Effektiva möten – vad är vinsten?
En fjärdedel av den totala arbetstiden i Sverige ägnas åt möten. Hälften av alla dessa möten upplevs som meningslösa, tråkiga och leder inte till något konkret resultat. 12.% av den betalda arbetstiden i Sverige är alltså rent slöseri. En vanlig vecka kastar vi bort fem timmar var. Tio timmar om vi är chefer – trots att mötesledning är en del av nästan alla grundläggande ledarskapsutbildningar.
– Kostnaden för ineffektiva möten borde ge svenska VD:ar mardrömmar.
Det här är de vanligaste problemen med möten - känner du igen dig?
-
•Möten börjar inte i tid
-
•En stor del av tiden läggs på att klargöra vad mötet ska handla om
-
•Diskussionen är ostrukturerad
-
•Resultatet är otydligt
-
•Det finns olika uppfattningar om innebörden av resultatet
-
•Deltagarna tar inte ansvar för resultatet
-
•Det förs inga anteckningar på mötet
-
•Större delen av tiden går åt till personliga diskussioner
-
•Deltagarna fastnar i irrelevanta detaljer
-
•Ingen vet vem som ska göra vad efter mötet
-
•Det är tråkigt
-
•Flera personer sitter av tiden utan att vara delaktiga
-
•Mobiltelefoner ringer
-
•Flera personer går tidigare
-
•Sammanblandning av flera olika mötestyper
-
•Bara dominanta personer gör sin stämma hörd
Hur åtgärdar jag ett ineffektivt möte?
Usla möten suger musten ur den tappraste arbetsgrupp. Trots att vi inte åstadkommit någonting under en bortkastad mötestimme går vi därifrån med trötta huvuden. Vilsna och irriterade.
– Vad som började som en oskyldig inbjudan i outlook kan fördärva en arbetsdag.
Vad kan vi egentligen göra när vi hamnat i ett såsigt möte med bostadsrättsföreningen eller arbetsplatsens excelfantaster? Vår lärare på utbildningen mötesledning, Pia Villför Larsson, ger svaret;
”Om det är chefen eller en kollega som håller i mötet kan det vara socialt problematiskt att säga något under själva mötet. Ett diplomatiskt sätt att styra upp mötet är att säga att du själv ”tappat den röda tråden” och försöka föra diskussionen till själva syftet med mötet för att kunna börja arbeta därifrån.
Ett säkrare sätt är att kvalitetssäkra möten är att ställa frågor inför; Vilken är min roll? Hur kan jag bidra? Vad kommer vi att skapa – vad blir resultatet? På detta sätt kan vi hjälpa mötesledaren till eftertanke”.
Tips inför ditt möte/workshop
Ladda hem
Vår guide för effektiva möten
Varför har vi så många ineffektiva möten?
Det finns gott om utrymme att skära ned på antalet möten och mötestiden i svenskt näringsliv.
Ett återkommande problem är att vi bjuder in alldeles för många deltagare till våra möten i ett försök att vara demokratiska.
En annan villfarelse är att många tror att möten är till för mötesledaren när det i själva verket är till för alla som deltar. Många mötesledare använder större delen av mötestiden till att informera. En anledning till detta kan vara att många mötesledare tror att det räcker med att bara presentera. Överlag presenteras det för mycket. Forskning visar att om vi bara passivt lyssnar så fastnar inte mer än 20% av det vi hör – ändå fortsätter vi att presentera. Vi behöver ändra tankesätt och aktivera mötesdeltagarna för att det ska ske ett utbyte av information och kompetens.
Pia Villför Larsson
IAF-certifierad Facilitator
Okej, men hur gör vi för att leda effektiva möten då?
Hur vi bör lägga upp ett möte beror på syftet. För att förenkla kan vi dela in möten i fem olika typer; informationsmöten, beslutsmöten, avstämningsmöten, arbetsmöten och förhandlingsmöten.
Informationsmöten
Informationsmöten går såklart ut på att förmedla information. Tänk på att det inte räcker med en presentation utan att deltagarna behöver få möjlighet att reflektera för att ta den till sig.
Checklista informationsmöten – tänk på att:
Hålla nere antalet punkter (Max sju stycken för att undvika överinformation).
Leverera ett tydligt budskap anpassat till mottagaren.
Skapa utrymme för reflektion – låt mötesdeltagarna exempelvis diskutera i bikupor hur de påverkas av informationen.
Gå inte i försvar.
Komplettera muntlig information med skriftlig.
Beslutsmöten
Beslutsmöten syftar till att fatta gemensamma beslut eller att förbereda beslutsunderlag till beslutsfattare.
Checklista beslutsmöten – tänk på att:
Informera i förväg – så att deltagarna får tid att tänka efter.
Berätta vad som ska beslutas och hur det kommer att gå till.
Skriv upp vad som blev beslutat.
Gå laget runt och stäm av att alla godkänner beslutsprocessen.
Avstämningsmöten
Följ upp nuläge och ta snabba beslut om det fortsatta arbetet. Kallas ofta för ”ståmöten” eftersom ofta genomförs på stående fot. Ett enkelt sätt att följa upp uppgifter kan vara trafikljusmarkering; grönt=går enligt plan, gult=osäkert, rött=kommer inte vara klart enligt plan. (P-ruta används för att parkera sidodiskussion)
Checklista avstämningsmöten – tänk på att:
Fokusera på avstämning – lägesrapporter inte diskussion.
Håll ett högt tempo.
Parkera sidodiskussioner.
Stå upp.
Arbetsmöten
Den enklaste formen av arbetsmöte är när du ber en kollega om hjälp med problemlösning. Arbetsmöten handlar om att tillsammans nå ett resultat. Att få jobbet gjort under själva mötestiden. Exempel på arbetsmöten är problemanalys, kartläggning av nuläge eller framtagning av vision och strategi. Den här typen av möten mår ofta bra av en neutral mötesledare – en facilitator.
Checklista arbetsmöten – tänk på att:
Tydliggöra vad ni ska åstadkomma under mötet.
Skapa delaktighet – gruppen ska tillsammans nå resultat, en tydlig rollfördelning underlättar ofta.
Ge utrymme för kreativitet – Låt tankar råda utan att kritiseras, se till att alla kommer till tals.
Om mötet är av extra vikt – använd neutral mötesledare/facilitator. Köp in som konsulttjänst eller starta ett utbyte av mötes-/workshopledare med andra delar av verksamheten.
Förhandlingsmöten
Möte mellan parter som kan vinna/förlora beroende på utfallet.
Om du vill lära dig mer om effektiva möten
Vi erbjuder utbildning i Mötesledning och en fördjupningskurs i facilitering. Här hittar du hela vårt utbud av ledarskapsutbildning.
