.

Vill du tala om möten och rollen som facilitator?

Vi erbjuder utbildningsprogram både för dig som vill göra karriär som professionell mötesledare såväl som insatser för att förändra möteskulturen på arbetsplatser. Vill du tala mer om möten kan du boka en kostnadsfri rådgivning här.