Astrakans Hall of fame: Søren Ravnskov

Från konsult- till utbildningsbolag

Søren Ravnskov började på Astrakan som verksamhetskonsult 1995. Då var Astrakan ett renodlat konsultföretag, men idén om att dra igång en utbildningsverksamhet hade börjat ta form.

– Utbildning ingick på många sätt i konsultrollen, så steget till att starta utbildningsverksamhet var inte så långt, berättar Søren.

Att satsa på utbildningar innebar inte bara en ny inkomstkälla. Det var även ett sätt att ta vara på konsulternas expertis inom sina respektive områden som i sin tur kunde bana väg för nya konsultuppdrag.

Magnus Penker, som var en av Sørens konsultkollegor på Astrakan, gjorde verklighet av idén och startade Astrakan strategisk utbildning som ett dotterbolag till Astrakan strategisk utveckling 1996.

Mitt stoltaste ögonblick

1999 fick Søren frågan om att gå in som vd i bolaget, till en början två månader parallellt med Magnus, eftersom han vid den tiden arbetade som platschef på Nexus i Täby. Men när Magnus gick vidare till andra uppdrag tog Søren över rodret fullt ut.

Det var en roll som passade honom bra, med tanke på hans dubbla masters från både Chalmers och Handelshögskolan i Stockholm.

Men det skulle visa sig bli en turbulent första tid för Astrakans utbildningsverksamhet. Expansion genom uppköp vad den tidens melodi inom IT-branschen och för Astrakan utbildning innebar det att de hängde med som dotterbolag genom en rad olika uppköp.

När norska IT-företaget EDB beslutade sig för att sälja, alternativt lägga ned Astrakan strategisk utbildning 2009 klev Søren fram med sitt förslag:

– Då vill jag köpa det!

Till sin hjälp tog han Kelly Odell, som då konsultade som lärare för Astrakan parallellt med sin ordinarie anställning som nordisk försäljningsdirektör hos Volvo Personbilar.

Med en gedigen erfarenhet inom företagsvärlden var Kelly van vid att göra stora affärer. Søren tog raskt fram en affärsplan och Kelly skötte förhandlingarna – och affären gick i lås, mitt framför ögonen på Sørens dåvarande chef som själv var intresserad av att köpa upp bolaget.

– Det är nog ett av mina stoltaste ögonblick, minns Søren.

Varför går det åt helvete med IT-projekt?

Genom åren har Astrakan etablerat sig som en ledande aktör inom kompetensutveckling i IT-branschen. Bland kunderna finns många stora företag och verksamheter, som Scania, Volvo, SEB, Skatteverket, Försvarsmakten och många andra.

Här har chefer, specialister, projektledare och verksamhetsutvecklare fått utbildning i ledarskap, projektledning och verksamhetsutveckling med utgångspunkt i Astrakanmetoden. Søren har också själv både undervisat och föreläst, bland annat inom verksamhetsanalys.

Søren har alltid varit kreativ och nyskapande i sitt sätt möta de utmaningar som företaget ställts inför. Under IT-krisen, då många utbildningsföretag kämpade med sin överlevnad, fick han idén till en föreläsningsserie med en uppseendeväckande rubrik: Helikoptertur över Astrakanmetoden – varför går det åt helvete med IT-projekt och vad kan vi göra åt det?

– Vi planerade först två seminarietillfällen, men de blev fullbokade på nolltid. Så vi fyllde på med ytterligare två tillfällen – som också blev fullbokade direkt. Totalt blev det 11 seminariedagar – och 25 procent av de som kom blev sedan kunder hos oss, berättar han.

”Du har beväpnat oss”

Att hitta nyttan för kunden och ge dem verktygen att själva ta ansvar för sin verksamhetsutveckling har gått som en röd tråd genom Astrakans historia.

Søren berättar hur han höll i en utbildning för arkivarier och förklarade att de måste ställa krav på att deras IT-konsulter pratar och förklarar på vanlig svenska, istället för att svänga sig med obegripliga förkortningar.

– Efter det tog vi en paus och när jag kom tillbaka hade det hänt något med gruppen, de höjde näven och jublade. Jag förstod ingenting. ”Du har beväpnat oss”, var svaret. De kände att de äntligen hade fått verktyg och självförtroendet att ifrågasätta obegripliga konsulter och själva driva sina frågor, berättar han.

