Så lyckas du med hybridmötet

Hybridmöten är framtiden

En positiv konsekvens av pandemin är att vi har lärt oss att jobba mer digitalt. När vi nu går tillbaka till kontoret kommer vi att mötas av en ny verklighet där samtal och workhops inte längre sker enbart på distans eller på plats.

Forskare tror att så mycket som 80-90 procent av våra möten framöver kommer att vara hybridmöten – en mötesform där vissa är med på plats och vissa på distans.

– Utmaningen med ett hybridmöte är att se till att alla är med på samma villkor. Det är så lätt att tappa fokus på de som är på distans, därför måste man tänka till lite extra för att de inte ska bli utanför, säger Annika Braddon, chef och föreläsare inom bland annat verksamhetsutveckling och ledarskap.

Riskerar att exkludera

Riskerna med hybridmöten är många. De riskerar att exkludera, skapa ett “vi” och “dom” som leder till samarbetssvårigheter och det kan även påverka gruppdynamiken på ett negativt sätt.

En av de viktigaste förutsättningarna för ett lyckat hybridmöte är därför jämställdheten, att de som är med digitalt får samma förutsättningar och möjligheter att delta i mötet som de som är på plats.

Detta kräver både planering och en struktur under mötet som hela tiden håller fokus på deltagarna som inte är fysiskt deltagande i mötet.

Annika Braddon kallar kallar dessa deltagarnas placering för ”VIP-hyllan”.

Tjuvstarta inte mötet

Ett klassiskt misstag i ett hybridmöte är att man börjar småprata om det som ska avhandlas på mötet innan alla är uppkopplade och på plats, kanske redan när man möts i korridoren. Allt sådant behöver man tänka på.

– Gå igenom reglerna så att det är tydligt för alla hur ni beter er i ett hybridmöte. Hur tar man ordet, hur ska ni sitta för att se varandra och vad är viktigt att tänka på för att alla ska känna sig inkluderade?

En grundläggande regel är att se till att tekniken fungerar och att alla är med innan man startar. När mötet sedan drar igång är det bra att så snabbt som möjligt komma igång med själva arbetsmötet.

Här gäller det för facilitatorn att inta den digitala scenen och fånga alla deltagarnas fokus. En smart start är att gå laget runt och snabbt stämma av läget med alla – och självklart börja med de som är med digitalt.

Ge någon i det fysiska rummet ansvar för distansdeltagarna

Som mötesledare kan det vara svårt att ha fokus på både deltagarna på plats och de på distans. Ett bra knep är att utse någon i gruppen som har till uppgift att ha koll på VIP-hyllan.

– Den personen har ansvaret för att hålla koll på det som händer på VIP-hyllan och att de är med i diskussionerna på samma villkor.

Andra bra saker att hålla i minnet är att inte prata i munnen på varandra, att hitta ett sätt att fördela ordet och att ha koll på att alla får prata lika mycket. Även här kan man utse en ordförande som fördelar ordet och håller koll på tiderna.

Tänk till lite extra

Annika Braddon konstaterar att det egentligen inte är så stor skillnad att ha en workshop i ett hybridmöte jämfört med ett fysiskt möte. De allra flesta övningar funkar lika bra digitalt som på plats. Däremot kräver det lite extra planering och förberedelse.

Var proaktiv och tänk till lite extra kring det som ska hända och skulle kunna hända under mötet. Vilken arbetsform passar bäst för er just nu? Behöver deltagarna förbereda sig på något sätt? Behöver de något arbetsmaterial? Ska ni jobba med en digital whiteboard eller med fysiska post-it-lappar? Hur ser ni till att samla in och dokumentera allas tankar och idéer?

Dessutom behöver man tänka till hur man får alla att delta aktivt i mötet.

– Forskning har visat att man lättare blir trött när man sitter framför en skärm. Det kan också vara tröttsamt att se sig själv och att ha ansikten så nära framför sig. Som mötesledare behöver du därför se till att skapa variation i mötet och att ni också tar regelbundna pauser.

Se till att ha kul också

Variation kan ske på olika sätt. Det kan vara att visa en kort film, spela musik eller göra lite pausgympa. Eller att variera formerna för diskussionerna. Att gå laget runt, prata två och två i bikupor eller ha ett fritt samtal med alla i rummet.

Dessutom är det viktigt att få alla att skratta.

– Man kan visa en rolig bild eller be någon dra en rolig historia eller liknande som på något sätt knyter till ämnet. Skratt är viktigt för att vi ska känna oss trygga och avslappnade, det är bra för kreativiteten, påminner Annika Braddon.

Var aktiv som deltagare

Som deltagare är det också viktigt att ta sitt eget ansvar för att mötet ska bli så bra som möjligt. Ta plats, bjud på dig själv, ställ en oväntad fråga och jobba på din närvaro, är några av Annika Braddons råd.

– Och undvik att multitaska. Att delta på distans kräver lite mer disciplin och att du själv tar ansvar för att vara aktiv i mötet, säger hon.

När mötet närmar sig sitt slut är det dags att summera. Vad blev sagt, vad är nästa steg och vem ska göra vad? Det som kan vara extra utmanande i ett hybridmöte är hur man dokumenterar det som blev sagt.

Har ni skrivit på post-it-lappar gäller det att få med alla synpunkter, även från de som varit med på distans. Även här kan det vara smart att i början av mötet utse någon som har till uppgift att summera och sammanfatta diskussionerna så att allas idéer och åsikter kommer med i protokollet.

Finns fördelar med hybridmöten

Även om det rena fysiska mötet är att föredra för en workshop så pekar Annika Braddon på några fördelar med hybridmötet.

Hon poängterar att brainstorming-övningar på plats inte alltid är så kreativa som vi kanske tror. I ett mötesrum finns det nämligen risk för att någon dominerar rummet och leder gruppens tankar åt ett håll.

I ett digitalt möte kan man undvika den typen av enkelspårighet och få in fler perspektiv i diskussionerna.

– Rummet är alltid oslagbart för kreativa möten, men oavsett mötesform så handlar det i grunden om att skapa en trygg miljö där alla deltagarna kan vara sig själva. De behöver känna sig varma, trygga och avslappnade – det är i en sådan miljö man börjar tänka utanför boxen, poängterar Annika Braddon.