Kommunikationsplan

Under rubriken ”Vad är en kommunikationsplan och vad behöver den innehålla” hittar du instruktioner för att ta fram en kommunikationsplan. Men först vill vi berätta lite allmänt om förändringsarbete och värdet av information.

Kommunikationsplanen hjälper dig lyckas med projektet

De flesta projekt medför att något ska förändras. Omorganisation, samgående mellan företag, privatisering av offentlig verksamhet, införande av nya system och/eller arbetssätt är andra exempel på förändring. Framgångsrik verksamhetsutveckling bygger på ständiga förbättringar, vilket innebär ständig förändring. Förändring är alltså en del av vardagen för en stor del av den arbetsföra befolkningen.

Förändring kostar alltid pengar. Därför ställs det normalt krav på att kunna visa vilka minskade kostnader och/eller ökade intäkter som förändringen kommer att medföra, tillsammans med en plan för hur och när förändringen ska genomföras. Tyvärr misslyckas fortfarande en oacceptabelt stor del av alla planerade förändringar. Tidplaner havererar, budgetar spräcks, förändringen lyckas bara delvis eller inte alls, förväntade effekter uteblir… Varför blir det så?

Det finns många orsaker, men en av de viktigaste ingredienserna i misslyckandets bittra kalk är bristande kommunikation. Detta dokument handlar om hur man lyckas med kommunikationen med hjälp av en kommunikationsplan.

Ladda hem metoddokumentet

Projektkommunikation

  • Bocka för de dokument du vill ladda ner
                • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

                ”Människorna i den här organisationen är ändå inte förändringsvilliga”

                Just så hörde jag den avskedade chefen för en stor myndighet säga i en radiointervju. Men hallå, var inte det hens ansvar? tänkte jag i mitt stilla sinne. Har inte hen förstått att det är ledarens ansvar att måla upp en bild som får alla att utbrista: Vilken trevlig plats! Och titta, där står ju jag. Hur kom jag dit? Javisst, där ser jag kartan. Jag hänger på!

                Det är ingen enkel bild att måla, och ändå är det en av ledarens viktigaste uppgifter, för ledarens uppdrag är att leda, inte att göra jobbet.

                Ledarens viktigaste uppgifter är därför att rekrytera riktigt bra personer och se till att de förstår…

                • verksamhetens vision
                • affärsidén/uppdraget/projektmålen (privat eller offentlig verksamhet eller ett projekt)
                • de principer och värderingar som gäller för verksamhetens bedrivande

                Att kommunicera verksamhetens vision innefattar att måla ovan beskrivna bild. Är bilden skickligt målad blir resultatet engagerade och högt motiverade medarbetare som inte behöver detaljstyras, som själva kan utforma, planera och styra det arbete som leder mot gemensamma mål.

                Det blev visst en liten utvikning men tankemönstret går att tillämpa på det fortsatta resonemanget. Åter till ämnet…

                Vårt behov av information

                Människor ogillar inte förändring i sig. Däremot ogillar de risk och osäkerhet. Tyvärr drivs de flesta förändringar med otillräcklig information till de som påverkas av förändringen. De upplever därför både risk och osäkerhet och sätter sig därför gärna på tvären efter bästa förmåga.

                Vi människor har ett stort behov av information. Står tåget still mellan Säffle och Grums blir vi otåliga och frustrerade om vi inte får veta varför eller åtminstone hur länge. Så snart konduktören berättat att det ligger en älg på spåret, som ska vara borta om cirka en kvart, så slappnar vi åter av.

                Allt förändringsarbete leder inte till förbättring, men den kanske är nödvändig för att det är sämre att göra ingenting. Hur som helst vill alla berörda veta orsaken till och syftet med förändringen, samt hur de själva kommer att påverkas. Utan den informationen upplever de risk och osäkerhet och är sådär lagom sugna på att hjälpa till. Då är risken stor att de snarare stjälper än hjälper eftersom de har otillräcklig information om till exempel förändringens syfte och därför svårt att fatta beslut som leder i rätt riktning. Förbättring kan istället bli förbittring.

                Känner alla till vad som är syftet med förändringen kan de arbeta självständigare och ta klokare beslut. Dessutom med större arbetsglädje.

                Vilka ska vi informera om vad?

                Här infinner sig några frågor…

                • Hur tar vi reda på vilka som påverkas av förändringen?
                • Det är en god idé att också informera de som kan påverka förändringen, så att inte de sätter kläppar i hjulet? Hur tar vi reda på vilka de är?
                • Ska alla ha samma information?
                • Blir inte informationen effektivare om alla som ska informeras får den information som är relevant och viktig för just dem?
                • Hur tar vi i så fall reda på vem vi ska informera om vad?

                Man behöver inte vara nobelpristagare för att inse att bra svar på dessa frågor är en viktig framgångsfaktor för att förändringen ska bli en förbättring, så att planerade effekter faktisk infinner sig.