För Søren handlar verksamhetsutveckling om att hitta nyttan för användarna – och inte i första hand om att implementera avancerade IT-verktyg. ”Verksamhetsutveckling handlar om människor” konstaterar han. Och då är det också viktigt att man som beställare förstår sin verksamhet, vilka intressentgrupper det finns och vad en förändring betyder för respektive grupp – vilken påverkan, vilka hinder och vilken nytta innebär förändringen?

Det låter självklart, men ett färskt exempel visar hur fel det kan gå.

– Ta införandet av vårdsystemet Millennium i Västra Götaland. Det har kostat miljarder att ta fram, men man blir tvungen att lägga ned det direkt. Det fungerar inte i verkligheten. Man har inte utgått från användarnas behov, inte förstått syftet med systemet och inte heller testat det ordentligt innan det lanseras.

Synliggör den röda tråden

Det som är styrkan med Astrakanmetoden är sättet att avbilda verksamheten genom att visa hur olika processer hänger ihop med de övergripande, strategiska målen för verksamheten – att synliggöra den röda tråden genom verksamheten.

En av de avgörande nycklarna i metoden är att arbeta med språket, förklarar Søren. Vad betyder det när man använder ord som process eller kund? Betyder det samma sak för alla?

Vad händer om vi skiter i uppgiften?

Att ifrågasätta etablerade ”sanningar” är en annan av Sørens käpphästar.

På ett energiföretag där han kom in som verksamhetskonsult ifrågasatte han en blankett som en person fyllde i varje månad. ”Varför gör du det här?” frågade han medarbetaren. ”Jo, det behöver de på avdelningen ABC” var svaret. Søren gick då vidare till ABC och frågade varför de behövde ha blanketten. ”Jo, det behöver de på avdelningen XYZ” var svaret. Och så följde han blankettens väg genom organisationen tills han till slut hamnade hos Nisse som svarade: ”Jag vet inte varför jag får den här blanketten, den ersatte vi med ett system för flera år sedan. Jag brukar slänga den i papperskorgen”.

– Jag har en metod för att synliggöra den här typen av slöserier med tre frågor: Vad är nyttan med att göra den här arbetsuppgiften? Vad kostar det? Vad händer om vi skiter i den?

Tuffa krav på lärarna

Att Astrakan stått emot konjunktursvängningar, IT-krascher och finanskriser har flera förklaringar, konstaterar Søren. Dels har de en bra modell där de är generösa med sitt material, men de är också mån om att skapa värde för kunderna och alltid hålla en hög kvalitet i sina leveranser.

Det gäller även lärarna. De lärare som håller i Astrakans utbildningar har alla djup teoretisk kunskap i ämnet. Men de har även stor praktisk erfarenhet av det de undervisar. De arbetar själva som konsulter och har på så vis insikt i de utmaningar som deras adapter kan stöta på – och förmåga att lära ut på ett engagerande sätt.

– Vi vill att det du lär dig ska vara till nytta och ge effekt i din verksamhet. Som lärare måste man kunna sätta sig in i de frågor och problem som de man utbildar ställs inför, förklarar han.

För att bli lärare på Astrakan behöver man, förutom en inledande intervju och provföreläsning internt, även gå som lärarkandidat tillsammans med en mer erfaren kursledare. Om man sedan får ett betyg mellan 4 och 5 på sin första utvärdering är man godkänd som lärare för Astrakan.

– Astrakan har ett bra rykte och många ser det som en merit att ha i sitt CV, konstaterar Søren stolt.

Från missnöjd till glatt överraskad

Förutom vd och styrelseordförande för Astrakan har Søren även varit styrelseordförande för SAUF, en branschorganisation för utbildningsföretag som idag är en del av Utbildningsföretagen

En viktig grundbult i den verksamheten är kvalitetsceritifieringen som säkerställer att medlemsföretagen uppfyller branschens krav på kvalitet. Astrakan är också själva certifierade av DNV.

– Astrakan har länge varit aktiva medlemmar i den här branschorganisationen, framför allt när det gäller kvalitetssäkring och certifiering av utbildning, förklarar han.

