Processkarta – Din guide till förbättring

Processkartan är ett vanligt verktyg för att beskriva det som händer i en verksamhet. Rätt utformad hjälper den dig att navigera, synliggöra hinder och fokusera på den smartaste vägen för att möta kundens behov. Men se upp! Det finns några vanliga fallgropar du bör undvika när du tar fram din processkarta.

Processkartan visar hur allt hänger ihop

Ordet process betyder utveckling, att något förändras från ett tillstånd till ett annat. I en verksamhet är processen det som skapar värde för kunden i form av produkter, ärenden eller tjänster.

Det finns många olika typer av processer i en verksamhet, på olika nivåer. Förutom själva produktionsprocessen finns det styr- och stödprocesser, exempel på det senare är ekonomi, HR och IT. Processerna beskrivs på olika detaljeringsnivåer och i olika syften, för att på olika sätt beskriva det arbete som utförs.

– Allt arbete som utförs i en verksamhet sker i processer oavsett om de är uppritade och åskådliggjorda eller inte. Det är därför det är så lätt att gå vilse när man pratar om processer, konstaterar Annika Braddon, chef och föreläsare inom bland annat verksamhetsutveckling och ledarskap.

Ofta skär processerna rakt igenom organisationen, genom alla funktioner och avdelningsgränser. Att rita upp en processkarta är därför ett bra sätt att synliggöra de olika processerna i verksamheten – och visa hur de hänger ihop.

Processkartan gör det lättare att leda verksamheten

Processkartan på den översta nivån ger en helhetsbild över organisationen, den beskriver på ett överskådligt sätt det arbete som krävs för att skapa värde för kunden. Genom att rita upp kartan för verksamheten blir det lättare att navigera och styra arbetet på ett mer effektivt sätt.

Annika Braddon

Annika Braddon

Expert inom processbaserad verksamhetsutveckling

Bilden ger exempel på hur en processkarta kan se ut. Exemplet visar en karta över en upphandlingsprocess och de olika moment som ingår. Syftet med processkartor är bland annat att kunna identifiera flaskhalsar.

Exempel på processkarta

Processkarta över upphandlingsprocess

Fem fördelar med en processkarta

  • 1
    Rätt värde till kund. Säkerställer att verksamheten producerar det som kunden vill ha och på ett effektivt sätt.
  • 2
    Underlag för förbättringar. Processkartan synliggör flaskhalsar, dubbelarbete och onödigt arbete.
  • 3
    Introduktion för nya medarbetare. Synliggör arbetsgången, när och hur man har kontakt med kunden, vilka moment som är viktiga för att uppfylla lagkrav och säkerställa kvaliteten.
  • 4
    Ger ett underlag för att dimensionera verksamheten på rätt sätt, fördela resurser och ansvar.
  • 5
    Ger en helhetsbild av verksamheten som hjälper medarbetarna att navigera och se sin del i det stora perspektivet.

Processkartor har många användningsområden

Processkartan kan vara värdefull på många olika sätt. Den kan vara en hjälp i introduktionen av nyanställda, den kan tydliggöra hur roller och ansvar ska fördelas.

Men den kan också utgöra ett viktigt underlag i förbättringsarbetet. Var finns flaskhalsarna i verksamheten? Hur påverkas andra i processen av just mitt arbete? Är allt vi gör värdeskapande? Kan vi undvika onödigt arbete, eller dubbelarbete?

– Processkartan används ofta för att se till att alla gör lika där de bör göra lika och därmed samtidigt utför arbetet så smart som möjligt. Kartan kan också vara viktig för att säkerställa att man inte missar lagkrav eller viktiga moment som är avgörande för kvaliteten, poängterar Annika Braddon.

Tänk till kring syftet med din processkarta

När man ska rita upp en processkarta gäller det dock att hålla tungan rätt i munnen. Första steget är att klargöra syftet, vad ska ni ha processkartan till? Vem ska använda den? Vilken nytta ska ni ha av den?

Genom att tydliggöra nyttan styr man också vad som bör finnas med på kartan.

– Processer finns på olika nivåer. Ett vanligt misstag många gör är att de blandar övergripande processer med detaljer när de ska rita upp sin processkarta. Då riskerar det att bli rörigt för användarna och onödiga missförstånd, varnar Annika Braddon.

Börja med att avgränsa

Att rita en processkarta kräver därför att man har en viss struktur. Annika Braddon tipsar om att börja med att tydligt avgränsa det område som ska kartläggas samt att noga fundera vem eller vilka som ska ta emot det processen levererar. Tänk på att det kan finnas flera intressenter till samma process.

Ett knep är att sedan beskriva processens början och slut – vad är det som kommer in i processen och vad går ut? Det vill säga, definiera input och output. För en verksamhet som exempelvis tillverkar trähästar skulle början på processen kunna vara en träbit och slutet en snyggt målad häst.

Nästa steg är att beskriva det som händer däremellan. Tänk ungefär tre till fem steg, det vill säga, se till att hålla det på en övergripande nivå: Träbiten grovsågas, den täljs till en häst, den grundmålas, dekoreras och lackas.

Välj rätt detaljeringsnivå

Därefter kan man bryta ned olika delar i processen mer detaljerat – om det behövs.

I processkartan beskrivs huvudprocessen överst. På nivåerna under finns delprocesserna som beskriver huvudprocessen i mer detalj. Bryts delprocesserna vidare ner så hamnar vi till slut på aktivitetsnivån.

