Projektorganisationen – roller i projekt

Rollerna i projekt – ansvar och befogenheter

Tänk på att projektrollerna kan beskrivas annorlunda i olika organisationer – det här är alltså inte en ”hel sanning” när det gäller roller kopplade till projektledning.

Projektägaren finansierar projektet

Ett annat ord för projektägare är projektsponsor. Detta kan vara VD, högsta chef eller chef för den avdelning som i första hand påverkas av projektet.

Vanliga ansvarsområden för projektägaren:

• effektmålen ska definieras
• att businesscase, eller ROI, tas fram – att det finns en kalkyl för när projektet ska löna sig
• Sätta projektets prioritet i förhållande till annat som pågår i organisationen
• Förankrar projektet i ledningen och andra intressenter
• Bevakar andra satsningar och omvärldsfaktorer som kan påverka projektet

Förslag på Projektägarens befogenheter:

• Initiera/avsluta projektet.
• Tillsätta/avsätta beställaren
• Tillsätta/avsätta styrgruppsmedlemmar
• Tillsätta/avsätta projektledare
• Justera projektbudgeten
• Tar beslut om grindpassage eller eventuell nedläggning.

Projektbeställaren får mandat av projektägaren att agera som den operativa beställaren av projektet.

Projektbeställaren är den som ansvarar för att projektet uppfyller effektmålen. Dessa effektmål ska vara mätbara.

 Vanliga ansvarsområden för Projektbeställare:

• Projektbeställningen i sin helhet
• Ordförande i styrgruppen
• Effektmålen ska uppnås
• Projektmålen ska sättas så att de matchar effektmålen
• Gör en effekthemtagningsplan tillsammans med de som ska följa upp effekten
• Säkerställa att investeringen uppnår förväntad nytta
• Bevaka att projektet följer tidplan
• Arbetar med projektledaren och ska finnas som stöd till denne genom hela projektet
• Hanterar intressekonflikter
• Planera och bjuda in till styrgruppsmöte
• Prioriterar mellan tid, kostnad och omfattning
• Ser till att det finns resurser till projektet
• Bevaka andra satsningar och omvärldsfaktorer som påverkar projektet

Förslag på Projektbeställarens befogenheter:

• Tillsätta/avsätta styrgrupp
• Tillsätta/avsätta projektledare
• Godkänner projektavslut
• Tillser att det finns mottagare av projektet vid avslut

Styrgruppens roll är att stötta projektbeställaren.

Vanliga ansvarsområden för styrgruppen

• Följer upp projektets resultat och rådgör med projektbeställaren inför beslut
• Agerar som ambassadörer för projektet
• Arbetar för projektets bästa (och inte sin egen enhet/avdelning)
• Underlättar för projektet – eliminerar hinder
• Stöttar projektledaren och beställaren
• Förankrar projektet hos olika intressenter
• Göra beställaren uppmärksam på eventuella bristfälliga beslutsunderlag
• Omvärldsbevakning i organisationen för andra projektet eller satsningar vilka kan ha beröringspunkter till projektet.

Projektledaren utses av beställaren.

Projektledaren ansvarar för att nå projektmålen inom ramarna för budget, tid och omfattning.

Vanliga ansvarsområden för projektledaren:

• Att Projektmålen uppnås
• Planera projektet
• Att leda projektet i enlighet med beslutad budget, tid och omfattning
• Tillse att beställaren har tillräckligt med beslutsunderlag inför varje enskilt beslut i projektet.
• Ge beställaren en status med överenskommet intervall, på tid. Kostnad och omfattning.
• Föredra projektstatus, beslutsunderlag, riskanalys på styrgruppsmöten
• Riskhantering
• Konflikthantering
• Stötta delprojektledarna i sitt arbete
• Hantera intressenter samt kommunikation med dessa
• Koordinera arbetet i projektet
• Leverans av projektets resultat
• Författa slutrapport med tillhörande lärdomar och erfarenheter
• Tillse att projektgruppen får jobba i lugn och ro, dvs lösa eventuella konflikter som finns högre upp i organisationen utan projektdeltagarnas vetskap (om så inte krävs)
• Ansvarar för att projektet har resurser med rätt kompetens och tid
• Planera, leda och kalla till projektledningsmöten (där projektledaren och delprojektledarna ingår)
• Planera, leda och kalla till projektmöten (där samtliga projektdeltagare ingår)

Förslag på Projektledarens befogenheter:

• Tillsätta/avsätta delprojektledare
• Tillsätta/avsätta projektmedlemmar
• Fatta beslut inom ramen för projektets budget, tid och omfattning