Så lyckas du med hybridmötet

Hybridmöten är här för att stanna. Men den formen av möten, när några är med på plats och andra är med digitalt, ställer också nya krav på mötesledaren. Här är några smarta tips för kreativa hybridmöten.

Hybridmöten är framtiden

En positiv konsekvens av pandemin är att vi har lärt oss att jobba mer digitalt. När vi nu går tillbaka till kontoret kommer vi att mötas av en ny verklighet där samtal och workhops inte längre sker enbart på distans eller på plats.

Forskare tror att så mycket som 80-90 procent av våra möten framöver kommer att vara hybridmöten – en mötesform där vissa är med på plats och vissa på distans.

– Utmaningen med ett hybridmöte är att se till att alla är med på samma villkor. Det är så lätt att tappa fokus på de som är på distans, därför måste man tänka till lite extra för att de inte ska bli utanför, säger Annika Braddon, chef och föreläsare inom bland annat verksamhetsutveckling och ledarskap.

Riskerar att exkludera

Riskerna med hybridmöten är många. De riskerar att exkludera, skapa ett “vi” och “dom” som leder till samarbetssvårigheter och det kan även påverka gruppdynamiken på ett negativt sätt.

En av de viktigaste förutsättningarna för ett lyckat hybridmöte är därför jämställdheten, att de som är med digitalt får samma förutsättningar och möjligheter att delta i mötet som de som är på plats.

Detta kräver både planering och en struktur under mötet som hela tiden håller fokus på deltagarna som inte är fysiskt deltagande i mötet.

Annika Braddon kallar kallar dessa deltagarnas placering för ”VIP-hyllan”.

Håll koll på VIP-hyllan

Som mötesledare måste du lägga extra fokus på distansdeltagarna, se till att de är med, får göra sin röst hörd och att mötet blir en positiv upplevelse även för dem. Smöra lite extra för dem, stäm av att de mår bra och säkerställ att ingenting är otydligt för dem, tipsar hon

Annika Braddon

Annika Braddon

Utbildare inom verksamhetsutveckling

Tjuvstarta inte mötet

Ett klassiskt misstag i ett hybridmöte är att man börjar småprata om det som ska avhandlas på mötet innan alla är uppkopplade och på plats, kanske redan när man möts i korridoren. Allt sådant behöver man tänka på.

– Gå igenom reglerna så att det är tydligt för alla hur ni beter er i ett hybridmöte. Hur tar man ordet, hur ska ni sitta för att se varandra och vad är viktigt att tänka på för att alla ska känna sig inkluderade?

En grundläggande regel är att se till att tekniken fungerar och att alla är med innan man startar. När mötet sedan drar igång är det bra att så snabbt som möjligt komma igång med själva arbetsmötet.

Här gäller det för facilitatorn att inta den digitala scenen och fånga alla deltagarnas fokus. En smart start är att gå laget runt och snabbt stämma av läget med alla – och självklart börja med de som är med digitalt.

Ge någon i det fysiska rummet ansvar för distansdeltagarna

Som mötesledare kan det vara svårt att ha fokus på både deltagarna på plats och de på distans. Ett bra knep är att utse någon i gruppen som har till uppgift att ha koll på VIP-hyllan.

– Den personen har ansvaret för att hålla koll på det som händer på VIP-hyllan och att de är med i diskussionerna på samma villkor.

Andra bra saker att hålla i minnet är att inte prata i munnen på varandra, att hitta ett sätt att fördela ordet och att ha koll på att alla får prata lika mycket. Även här kan man utse en ordförande som fördelar ordet och håller koll på tiderna.

Tre roller i hybridmötet:

  1. Mötesledare/facilitator. Planerar och håller i mötet.
  2. VIP-ansvarig. Har koll på VIP hyllan, att de är med och att de får ordet när de räcker upp handen.
  3. Sammanfattare. Den som lyssnar lite extra, dokumenterar och ser till att samla ihop alla tankar och idéer.

Tänk till lite extra

Annika Braddon konstaterar att det egentligen inte är så stor skillnad att ha en workshop i ett hybridmöte jämfört med ett fysiskt möte. De allra flesta övningar funkar lika bra digitalt som på plats. Däremot kräver det lite extra planering och förberedelse.

Var proaktiv och tänk till lite extra kring det som ska hända och skulle kunna hända under mötet. Vilken arbetsform passar bäst för er just nu? Behöver deltagarna förbereda sig på något sätt? Behöver de något arbetsmaterial? Ska ni jobba med en digital whiteboard eller med fysiska post-it-lappar? Hur ser ni till att samla in och dokumentera allas tankar och idéer?

