Så blir mötespolicyn ett verktyg i vardagen
Efter pandemin har möten hamnat högt upp på agendan i många diskussioner. Vi har fått ett nytt perspektiv på möten och hur de genomförs. Begrepp som hybridmöten, zoomtrötthet, slentrianmöten och möteseffektivitet är mer aktuella än någonsin.
Möten är förstås centrala för att få arbetet att fungera, men hur ser vi till att de också blir värdeskapande i våra verksamheter?
Värna om varandras tid
– Vi behöver värna om våra resurser. Om vi vill att medarbetarna ska prestera genom att använda sina kognitiva resurser bör vi också ge förutsättningar för det och vara noga med hur vi väljer att ha möten, säger Maria Karlsson, beteendeekonom med en master i ekonomi och en i psykologi.
På Astrakan är hon lärare i ledarskap och OBM, organizational behaviour management. Hon konstaterar att det också ur ett rent ekonomiskt perspektiv är viktigt att se hur verksamheten tar vara på den resurs som medarbetarna är. Att sitta av ett möte där man egentligen inte har en uttalad roll och förväntat bidrag kostar inte bara pengar i form av tid. Det innebär samtidigt att den personens kompetens och förmågor inte används på ett optimalt sätt.
Dräneras på energi
Sitter man dessutom i många möten varje dag så dräneras man på energi och förmår inte bidra på det sätt som man skulle.
– Det går åt mycket energi av att tänka aktivt. Om det blir många möten under en dag så kommer hjärnan till slut att gå på autopilot. Alltså, vi gör som vi brukar, och blir därmed inte så kreativa och nytänkande som vi skulle kunna vara, konstaterar hon.
Beslut och bedömningar får med andra ord sämre kvalitet. Forskningsstudier visar att detta är något vi inte är direkt medvetna om. Därför behöver vi en stödjande struktur som hjälper oss – alltså en policy.
Fem vanliga mötesfällor:
-
1
Generösa inbjudningar
Var noggrann med vilka som bjuds in till ett möte. Vilka måste vara med? Ofta bjuder vi in för många, av rädsla för att någon ska känna sig förbisedd. Tänk efter vilka som berörs av det ni ska behandla – behöver de vara med eller endast informeras?
-
2
Mötesinflation
Behövs det ett möte? Ett möte kräver ofta både tid för förberedelse och tid för arbete efter mötet. Om kalendern är fullbokad blir det ingen tid över för detta. Dessutom blir det svårt att hålla koncentrationen uppe till sista mötet för dagen.
-
3
Tidsbrist
Om man är stressad tenderar man att fokusera på det kortsiktiga, det som är viktigt här och nu. Stress gör att man inte orkar lyfta blicken, vara kreativ och ta in olika perspektiv.
-
4
Mötespolicyn glöms bort
Innan ni skriver en policy, tänk noga igenom varför den behövs, hur ni ska få medarbetarna att följa den och hur ni följer upp effekterna av den.
-
5
Möteströtthet eller regelcynism
Policyn uppfattas som ett regelverk som begränsar istället för något som hjälper medarbetarna i vardagen. Kom ihåg att bygga in en grundtanke att det är medarbetaren som vet hur han/hon bäst lägger upp och planerar sitt arbete, inklusive möten. Påminn om att policyn behövs för att öka välbefinnandet, värna varandras tid och för att ni inte ska arbeta för mycket i onödan.
Går att räkna på
Översatt till pengar blir ett ineffektivt möte med många deltagare dessutom dyrbart. Enligt Astrakans möteskalkylator kostar ett entimmesmöte med fem deltagare cirka 5 550 kronor. Då vill man också att den tiden används så optimalt som möjligt.
– Om man ska vara krasst ekonomisk så handlar det om lönsamhet. Om man inte är noggrann med hur man använder sina medarbetares tid, om man spenderar för mycket på möten så att medarbetarna inte kan använda sina kognitiva resurser i verksamheten, då påverkar det i slutändan också resultatet, förklarar Maria Karlsson.
Så bygger du en mötespolicy
Ett smart sätt att få ordning på sina möten är en mötespolicy. Syftet är att ge medarbetarna vägledning i hur de ska tänka kring möten och vad de behöver ta hänsyn till:
- Hur skiljer man exempelvis mellan olika typer av möten och vad kännetecknar dem?
