Intressentmodellen Hur genomför man en intressentmodellering?

Vad är en intressentmodell?

En intressentmodell är en grafisk beskrivning av vilka projektets intressenter är och vilka intressen de har i förhållande till projektet – alltså vad de förväntar sig att få ut av det.
Grafen tillför egentligen ingenting till sakresultatet. Tabellform fungerar lika bra. Däremot är den grafiska formen att föredra vid ett modelleringsseminarium – då man arbetar tillsammans mot en vägg. Då kan hela gruppen bidra aktivt, till exempel med att skriva lappar, som kan flyttas runt och justeras tills alla är överens. Mycket kvalitetshöjande!

Varför använder man intressentmodeller?

Intressentmodellen svarar på frågorna

• Vad till vem, och varför då?
• Vad från vem, och varför då?

Så att vi aldrig ska behöva säga ”Ojdå, tänkte inte på dem”.
Intressentmodellen är ett mycket effektivt sätt att bilda sig en första uppfattning om vad det än är man ska ta sig an. Genom att identifiera intressenterna och deras intressen kan vi skaffa en första uppfattning om vad projektet måste prestera, vilka processer som finns, vilken information som utväxlas med olika intressenter.
Eftersom arbetssättet involverar flera hjärnor blir resultatet av högre kvalitet. Det skapar ett större engagemang hos alla projektmedlemmar genom att de får en ökad förståelse, inte bara för vad projektet ska leverera, utan också för vilka effekter de olika intressenterna vill uppnå av det projektet levererar. Följer man dessutom den arbetsgång som föreslås nedan för att göra en intressentmodell bidrar det ytterligare till både kvalitet och engagemang.
Framgångsrika projekt förutsätter att alla berörda får svar på frågan ”what’s in it for me?”. Intressentmodellen är ett oumbärligt underlag för att göra en målmodell som besvarar den frågan för alla, så att ingen lämnas utanför.

Vem använder intressentmodeller?

Intressentanalys är ett viktigt instrument i managementkonsultens verktygslåda. Intressentmodellen främjar ett inkluderande arbetssätt, till stor nytta för alla som arbetar med ledning eller styrning, både i löpande verksamhet och vid förändring. Exempel på yrkesroller är projektledare, chefer på olika nivåer, verksamhetsutvecklare, kravinsamlare, etcetera.

När används intressentmodeller?

Intressentmodeller används i alla sammanhang då man vill säkerställa att hänsyn tas till alla som påverkas eller påverkar till exempel ett projekt eller förändring av en verksamhetens inriktning eller arbetssätt.
Det borde klassas som tjänstefel att köra igång ett projekt av någon betydande omfattning utan att ha gjort en ordentlig intressentanalys. Intressentmodellering är det arbetssätt som har visat sig fungera bäst eftersom det involverar flera hjärnor och skapar engagemang hos alla projektmedlemmar.

I figuren nedan har vi valt att göra en intressentmodell för ett generellt projekt som underlag för det resonemang som följer.

Intresseområde – Mittcirkeln (i bilden ovan projektet)

Den verksamhet intressentmodellen avser. Intresseområdet kan vara nästan vad som helst, till exempel ett företag, en avdelning, ett projekt, eller som i vårt exempel, ett generellt projekt

Intressent

Verksamhetens intressenter är de som påverkas av och/eller har påverkan på verksamheten.

Intresse

Uttrycker intressentens intresse i intresseområdet. Kan vara riktat antingen mot intresseområdet (vill styra, eller föra in), eller mot intressenten (vill få ut någonting).

Grupp av intressenter

Gruppering av intressenter med samma eller likartade intressen.

Hur gör man en intressentmodell?

Intressentmodellering är ett arbetssätt som är helt överlägset. Att dokumentera intressentanalysen med en intressentmodell som tas fram i arbetsmöte med hela projektgruppen ger som redan nämnts ett antal mervärden.

1. Se till att ha en stor tavla tillgänglig eller tejpa upp en rejäl bit modelleringsplast* på väggen. Låt projektet representeras av en stor ring i mitten
2. Be gruppen att komma med förslag på intressenter som mötesledaren eller en dokumenterare skriver ner på gula notisar som sätts upp runt projektet. Fortsätt tills gruppen inte kan komma på fler intressenter. Rita en dubbelriktad pil mellan varje intressent och projektet.
3. Dela upp gruppen i två grupper som tilldelas var sin hälft av intressenterna.
   Ge grupperna en halvtimme att beskriva på blå notisar vad de tror respektive intressent förväntar sig av projektet och vad projektet förväntar sig av intressenterna.
   Notisarna kallas intressen (det klumpiga uttrycket “gränssnittsobjekt” förekommer också).
4. Presentera resultatet gemensamt genom att sätta upp alla intressen bredvid rätt pil. De intressen som intressenten förväntar sig sätts nära intressenten. Intressen som projektet förväntar sig sätts nära cirkeln som representerar projektet.

Det är viktigt att intresse motsvarar det intressenten faktiskt är ute efter, det så kallade rot-intresset. Använd därför frågan varför tills rot-intresset identifierats.
Om man inte lägger ner det extra arbete som krävs för att hitta rotintresset riskerar man att modellen blir irrelevant då det dyker upp bättre sätt att uppnå rotintresset.

Överkurs intressentmodellering – Rotintresset

Ifrågasätt gärna intressenternas intressen för att hitta ”rotintresset” med frågan ”varför har Intressent-x intresset y?” Upprepa frågan tills den effekt identifierats som intressenten önskar av det föreslagna intresset. Gör likadant med projektets intressen. Detta steg är inte ett måste, men den kan vara extremt värdefull genom att man identifierar de egentliga behov som ligger bakom föreslagna intressen. Behov som kanske kan tillgodoses på bättre sätt än med det först föreslagna intresset.
Exempel: Stockholms Isbolag trodde att människor behövde is. Helt fel. Människor hade behov av kylning, så när kylskåpet uppfanns var det adjöss för Stockholms Isbolag.

Det är även en god idé att genomföra kortare arbetsmöten med representant(er) från respektive intressent. Är projektet stort är det direkt olämpligt att hoppa över detta steg.

* Polypac AB 08 531 704 00
Vit modelleringsplast. Artikelnr: 150 – 030, Polyetenfolie plan