Mall för Projektbeställning – projektägarens roll & ansvar

Projektbeställningen är projektägarens, även kallad projektbeställaren, ansvar. Projektägaren ser till att projektet levererar önskad nytta, leder styrgruppen och hjälper projektledaren att göra rätt prioriteringar. Här kan du ta del av exempel, checklistor och en enkel mall för projektbeställning.

Vad är en projektbeställning?

Projektbeställningen upprättas av projektets beställare och ger en första grov beskrivning av projektet. Projektbeställningen beskriver vilka krav projektet ska uppfylla samt hur projektmålen bidrar till effektmålen. Projektbeställningen ska definiera: krav, projektets omfattning, intressenter, affärsnytta och mål. Andra namn för projektbeställning kan vara Uppdragsbeskrivning, Projektdirektiv, Projektspecifikation, Idébeskrivning eller Projektdefinition. På engelska: Project Charter.

Varför behövs en projektbeställning?

Engagerade och kunniga beställare är avgörande för ett bra resultat när det gäller projektledning. Det är projektbeställaren, även kallad projektägaren, som ansvarar för att projektets resultat kommer till användning: att det finns en plan för effekthemtagning och att den genomförs.

En tydlig projektbeställning är ett viktigt första steg för att projektledare och -medlemmar ska prioritera rätt och veta varför det är viktigt att projektet lyckas.

Projektägarens uppgifter & roll

  • Ansvar för effektmål
  • Ansvar för att projektmål leder till att effektmålen uppfylls
  • Utser projektledare
  • Godkänner projektplanen tillsammans med styrgruppen – ”projektledarens kontrakt”
  • Leder styrgruppen
  • Ansvarar för förstudien
  • Ansvarar för effekthemtagningen
  • Initierar, följer upp och avslutar projekt

Checklista projektbeställning

Mall med exempel för varje punkt hittar du längre ned.

Projektbeställningen ska innehålla:
• Överenskommelse
• Bakgrund
• Mål – effektmål, projektmål, målparametrar
• Omfattning och resultat: projektets omfattning, avgränsningar, leveranser
• Mottagare av projektets resultat/projektets intressenter
• Tid/kostnad

Miniföreläsning - Projektbeställning

Camilla Åkesson är certifierad projektledare på IPMA-B nivå

Mall Projektbeställning

Överenskommelse

Under denna rubrik beskrivs överenskommelsen mellan beställaren av projektet och den som utnämnts till projektledare.
Projektbeställningen är genomgången och formellt godkänd när beställare och projektledare undertecknat dokumentet.

Bakgrund

Här beskrivs anledningen till att projektet behöver genomföras, så konkret som möjligt. Följande frågor kan vara till hjälp när bakgrunden ska beskrivas: Vilket behov av förändring innebär projektet? Vilka möjligheter innebär det att genomföra projektet? På vilket sätt påverkas organisationen eller företaget? Vad händer om projektet inte genomförs? Kommer ytterligare åtgärder att krävas av organisationen för att projektets resultat skall komma till full nytta?

Mål

Under denna rubrik finns effektmål och projektmål samt målparameter.

Effektmål

Här konkretiseras nyttan av att genomföra projektet. Nyttan kan anges i hårda ekonomiska och tydligt mätbara termer som exempelvis ökad omsättning och ökad kundnöjdhet. Konkretisera målet genom att ange antal procent som till exempel omsättningen ska öka och vid vilken tidpunkt som målet ska vara uppnått.
Även andra och lite mjukare skäl kan anges, exempelvis good-will för organisationen eller liknande, som är svåra att uppskatta i siffror.

Projektmål

Här beskrivs vad projektet ska uppnå i tid, kostnad och resultat. Välj med fördel en övergripande beskrivning under denna rubrik och konkretisera med fler detaljer under rubriken Projektets omfattning. Målet ska förstås vara konkret, mätbart och tidssatt.

Målparametrar

Rangordna tid, kostnad och funktionalitet. Vilken parameter är viktigast för organisationen? Handlar det om att nå marknadsfönstret och leverera en viss tid eller handlar det om att inget får gå fel och att kvaliteten i funktionaliteten måste vara på topp?

Omfattning och resultat

Under denna rubrik finns omfattning, avgränsningar och leveranser beskrivna.

Projektets omfattning

Här konkretiseras vad projektet ska göra, vad som ingår och om det finns uttryckliga krav på hur det ska utvecklas eller genomföras.

Avgränsningar

Här tydliggörs sådant som inte ingår i projektet, exempelvis lansering eller införande.

Leveranser

Här beskrivs vilka konkreta resultat som kommer av att projektet genomförs

Mottagare av projektets resultat

Här anges vilken del av organisationen och/eller vilken kund som är mottagare av projektets resultat, vem som ska förvalta och förädla projektets resultat efter att projektet avslutats.

Tid och kostnad

Här anges en grovt uppskattad tid när projektets resultat ska vara levererat och en grovt beräknad kostnad för framtagningen.

Fler användbara verktyg för projektägare – lär dig mer här

Ladda hem dokument

Projektkommunikation

  • Bocka för de dokument du vill ladda ner
                • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
                Aaron Haglund

                Aaron Haglund