Work Breakdown Structure bidrar till samsyn i projekt
För att lyckas i ett projekt räcker det inte att ha målbilden klar för sig. Alla som är involverade i projektet behöver också få koll på vad som ska göras och hur olika aktiviteter förhåller sig till varandra. Ett smart sätt att skapa samsyn i projektet är att inleda arbetet med att göra en WBS, Work Breakdown Structure.
– Det är ett effektivt sätt att få grepp om omfattningen och avgränsningar i projektet. Och det behöver inte ta lång tid, man kommer väldigt långt på en timme, berättar Terese Berglund, konsult, mentor och lärare med mer än 25 års erfarenhet av projekt inom flera olika branscher.
Som namnet antyder handlar WBS om att bryta ner arbetet och skapa en struktur för hur det ska genomföras. Allt som behöver göras i projektet ska finnas med och WBS:en ger på så vis ramarna för projektet. Poängen är att få en överblick över vilka olika moment som behöver utföras för att nå projektets mål, men även att tydliggöra projektets avgränsningar.
Vad är en WBS?
WBS, Work Breakdown Structure, är en metod för att skapa en visuell bild av vilka olika delar som ingår i ett projekt och synliggöra hur de förhåller sig till varandra. Fokus ligger på VAD som ska göras.
Exempel på nyttan:
- Visualisering. WBS ger en överskådlig bild som är lätt att ta till sig.
- Samsyn. Projektgruppen får en gemensam bild av vad som ska göras i projektet.
- Struktur. I arbetet med WBS:en blir det tydligt hur olika delar i projektet hänger ihop och är beroende av varandra.
WBS synliggör brister
Poängen med WBS är att den fokuserar på VAD, vilka olika steg som projektet innehåller, inte exakt hur de ska utföras. Syftet är att så tidigt som möjligt identifiera omfattningen och eventuella avgränsningar så att man kan styra undan sådant som ligger utanför projektet, samt säkerställa att man inte missar några viktiga frågor.
Det är alltid en fördel om man har väl definierade projektmål att utgå ifrån. Om det är oklart riskerar man att ta med saker som egentligen inte bör ingå i projektet. På så vis är WBS väldigt nyttigt, den synliggör bristerna, både om det saknas delar i projektet och om det finns saker som bör ligga utanför.
Terese Berglund
Astrakanlärare och IPMA-Certifierad Projektledare
Miniföreläsning WBS
Workshopupplägg för att ta fram en WBS
Det mest effektiva sättet att ta fram en WBS är att göra det i en workshop tillsammans med alla som är involverade i projektet – beställare, utförare och mottagare av projektet.
– Börja med en liten grupp och komplettera med fler om ni märker att det behövs, tipsar Terese Berglund.
I workshopen utgår man från projektmålen – vad behöver göras i projektet för att målet ska uppnås? Det kan exempelvis vara aktiviteter för att genomföra tester av olika slag, ta fram underlag eller specifikationer. Var och en skriver på post it-lappar vilka arbetsmoment – eller leveranser – de ser utifrån sitt perspektiv. Lapparna sätts sedan upp på en tavla och i nästa steg grupperas lapparna så att de som hör ihop hamnar tillsammans.
Därefter struktureras lapparna i en hierarki så att det blir tydligt vilka olika aktiviteter och leveranser som ingår i projektet och hur de hänger ihop.
– Det blir som en trädstruktur där man ser de olika uppgifterna i projektet uppdelat i nivåer, förklarar Terese Berglund.
Utbildning inom området
Så lyckas du med din WBS-workshop
-
1
Se till att olika funktioner och kompetenser är med och tar fram WBS:en
Låt alla tänka själva först, innan ni börjar diskutera vad som ingår i WBS:en. Då ökar chansen att fler olika perspektiv kommer fram.
-
2
Tidsbegränsa övningen till exempelvis en timme
Se till att hålla fokus på VAD, inte HUR. Undvik att fastna i detaljer.
-
3
Håll dig neutral som facilitator för workshopen
Låt gruppen forma sin gemensamma bild.
-
4
Red ut begreppen
Diskutera begrepp som dyker upp så att ni är överens om vad ni menar.
-
5
Se till att WBS:en innehåller alla olika steg som är nödvändiga för att nå projektmålen
Var tydlig med avgränsningar.
Kom överens om begrepp, struktur och förhållanden mellan leveranser
Förutom visualiseringen av projektet ger WBS-arbetet projektmedlemmarna en samsyn som är ovärderlig i det kommande arbetet. Genom att diskutera och jobba fram WBS:en blir de överens om både begrepp, struktur och förhållanden mellan de olika leveranserna i projektet. Dessutom har man en fördel när man i nästa steg ska ta fram en nätplan, tidplan och budget för projektet.
– Det vanligaste problemet när det gäller projekt är att man sätter tidplanen samtidigt som man pratar om vad och hur. Om man har gjort WBS först har man en stor fördel och det blir betydligt enklare att sätta en realistisk tidplan, konstaterar hon.
Som facilitator i ett WBS-arbete bör man enligt Terese Berglund hålla sig så neutral som möjligt.
– Utgå ifrån att det inte finns något facit på uppgiften, utan att det är gruppens gemensamma bild du vill åt, tipsar hon.
Terese Berglund konstaterar att man kan ha nytta av att göra en WBS i alla typer av projekt. Själv har hon till och med använt sig av metoden hemma när de skulle bygga ett sommarhus. Hon tipsar om att göra WBS:en så tidigt som möjligt i projektet. Detta för att det ger en tydlighet i både förväntningar och genomförande.
– Styrkan med WBS är att projektet visualiseras, vi får en bild som visar de olika arbetspaketen i projektet.