                Lyckligtvis har vi verktyg i rockärmen, som hjälper oss hitta riktigt bra svar på alla frågorna.

                Intressentmodellen är första steget

                Intressenter är samlingsnamnet på de som påverkas av och de som kan påverka förändringen. Därför gör vi en intressentanalys. Allra bäst blir analysen om den görs i ett eller flera arbetsmöten med personer som tillsammans har den kunskap som behövs för att kartlägga vilka intressenterna är och vad som är viktigt för dem.

                Resultatet dokumenteras med en intressentmodell och om du inte läst blogginlägget ”Astrakan förklarar intressentmodell”, så är det dags att göra det nu.

                Där besvaras frågorna vad är, varför använder man, vem använder, när används och hur gör man – en intressentmodell.

                Modellen svarar på vilka intressenterna är. Den svarar också på vilka behov intressenterna har. Vill vi ha med intressenterna på tåget är det upp till oss att påvisa att och hur  den planerade förändringen gör att de får sina behov bättre tillgodosedda än om förändringen inte genomförs. Härigenom kan vi också avgöra vilken information som är viktig att kommunicera till respektive intressent.

                Modellen ger  en uppfattning om förändringens komplexitet. Komplexiteten ökar med ökande antal intressenter. Ökningen är dessutom inte linjärt beroende av antalet intressenter, utan snarare exponentiellt, eftersom flera intressenter vanligen innebär motstridiga intressen som i sin tur kräver kompromisser.

                Stopp ett tag – räcker det att kommunicera?

                Se för allt smör i Småland till att inte låsa budget och planer innan intressentanalysen gjorts. Intressentanalysen beskriver intressenternas faktiska behov. Behov som närhet till dagis, kollektivtrafik, sjukvård, skolor, meningsfull sysselsättning, anställningstrygghet, IT-tjänster, etcetera.

                Om faktiska behov missats finns det inget bra sätt att kommunicera som kompenserar för det. (att vilseleda är inget bra sätt). Är det är ett viktigt behov kan man bli tvungen att komplettera med det som missats och det är sällan eller aldrig gratis.

                 

                Vilka påverkas av projektet/förändringen?

                Intressentmodellen hjälper dig reda ut vilka som du behöver kommunciera med

                Vad är en kommunikationsplan?

                Kommunikationsplanen beskriver de kommunikationsaktiviteter som ska säkerställa att alla intressenter fortlöpande är tillräckligt väl informerade. Så att…

                • de intressenter som ska bidra till förändringen med arbete eller andra resurser, kan förväntas göra det med tillräckligt engageman, enligt plan
                • alla intressenter upplever att de har blivit så väl informerade och lyssnade på att de inte upplever risk eller osäkerhet
                • ingen intressent försöker sätta käppar i hjulet

                Kommunikationsplanen beskriver också intressenterna och deras intressen/behov.

                Varför behöver man en kommunikationsplan?

                Från ovanstående vet vi att en viktig framgångsfaktor vid all förändring är att kommunicera tillräckligt mycket med alla intressenter. Det förutsätter att svar finns på följande frågor…

                • vilka är intressenterna
                • vilka behov har respektive intressent, så att vi kan klura ut
                • vilken information behöver respektive intressent
                • när och hur ska informationen kommuniceras

                I kommunikationsplanen finns svaret på dessa frågor. Om man har gjort rätt…

                Hur gör man en kommunikationsplan – arbetsgång

                1. Beskriv syfte och mål för kommunikationsplanen
                2. Beskriv intressenterna och deras intressen/behov. Det görs lämpligen med en intressentmodell enligt beskrivningen i dokumentet ”Astrakan förklarar intressentmodell”.
                3. Analysera intressenternas faktiska behov för att avgöra vilken information respektive intressent behöver ha, och när då, för att inte känna risk eller osäkerhet för att få sina behov tillgodosedda. För de flesta behov är det relativt enkelt att definiera vilken information som behövs för att de ska tillgodoses.
                4. Stäm av hittills definierade informationsbehov med respektive intressent. Intressenten kompletterar samtidigt med det som missats.
                5. Designa de kommunikationsaktiviteter som behövs för att tillgodose respektive intressents informationsbehov.
                6. Gör en tidplan för när aktiviteterna ska genomföras.*
                7. Sätt mål för kommunikationsaktiviteterna – så att kvalitén på kommunikationen kan följas upp.

                En aktivitet i kommunikationsplanen innehåller typiskt information om…

                • När den ska genomföras: datum och eventuellt klockslag
                • Vilken/vilka intressent(er) som ska omfattas
                • Vad syftet med aktiviteten är
                Søren Ravnskov

                Søren Ravnskov

                Søren jammar på S:ta Clara. Bloggar om Projektledning, kravarbete och verksamhetsutveckling.