- Hur bedömer jag när ett möte kan vara fysiskt, digitalt eller hybrid?
- Varför är deltagarna på mötet, vilken roll har de på detta möte, vad förväntas de bidra med och hur kan de förbereda sig?
- Hur bemöter vi varandra i mötet? Hur ser vi till att skapa en psykologisk trygghet i gruppen och att alla får komma till tals?
Lönsamhet och välmående
Det är viktigt att man ser värdet i sin mötespolicy, att det i grunden handlar om att vi värnar varandras tid och välmående – det är både bra för lönsamheten och att vi känner att vi bidrar på ett positivt sätt.
Maria Karlsson
Beteendeekonom Leadership Matters och Astrakanlärare
Levande verktyg i vardagen
En bra mötespolicy ska vara kort, lättillgänglig – och användas. Det låter kanske självklart, men Maria Karlsson tror att det är alltför vanligt att man tar fram en policy som bara blir ett dokument bland många andra. Innan man börja skriva på en policy tycker hon därför att man bör tänka igenom hur man ser till att den når ut i verksamheten. Och kanske även hur man utvärderar om policyn gett det resultat man tänkt sig.
– Om policyn hamnar djupt inne i en mapp på intranätet, om ingen ser nyttan med att använda den är det bortslängd tid. Då har den bara kostat verksamheten tid och arbete med att ta fram den, konstaterar hon.
Ändra gamla beteenden
För att mötespolicyn ska leda till en verklig förändring behöver man både hitta aktiverare som gör att folk använder mötespolicyn, stärka de beteenden ligger i linje med den kulturförändring man vill åstadkomma samt förstärka dessa beteenden över tid.
Här kan man behöva jobba på flera olika fronter:
- Kommunicera att den finns. Prata om mötespolicyn, referera till den i olika sammanhang, upprepa syftet och varför det är bra att använda sig av den.
- Gör den lätt att använda. Se till att den följer med i mötesinbjudningar, var kreativ och använd er av smarta lösningar för att synliggöra den.
- Var en förebild. Använd mötespolicyn. Bete dig som den förespråkar om och om igen. Gör som ni har sagt och påminn varandra om det exempelvis saknas en agenda i kallelsen.
- Kom ihåg att ni alla har ansvar för att möten ska bli bra. Ge till exempel tips om hur ni kan hjälpa varandra att hålla er till agendan och syftet med mötet om ni svävar ut och avviker från agendan för mycket. (Det är ofta enklare än att prata om det ni sagt). Om man ska ifrågasätta ska det ske på ett omtänksamt sätt. Kom med lösningar istället för att bara klaga på hur det varit eller är.
- Upplev potentialen. Se till att lyfta fram positiva konsekvenser av mötespolicyn: det kan vara i form av sociala konsekvenser “Vad bra mötet blev när vi tänkte på mötespolicyn” eller resultatkonsekvenser “Jag kom förberedd till mötet och det gör att jag inte behöver jobba över ikväll”.
Utbildningstips
Bygg in en känsla av valfrihet
Maria Karlsson påminner också om att det är viktigt att se till att det finns en möjlighet för medarbetare att påverka sin mötesintensitet, till exempel vilka möten de ska vara med på. Det måste exempelvis vara möjligt att tacka nej till ett möte (såvida det inte är obligatoriskt) och att medarbetaren har mandat att avgöra det.
Policyn bör också betona att människor är olika, har olika drivkrafter och preferenser. Någon tycker det är bäst att få lägga mycket tid på förberedelse medan andra tycker att de presterar bäst när de får vara kreativa i en grupp. Någon jobbar bäst hemifrån medan andra behöver vara på plats på kontoret. Ofta tenderar vi att utgå ifrån att alla är som vi själva är.
Undvik att prata om regler
Undvik därför att prata om regler, utan se till att alla känner att de kan påverka sin situation. Få antar entusiastiskt regler som läggs på en – gör därför policyn till ett stöd och förklara varför den finns.
– Det svåra med beteenden är att det tar tid att skapa nya vanor. Se därför till att vara uthållig. Prata gärna om det, att det kommer att ta tid att förändra möteskulturen, men att det finns ett gott syfte bakom, tipsar Maria Karlsson.