Kvalitet har alltid varit ett ledord för Astrakan. Vid ett tillfälle då en kund gav ett riktigt lågt betyg till en utbildning i praktisk projektledning ringde Søren upp för att ta reda på varför kunden inte var nöjd. Det visade sig att kunden tyckte att kursen var på en för basic nivå och att han snarare var intresserad av att leda iterativa projekt. Søren visade på kurskatalogen och sa: ”Då borde du ha gått den här kursen, Att leda iterativa projekt. Jag kan ge dig 40 procent i rabatt om du vill gå den också”.

– Han blev både glad och överraskad och tyckte att mitt erbjudande var väldigt generöst, berättar Søren och konstaterar att istället för att ha en missnöjd kund hade han fått en  supernöjd kund som dessutom kunde berätta för andra hur bra han hade blivit bemött.

– Dessutom fick vi in 60 procent av en kursavgift, till kostnaden för ett kursmaterial. Men det här funkar bara om du har hög kvalitet i verksamheten. Om du har många missnöjda kursdeltagare så kommer du att gå under, konstaterar han.

Fick hjälp att vässa argumenten

En annan gång fick han hjälpa en blivande kund att vässa argumenten för att få okej från sin chef att gå en kurs på Astrakan.

– Hennes vd tyckte att kursen var för dyr. Jag tipsade henne om att fundera på vilka arbetsuppgifter hon skulle kunna göra bättre tack vare kursen, vilka problem i verksamheten hon skulle kunna lösa och hur mycket pengar det skulle kunna spara. Det blev ett ja från chefen.

Andra gånger har han stått på sig när stora företag inte insett värdet av utbildning. Ett stort telekomföretag ville upphandla interna kurser, men var inte bedd att betala mer än en tiondel av det normala priset för den typen av kurser.

– Det var ett oförskämt prisförslag som ingen seriös aktör skulle acceptera. Jag svarade att detta går bara att genomföra om man ”håller till i skogen, byter ut lärarna mot pingviner och kursmaterialet mot konfetti”. Det blev ingen affär för oss, vi var inte heller intresserade av det, berättar Søren.

Skrämde upp halva församlingen

Nu är det några år sedan som Søren valde att lämna över vd-skapet till Pia Andersson. Idag är han fortfarande styrelseordförande för Astrakan, men på grund av sjukdomar kan han inte vara lika aktiv som förr.

Hjärtat slår dock fortfarande starkt för Astrakan och det är med stolthet i rösten som han tänker tillbaka på hur mycket roligt de har haft på Astrakan genom åren. Han berättar om hur han skämtsamt brukade inleda sina föreläsningar på danska och ”skrämde upp halva församlingen” och visar även upp sina skills på munspel där han parafraserar Martin Ljung och säger ”om jag var en riktig bluesmusiker skulle jag kunna göra så här” – och drar ett riff som bara mästare klarar av.

– Ibland brukar folk säga, det där har du snott från Martin Ljung. Men då brukade jag svara: ”Nej, Martin Ljung gjorde ju så här” och så chockade jag alla genom att göra en handvolt. Men nuförtiden gör jag inga volter längre.

Søren är inte heller den som ältar misstag eller fastnar i något blame-game. Om något blir fel är det viktigare att hitta lösningen än att reda ut vem som orsakat problemet, konstaterar han och poängterar att man bara kan påverka framtiden, inte det som redan hänt.

Om någon nyanställd gör ett misstag brukar han dra sin historia om när han själv en gång var ny på ett jobb och råkade radera hela Cap Gemini-kundlistan av misstag.

– Det är okej att klanta sig. De som kommer långt är inte de som aldrig misslyckas, utan de som aldrig ger upp, konstaterar han.

Nya utmaningar med AI

Idag är det AI som står för den stora förändringen i branschen och Søren konstaterar att AI öppnar möjligheter, men att man måste använda AI på ett klokt sätt – där det levererar nytta.

Inom projektledning kan det exempelvis vara ett bra stöd, eller när man behöver ta in och dra slutsatser av stora mängder information.

Däremot tror han inte att AI kommer att förändra Astrakanmetoden.

– Astrakanmetoden är helt teknikoberoende, den handlar ju om att människor ska kunna kommunicera, och förstå vad det är man ska kommunicera om: Målen, processerna, reglerna och resurserna. Och begreppen. Det kan man göra med jättebra teknikstöd, men även helt utan teknikstöd, poängterar han.