Effekterna av pandemin på mötestiden och -kulturen
Om vi blickar tillbaka till pandemins utbrott så var många förändringar i arbetslivet uppenbara. Arbete hemifrån (vid möjlighet), permittering för stängda verksamheter och en vardag där digitala möten blev normen. En undersökning av psykologiska institutionen på Stockholms Universitet visar att distansarbetet ökade med 400% på bara några veckor.
– Inte direkt några nyheter eftersom vi alla var där och upplevde det.
Långvariga effekter på mötestiden
Mer intressant är de långvariga effekterna på vår arbetsdag och möteskultur. Så här kommer en riktig sifferfest gällande våra mötesvanor. Källorna varierar, i vissa fall är det studier av faktiska arbetskalendrar, i andra fall enkätundersökningar eller rapporter.
Statistik kring våra mötesvanor
-
•
Vad skedde i början av pandemin?
Studier från Harvard Business School och National Bureau of Economic Research visar att arbetsdagen blev 48,5 minuter längre, samtidigt som antalet möten ökade med 12–13 %. Människor deltog betydligt fler men kortare möten.
-
•
Hur ser det ut nu?
Mötestiden ligger fortsatt på en hög nivå. Enligt sammanställningar från bl.a. Statista (2025) ligger vi fortfarande på cirka 13 % mer mötestid jämfört med före pandemin, och tjänstepersoner deltar i fler än tio möten per vecka i genomsnitt.
-
•
Hur mycket tid går åt till slösmöten?
Enligt Market.biz spenderar 65 % av personalstyrkan 3–4 timmar per dag i möten, och 53 % av dessa möten saknar tydliga mål – även om det är oklart hur Market.biz har tagit fram just dessa siffror. Som mer tillförlitlig källa kan Atlassians enkät (5 000 svarande) användas: där bedömdes 78 % av alla möten som ineffektiva och 51% av de svarande uppgav att de tvingades jobba övertid på grund utav alla slösmöten.
Jämför man med äldre svenska undersökningar av Svenska Möten så saknade 50% av alla möten mål under 2017 och 36% under 2019.
Så vad kan vi dra för slutsatser om möteskulturen?
Våra möten blir fler, men inte bättre. Om människor tvingas jobba övertid och är stressade så finns det med stor sannolikhet tidsvinster att göra genom att rensa kalendern från möten utan mål och syfte. Verksamheter investerar kort och gott enorma mängder pengar i dåliga möten som sänker produktiviteten och skapar tidsbrist.
Vill du räkna ut vad ett möte faktiskt kostar? Testa vår möteskostnadskalkylator.
Så höjer ni möteskvalitén
-
•
Skapa en mötespolicy
Ta fram och inför en mötespolicy där alla möten ska ha en agenda som innehåller mål och syfte på förhand.
-
•
Se till att mötesagendan följer SMARR
På våra utbildningar i facilitering använder vi mötesformeln SMARR som är enkel och gör det lätt att strukturer mötet. SMARR står för Syfte, MÅL, Arbetsgång, Roller och Regler.
-
•
Nej till slösmöten
Tydliggör att man ska tacka nej till alla möteskallelser som saknar agenda. Uppmärksamma och uppmuntra de som tackar nej till möten med positiv feedback.
-
•
Chefer behöver agera förebilder
Se till att ledningen och verksamhetens chefer lever som de lär. Om du kallar till en möte så måste en agenda finnas på plats först.
-
•
Skapa en återkommande kalendertid för kvalitetssäkring
Få in rutiner i kalendern där man följer upp kvaliteten på veckans genomförda möten och går igenom kommande veckas möten för att identifiera möjliga ”slösmöten.” Om man sätter av en halvtimme för detta varje fredag bör man göra stora tidsvinster på kort tid.
Utbildningar för mer kvalitativa möten
Enkel formel för bättre möteskvalitet – SMARR
SMARR är utvecklad av Facilitatorhuset och ingår i boken Sätt fart på arbetsmötet. Formeln gör det lätt att förbereda möten som leder till önskat resultat.
Microföreläsning - SMARR
Mötesformeln SMARR
Summering – gå från slöa slösmöten till motiverande möten med mål
Möten är en av verksamhetens största dolda kostnader och det finns en enorm möjlighet till snabba tidsvinster för de som förbättrar sin möteskultur. Genom att arbeta mer medvetet med mötespolicys, tydliga agendor och verktyg som SMARR‑modellen kan man på kort sikt frigöra tid, minska stress och få till ett mer hållbart arbetsliv för många.
Beteendemönstret med kortare möten och avstämningar är nödvändigt med tanke på hur arbetslivet förändrats genom den ökade mängden distansarbete. Inte minst är det nyttigt bara för att kunna göra en lägeskoll med sina kollegor. Men även kortare möten behöver en agenda, det man kan tänka på som mötesledare är att agendan även kan innehålla utrymme för det sociala och att man kan variera sina mötesupplägg för att slippa slentrianen.
Ett enkelt verktyg är isbrytare, som inte behöver vara tramsiga eller pinsamma, men ändå ger ett avbrott från vardagslunken. Meningsfulla möten handlar inte bara om mål och resultat utan att vi får en roligare arbetsdag och kan bygga gemenskap.
Om vi vill öka andelen kvalitativa möten handlar det inte bara om att avboka och undvika dåliga möten utan att vi lägger tid på att faktiskt förbereda bra möten.
