Mötesteknik

Utbildningar, tips och artiklar för dig som vill bli bättre på att leda möten. Förbättra din mötesteknik med tips från våra lärare.

Mötesteknik – spelregler och formel

Hur mycket tid lägger du på att förbereda möten? Finns det en agenda med ett uttalat syfte och mål för alla möten du går på?

Bra möten handlar om förberedelser. Att alla är på det klara med sin roll och formerna för mötet. Att det finns ett tydligt ansvar fördelat till var och en för hur de ska bidra till ett bra resultat.

Struktur är ett första steg mot bättre mötesteknik – en enkel formel att följa som används under våra utbildningar är SMARR.

SMARR - för bättre mötesteknik

  • Syftet

    Varför träffas vi?

  • Mål

    Vad ska vi åstadkomma?

  • Arbetsgång

    I vilken ordning för vi vad?

  • Roller

    Vilka roller har vi på mötet och hur förväntas var och en bidra?

  • Regler

    Vilka mötesregler behövs för att skapa ett bra mötesklimat och lyckas lösa uppgiften?

Anpassa din mötesteknik

1

Olika typer av möten

Hur vi bäst lägger upp ett möte och vilken teknik vi använder beror på vilket syfte mötet har. Här är en övergripande genomgång av olika typer av möten och vad som är viktigt att tänka på när det gäller upplägget och mötestekniken.

2

Infomöten

Bästa sättet att förmedla information är att ge mötesdeltagarna möjlighet att reflektera: vad betyder detta för varje enskild individ och gruppen i stort?

Tänk på att:

  • Hålla nere antalet punkter
  • Skapa utrymme för reflektion (bikupor)
  • Komplettera muntlig information med skriftlig.
3

Beslutsmöten

Syftar till att fatta gemensamma beslut eller att förbereda beslutsunderlag till beslutsfattare.

Tänk på att:

  • Informera i förväg – så att deltagarna får tid att tänka efter.
  • Berätta vad som ska beslutas och hur det kommer att gå till.
  • Dokumentera beslutet
  • Gå laget runt och stäm av att alla godkänner beslutsprocessen.
4

Avstämningsmöten

Följ upp nuläge och ta snabba beslut om det fortsatta arbetet. Kallas ofta för ”ståmöten” eftersom ofta genomförs på stående fot.

Tänk på att:

  • Fokusera på avstämning – lägesrapporter inte diskussion.
  • Håll ett högt tempo.
  • Parkera sidodiskussioner.
  • Stå upp.
5

Arbetsmöten

Arbetsmöten handlar om att skapa resultat tillsammans. Att få jobbet gjort under själva mötestiden. Exempel på arbetsmöten är problemanalys, kartläggning av nuläge eller framtagning av vision och strategi. Den här typen av möten ställer högre krav på upplägget och att ha en bra mötesteknik – det kan därför vara värt mycket att plocka in en neutral facilitator.

Effektivare verksamhet? Satsa på era möten

Bättre mötesteknik är ett av de enklaste sätten att effektivisera en verksamhet, i genomsnitt bränner vi 160 timmar var på usla möten om året (Källa: Svenska Möten). Vill du ta reda på vad ett uselt möte faktiskt kostar så har vi en enkel möteskalkylator här.

Trots detta saknas ofta en mötespolicy. Medan vi detaljstyr regler för resor så är det inga problem att kalla 10 personer till ett möte med luddigt syfte.

En bra mötespolicy skulle egentligen kunna bygga på en enda enkel regel: Om inget mål är satt för mötet – ställ in det.

Minitips på uppföljningsteknik

Ett enkelt sätt att följa upp uppgifter från föregående möte kan vara trafikljusmarkering; grönt=går enligt plan, gult=osäkert, rött=kommer inte vara klart enligt plan.
En P-ruta kan också vara fiffig för att parkera sidodiskussioner.

Ladda hem

Formel för bra möten

  • Bocka för de dokument du vill ladda ner
                  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

                  Utbildning i mötesteknik

                  Våra utbildningar har särskilt fokus på arbetsmöten och interaktivitet – att komma igång och få saker gjorda redan på mötet.

                  Mötesledning är en grundläggande utbildning som riktar sig till alla som behöver förbättra sin mötesteknik. Vår fördjupningskurs Facilitering riktar sig till specialister, exempelvis internkonsulter och andra personer som tillbringar större delen av sin arbetstid med att leda möten och skapa samverkan i organisationen.

                  Utbildningen är utformad enligt internationella kompetenskrav och ger en bra grund inför IAF-Certifiering, detta kan du läsa mer om på utbildningssidan.

                  Tänk på det här när du lägger upp en workshop/arbetsmöte:

                  • Tydliggör vad ni ska åstadkomma under mötet.
                  • Skapa delaktighet – gruppen ska tillsammans nå resultat
                  • En tydlig rollfördelning underlättar ofta.
                  • Ge utrymme för kreativitet – Låt tankar råda utan att kritiseras, se till att alla kommer till tals.
                  • Om mötet är av extra vikt – använd neutral mötesledare/facilitator. Köp in som konsulttjänst eller starta ett utbyte av mötes-/workshopledare med andra delar av verksamheten.