Att leda en ny grupp Lär dig mer om hur du bygger upp lagkänsla med hjälp av mål, delsegrar och tydliga värderingar

Som ledare för en ny grupp är det lätt att stressa igång arbetet. Att direkt inleda jakten på era mål. Men när det gäller att bygga ett team är genvägar ofta senvägar och du riskerar att jaga ensam istället för i flock. Här är en genomgång av vad du ska tänka på som ledare för ett nytt team.

Att leda en ny grupp – första veckorna

Dina handlingar som ledare de första veckorna kommer att vara avgörande för hur ditt team levererar på lång sikt. Här gäller det att sätta grunden för er framgång och forma normer gällande arbetet och etablera tydliga mål. Att skapa en arbetsmiljö där gruppmedlemmarna känner sig trygga och motiverade till att bidra med både idéer och den där lilla extra ansträngningen som krävs för framgång.

Det är alltså viktigt att inte bara tala om vad ni ska åstadkomma utan hur ni ska arbeta som grupp. Detta gäller oavsett om du tar över en redan existerande arbetsgrupp eller om den är helt nyformad. Första prioritet är att lära känna gruppmedlemmarna och skapa lagkänsla. En bra start kan vara att under ett första möte tala om sina bästa respektive sämsta erfarenheter av grupparbete. Det skapar en bild av vad ni eftersträvar i er arbetsmiljö och vad som får er att trivas – eller inte trivas – på jobbet. Leder du ett geografiskt utspritt team kan det vara värt att lägga extra vikt vid gemensamma, virtuella, fikapauser så att ni håller igång kommunikationen internt och det inte uppstår ett ”vi och dom”.

Visa vad du står för som ledare

I ”lära-känna-fasen” har du som ledare en bra möjlighet att visa vad du står för. Förklara den bakomliggande orsaken till dina beslut och handlingar, vad som är viktigt för dig och på vilket sätt du kommer att mäta era framsteg som grupp. Har du några särskilda nyckeltal som du kommer att följa upp? Förklara hur du kommer att använda dem så att gruppmedlemmarna förstår vad som förväntas och på vilket sätt deras arbete kommer att utvärderas. Teammedlemmar vill veta hur du definierar framgång. Att vara tydlig med dina värderingar och din vision skapar förhoppningsvis även ett klimat av öppenhet – om alla vet vad du vill åstadkomma finns det ingen anledning att börja spekulera om dolda agendor. Känner du att vill fördjupa dig ännu mer så läs gärna vår kurs ny som chef.

Förklara hur du vill att gruppen ska arbeta

När det tillkommer nya medlemmar till teamet så är det ditt uppdrag som ledare att tydliggöra vad som gäller – exempelvis hur ni sköter era möten, ber om hjälp eller följer upp uppgifter. Det här går såklart också att delegera till gruppens veteraner som en del i relationsbyggandet – men glöm inte att det ytterst är ditt ansvar som ledare att nya gruppmedlemmar får förståelse för förväntningar, mål och arbetsrutiner. Om inte detta görs tydligt finns det en risk att människor känner sig exkluderade, att det bildas interpolitiska grupperingar och att medlemmar tappar motivationen att prestera för er gemensamma framgång.

Var tydlig med gruppens mål och roller

Din viktigaste uppgift som ledare är att sätta ambitiösa, men nåbara, mål utifrån ditt teams input. Klargör vad ni arbetar mot och på vilket sätt du räknar med att ni ska kunna ta er dit. Genom att sätta dessa mål tidigt hjälper du teammedlemmarna att prioritera och sätter ramarna för det ansvar som ni delar – på vilket sätt var och en bidrar till er gemensamma måluppfyllelse.

Om du har fått ditt team i arv handlar din uppgift kanske först och främst om att klargöra gamla mål jämfört med att sätta nya – såvida inte syftet med gruppens arbete ändrats. Om arbetsgruppens syfte ändrats kanske det till och med finns anledning att se över arbetsroller och att lägga ordentligt med tankekraft när det gäller hur ni ska arbeta framöver.

Håll dörren öppen – var inte rädd för att överkommunicera

Att kommunicera för mycket är alltid att föredra framför alternativet. Att inleda arbetet med en tydlig struktur och uppföljningar är det säkraste sättet att undvika missförstånd. Om du känner dig osäker så kan det vara värt att ställa dig själv frågan: har du varit med om att en chef kommunicerat för mycket? Svaret är troligtvis nej.