Dessutom behöver man tänka till hur man får alla att delta aktivt i mötet.

– Forskning har visat att man lättare blir trött när man sitter framför en skärm. Det kan också vara tröttsamt att se sig själv och att ha ansikten så nära framför sig. Som mötesledare behöver du därför se till att skapa variation i mötet och att ni också tar regelbundna pauser.

5 tips för hybridmötet

  • Intag den digitala scenen

    Tänk på hur ni är placerade så att alla syns. Se in i kameran och möt blickarna från de som är på distans.

  • Håll alltid ett öga på VIP-hyllan

    Se till att de är inkluderade i mötet, stäm av och se till att de hänger med.

  • Tydliga regler

    Kom överens om reglerna för mötet. Hur fördelar ni ordet, hur visar man att man vill säga något och hur ska samtalen dokumenteras?

  • Skapa både en digital och en fysisk arena

    Diskutera vad ni behöver för att vara kreativa och hur ni kan få in mer variation i mötet.

  • Ta feedback

    Hur fungerade mötet, vad kan ni göra bättre till nästa gång?

Se till att ha kul också

Variation kan ske på olika sätt. Det kan vara att visa en kort film, spela musik eller göra lite pausgympa. Eller att variera formerna för diskussionerna. Att gå laget runt, prata två och två i bikupor eller ha ett fritt samtal med alla i rummet.

Dessutom är det viktigt att få alla att skratta.

– Man kan visa en rolig bild eller be någon dra en rolig historia eller liknande som på något sätt knyter till ämnet. Skratt är viktigt för att vi ska känna oss trygga och avslappnade, det är bra för kreativiteten, påminner Annika Braddon.

Var aktiv som deltagare

Som deltagare är det också viktigt att ta sitt eget ansvar för att mötet ska bli så bra som möjligt. Ta plats, bjud på dig själv, ställ en oväntad fråga och jobba på din närvaro, är några av Annika Braddons råd.

– Och undvik att multitaska. Att delta på distans kräver lite mer disciplin och att du själv tar ansvar för att vara aktiv i mötet, säger hon.

När mötet närmar sig sitt slut är det dags att summera. Vad blev sagt, vad är nästa steg och vem ska göra vad? Det som kan vara extra utmanande i ett hybridmöte är hur man dokumenterar det som blev sagt.

Har ni skrivit på post-it-lappar gäller det att få med alla synpunkter, även från de som varit med på distans. Även här kan det vara smart att i början av mötet utse någon som har till uppgift att summera och sammanfatta diskussionerna så att allas idéer och åsikter kommer med i protokollet.

Finns fördelar med hybridmöten

Även om det rena fysiska mötet är att föredra för en workshop så pekar Annika Braddon på några fördelar med hybridmötet.

Hon poängterar att brainstorming-övningar på plats inte alltid är så kreativa som vi kanske tror. I ett mötesrum finns det nämligen risk för att någon dominerar rummet och leder gruppens tankar åt ett håll.

I ett digitalt möte kan man undvika den typen av enkelspårighet och få in fler perspektiv i diskussionerna.

– Rummet är alltid oslagbart för kreativa möten, men oavsett mötesform så handlar det i grunden om att skapa en trygg miljö där alla deltagarna kan vara sig själva. De behöver känna sig varma, trygga och avslappnade – det är i en sådan miljö man börjar tänka utanför boxen, poängterar Annika Braddon.

Fem steg till en lyckad hybrid-workshop

1

Planera

Lägg lite extra tid på förberedelser, tänk igenom vad som krävs för att alla ska bli engagerade under mötet.

2

Smart start

Kom igång med mötet direkt, se till att skapa energi i mötet. Gå laget runt, stäm av läget och börja med VIP-hyllan.

3

Bygg en kreativ stämning

Jobba med närvaro, synliggör kroppsspråket. Ha roligt, våga skratta. Skapa variation genom att nyttja tekniken eller via olika typer av övningar.

4

Summera

Redovisa vad ni har kommit fram till i diskussionerna. Se till att allas tankar och idéer kommer med i sammanfattningen.

5

Knyt ihop säcken

Vad blir nästa steg, vem gör vad? Reflektera också över mötet.

Anna Nyström

Anna Nyström

Anna är journalist och skriver om mötesteknik och verksamhetsutveckling.

Höstens stora event!