– Men se upp så att processkartan inte blir för detaljerad, det är jätteviktigt. Håll fokus på syftet – vad ska ni ha kartan till? – och stanna på den nivå som krävs för att uppnå syftet, tipsar Annika Braddon.

För de mindre aktiviteterna, nere på en mycket detaljerad nivå som beskriver exakt hur någonting utförs, kan det vara bättre att koppla på separata checklistor, instruktioner, rutiner och lathundar i stället för att rita in allt direkt i kartan. Detta för att säkerställa att arbetet på den här nivån enkelt kan ändras, uppdateras och justeras – så att processen alltid är aktuell och uppdaterad .

Om man är alltför detaljerad i processkartan kan det nämligen hindra att de små förbättringarna inte tas om hand, då det kan upplevas svårt att ändra direkt i processen.

Checklista - tänk på det här när du tar fram din processkarta

  1. Klargör syftet: Vad ska vi ha processen till? Vilken nytta ska processkartan ge i vårt arbete?
  2. Avgränsa processkartan: Vad är vårt scope, vad omfattar processen? Tänk till kring vem som ska använda processbeskrivningen och till vad.
  3. Börja med de övergripande processtegen inom avgränsningen. Vilka är de 3-5 stora stegen?
  4. Bryt bara ner delprocesser till den aktivitetsnivå som behövs.
  5. Detaljera och analysera processen där det finns förbättringspotential, där fel uppstår eller där flödet stoppas upp – där kan det ge ett stort värde.
  6. Koppla på stödjande dokument som lathundar, instruktioner och checklistor separat än rita in dem i själva processkartan.
  7. Håll det enkelt. Gå inte ned på för djup detaljnivå om det inte verkligen skapar värde, det riskerar att bli ett hinder för flexibilitet.

Exempel på processkarta som visar en ärendehanteringsprocess enligt ITIL

Se upp med perspektivet

Ett annat misstag är att man lägger för stort fokus på sin egen verklighet – istället för att se sin del i helheten.

– Det är en vanlig fallgrop. Man utgår från sin egen avdelning eller grupp och ritar kartan utifrån det perspektivet. Risken är att man då beskriver samma process på flera olika ställen i verksamheten och i värsta fall på olika sätt.

När man jobbar med att ta fram processkartan kan det därför vara bra att ha en facilitator som håller i själva workshopen och som kan metoden. Den personen kan ha en mer objektiv roll med uppdraget att se till att hålla processkartan på rätt nivå och hjälpa deltagarna att hålla fokus på syftet.

Men det är också viktigt att tänka till kring vilka som är med i workshopen. För att kartan ska bli relevant är viktigt att ha med både personer som har en mer strategisk roll i verksamheten och de som har koll på detaljerna, som kan se till att kartan blir användbar i verksamheten.

– Facilitatorns roll är att leda diskussionerna och se till att man fokuserar på att ta fram den processmodell som lämpar sig bäst utifrån syftet. Vidare att se till så att gruppen inte fastnar i olika diskussioner, hur något ska beskrivas, vad ett begrepp står för, fastnar i detaljer eller glider utanför fokusområdet, förklarar Annika Braddon.

Se till att processkartan är relevant

För att hålla processkartan relevant och användbar framöver är det också viktigt att ha en organisation med tydliga ansvarsområden kring processen.

Det behövs en strategisk roll, ett ägarskap, som ser till att processen synkar med verksamhetens mål, en taktisk roll, som ser till att processen mår bra och skapar värde för kunden och en operativ roll som kan leda processarbetet samt se till att uppdatera de delar som förbättrar processen.

– Huvudprocesskartan hjälper oss att hålla fokus och förstå hur mitt arbete jackar in i helheten. Se till att de olika processkartorna landar på rätt nivå så att den skapar värde och gör nytta utifrån ert behov. Allt från att hjälpa er att se helhetsbilden, till att definiera hur ni bör arbeta, men glöm inte att ge utrymme för rörlighet på de lägre nivåerna, påminner Annika Braddon.

Tre fallgropar när du tar fram en processkarta

  • Processkartan blandar processer på olika nivå

    Risken är att kartan blir svår att överblicka och det blir otydligt för användarna. Tänk till, vilken nivå är det ni beskriver i förhållande till huvudprocessen? Är det själva huvudprocessen eller en delprocess där under?

  • Kartan utgår från fel perspektiv

    Ni ritar kartan utifrån den egna avdelningens arbete istället för att fokusera på hur er del hänger ihop med helheten. Var uppmärksam på hur ert arbete bidrar till huvudprocessen.

  • Ni uppfinner kartan på nytt

    Vissa processer, som exempelvis fakturering, bör beskrivas en gång på ett ställe och sedan användas oavsett var i organisationen man sitter. Se upp så att inte samma process tas fram via flera olika processbeskrivningar, då finns risk för ineffektivitet samt att flera systemstöd köps in för samma behov.

Ladda ner dokument: Verksamhetarkitektur

Agilitet och transformation

  • Bocka för de dokument du vill ladda ner
                • Hidden
                • Hidden
                • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

                Certifiera dig som verksamhetsutvecklare

                Lär dig en etablerad metod för verksamhetsutveckling

                • Kartlägg och utveckla verksamhetens processer: genomför små ständiga förbättringar såväl som större förändringar
                • Engagera människor i verksamhetens utveckling: skapa samsyn och samverkan genom olika workshopupplägg
                • Ta dig an komplexa uppdrag och öka din debiterbarhet

                Anna Nyström

                Anna Nyström

                Anna är journalist och skriver för Astrakan om verksamhetsutveckling med processer, ledarskap och mötesteknik.