Ta en snabb delseger

I förändringsarbete är delsegrar det som skapar momentum – en känsla av framgång och gemenskap i teamet. Inspireras gärna av tänkandet när det gäller delsegrar och se till att er arbetsgrupp får en framgång tidigt. Lyckas du identifiera ett problem – ta itu med det. Detta är bästa sättet att visa att du både lyssnar och får saker gjorda. Dessutom bygger du upp ett förtroendekapital som är viktigt ifall det kommer hårdare tider.

Hur identifierar du en möjlig delseger?

  • 1

    Identifiera ett problem som är möjligt att lösa inom en rimlig, kort, tidsperiod.

    Se också till att problemlösningen räknas som en seger i organisationen – ligger det i linje med företagskulturen att vilja lösa detta? Om inte kanske det finns något annat problem som ger en större pay-off när det gäller lagbygget.

  • 2

    Försäkra dig om att problemet leder till mätbara förbättringar:

    – finansiellt
    – effektivitetsmässigt (indirekt finansiellt)

  • 3

    Ge problemet prioritet i förhållande till era mål

    Visa hur problemet hänger ihop med hur ni bedöms som arbetsgrupp och skapa en gemensam agenda.

  • 4

    Ta itu med ett problem i taget

    Det finns säkert många områden med förbättringspotential men genom att sprida fokus är det risk att ni gapar över för mycket. Gör alltså problemet till er huvudfråga och spara annat för framtiden.

  • 5

    Gör ett test

    Om möjligt, se till att göra ett första test eller pilotprojekt som visar att ni är på rätt väg. Detta tydliggör vilka resurser som krävs för att lyckas.

  • 6

    Fira

    När ni uppnått en konkret förbättring, ge den uppmärksamhet och se till att fira.

Kelly Odell om mål och att skapa trender i en ny grupp

Checklista för dig som leder en ny grupp

Utifrån Susan Wheelans teorier om grupputveckling handlar det första stadiet om att skapa tillhörighet och trygghet. Att ge teammedlemmarna en känsla av förutsägbarhet när det gäller hur arbetet kommer att fortgå samtidigt som du ni utvecklar en lojalitet mot gruppen. Ett tydligt tecken på att du lyckats med detta är att teammedlemmarna börjar komma med egna idéer och förslag.

  1. Tänk på att gruppen är beroende av dig som ledare. Detta är normalt för nya grupper då många känner oro inför sin egen roll och tillhörighet. Därför önskar många tydliga besked, direktiv och struktur i gruppens första utvecklingsfas.
  2. Utöver tydliga instruktioner så behöver teammedlemmarna också veta varför du fattar vissa beslut. Genom transparens visar du att du är pålitlig och minskar riskerna för ökad oro.
  3. Förklara din vision och målen med gruppens arbete. Dessa är inte alltid självklara för medlemmarna, att vara medveten om vilka faktorer som är avgörande för er framgång hjälper dem att fatta beslut och bli mer självständiga i sitt arbete. Enkelt uttryckt: Tydliga mål leder till mer utfört arbete.
  4. Roller kan lätt definieras utifrån status och yttre faktorer snarare än kompetens – se till att verkligen lära känna dina teammedlemmar och deras bakgrund så att ni inte går miste om värdefull kompetens.
  5. Än en gång: tydliga instruktioner och checkfrågor. Gruppen är ofta väldigt tillmötesgående och foglig till en början. Många utgår också från att ni är överens om era mål. Detta kan vara förrädiskt då medlemmarnas antaganden kan göra att uppgifter inte blir utförda. Se därför till att vara extra tydlig och ställ checkfrågor för att ta reda på hur gruppen uppfattat mål och uppgifter: vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara gjort.

Mer om att leda nya grupper

Om du vill läsa mer får du gärna ladda gärna hem vårt kostnadsfria dokument tips till nyblivna chefer. Blogginlägget Effektiva Team avhandlar grupputveckling på högre nivå.

Letar du efter kompetensutveckling i form av utbildning kan du kika på våra ledarskapsutbildningar, för projektledare har vi en specifik utbildning när det gäller ledarskapskompetens/beteende: Projektledarskap.

Aaron skriver om grupputveckling och kommunikation
Aaron – sammanställer och förvaltar Astrakanmaterial. Är själv mest intresserad av grupputveckling och kommunikation. Blir glad av relevanta mätetal.