Skapa en projektplan
Arbetet med projektplanen handlar om att definiera aktiviteter, ta fram tids- och resursplaner, kalkylera kostnader, identifiera och åtgärda risker, tydliggöra ansvar och sätta avgränsningar för projektet omfattning. Tänk på att involvera dem som ska utföra uppgifter i estimeringar om du själv saknar detaljkunskap om deras kompetens eller om själva uppgiften i fråga.
En projektplan ska kunna läsas och förstås av en utomstående person utan förkunskap om projektet, detta underlättar om det tillkommer nya medlemmar i styrgruppen eller om projektmedlemmar byts ut.
Den här artikeln ger en snabb överblick om vad som ska ingå och länkar sedan vidare till detaljbeskrivningar användbara verktyg i planeringsfasen.
Vad är en projektplan?
Projektplanen är ett styrdokument som samlar all viktig information om projektet. Planen tas fram utifrån projektbeställningen som innehåller syftet med projektet och effektmål. Projektplanen är alltså ett svar på hur projektbeställningen ska kunna genomföras och projektmålen levereras. Projektplanen innefattar: projektmål, omfattning, projektorganisation, tidplan och budget.
Kort föreläsning - Projektplan
Planeringsfasen i projekt innefattar:
-
•
Effekt och projektmål
Effektmål svarar på varför projektet ska genomföras och är projektbeställarens ansvar, projektmålen vad som ska göras och är projektledarens ansvar. Här kan du läsa mer om effekt- och projektmål.
-
•
Omfattning
Vad ska göras inom projektet? Vad ska vi INTE göra? För att ta fram en arbetsstruktur kan vi använda oss av verktyget WBS (Work breakdown structure).
-
•
Projektorganisation och ansvarsfördelning
Vem gör vad? Finns det externa aktörer som projektet i sin tur står som beställare till? Har alla uppgifter som vi fått fram via vår WBS tilldelats en ansvarig?
-
•
Tidplan
När vi känner till resurserna i form kan vi sätta en tidsplan. Ett sätt att estimera tidsåtgången för olika aktiviteter är att skatta med hjälp av lichtenbergmetoden: tidsåtgång vid bästa möjliga utfall, bästa gissning samt tidsåtgång vid sämsta möjliga utfall. För att få fram ett viktat medelvärde – följ formeln: 1 x min+3 x troligt+1 x max delat på 5. Resultatet är ett viktat medelvärde på tidsåtgång för aktiviteten.
-
•
Budget
Med hjälp av WBS:en och tidsplanen kan vi ta fram en kalkyl för projektets kostnad. Många organisationer gör misstaget att man väldigt gärna ”vill ha” projektet trots att man saknar resurserna – det här är en stor anledning till att projekt drar över budget. Man väljer alltså, ibland omedvetet, att göra en ohållbar kalkyl för att komma igång.
-
Verktyg för projektplanering+
-
Att leda i projekt+
Innehåll i projektplanen
-
•Sammanfattning
-
•Bakgrund, syfte och mål
-
•Omfattning
-
•Kravspecifikation
-
•Leverans
-
•Omvärldsanalys och intressenthantering
-
•Projektorganisation och ansvarsfördelning
-
•Kommunikation
-
•Milstolpar
-
•Aktiviteter
-
•Tidsplan
-
•Budget
-
•Riskanalys
-
•Nyttovärdering och plan för effekthemtagning
-
•Ändringshantering
Projektplan för bygg
Byggprojekt kräver väldigt många fler handlingar än projektplanen och regleras i Bygghandlingar 90 som du kan läsa om på SIS hemsida.
Projektplan=Projektets baseline
Den ursprungliga projektplanen bör sparas som en referens även kallad originalplan – så kan ni följa upp hur projektet ändrats sedan starten.
Utbildning
Resurser du behöver ha koll på
