Förstå och åtgärda organisatoriska silos

Organisatoriska silos en återkommande utmaning

En av de vanligaste utmaningarna jag har sett i mitt arbetsliv, som nu sträcker sig över mer än 40 år, är just fenomenet silos. Silos eller silomentalitet refererar till verksamhetsenheter som verkar självständigt och utan att reflektera över hur deras arbete påverkar andra delar av verksamheten. Ibland rentav konkurrerar de med eller motarbetar andra enheter.

Jag har ofta upplevt att verksamheter har försökt organisera bort silos genom att skapa så kallade “hängrännor”, bara för att upptäcka att hängrännorna med tiden blir nya silos. Så frågan är: vad kan vi göra för att eliminera eller åtminstone minimera de negativa effekterna av silos?

Varför uppstår silos?

Organisatoriska silos uppstår ofta på grund av en kombination av strukturella, kulturella och strategiska faktorer.

Historiskt sett har silos varit en naturlig konsekvens av hierarkiska organisationsstrukturer där avdelningar eller enheter arbetar oberoende av varandra. Denna strukturella isolering kan förvärras av dålig anpassning eller rentav konflikt i mål och andra styrmekanismer mellan avdelningar, vilket leder till brist på samordning och kommunikation.

Kulturellt sett kan silos bildas när subkulturer utvecklas inom avdelningar, präglade av unika normer, värderingar och antaganden eller ”sanningar” som skiljer sig från organisationens större kultur. Dessa subkulturer kan uppstå från delad yrkesbakgrund, geografiska lägen eller funktionella roller, vilket skapar en “vi mot dem”-mentalitet. Dessutom kan arvsfrågor såsom historiska konflikter eller ledarskapsstilar av tidigare chefer ytterligare befästa dessa uppdelningar.

Strategiskt sett kan en snäv fokusering på avdelningsspecifika mål utan att beakta de tvärfunktionella konsekvenserna bidra till att silos formas. När avdelningar prioriterar sina egna mål framför organisationens övergripande uppdrag resulterar det ofta i ett fragmenterat och osammanhängande tillvägagångssätt för att uppnå bredare verksamhetsmål.

Varför är silos ett problem?

Silos kan allvarligt begränsa organisationens effektivitet och prestation. Ett av de främsta problemen är sammanbrottet i kommunikation, vilket leder till ineffektivitet och missförstånd. När avdelningar inte delar information eller samarbetar effektivt leder det till dubbelarbete, slöseri med resurser och missade möjligheter till synergi.

Dessutom kan silos skapa hinder för innovation. Bristen på tvärfunktionellt samarbete stryper flödet av idéer och hindrar olika perspektiv från att bidra till problemlösning. Detta kan resultera i en långsammare respons till förändringar i omvärlden och minskad anpassningsförmåga.

Ur ett kulturellt perspektiv främjar silos en fragmenterad arbetsplatskultur. Anställda kan känna en starkare lojalitet till sin avdelning än till organisationen som helhet, vilket leder till minskad sammanhållning och brist på gemensam mening. Detta kan påverka arbetsmoral, arbetstillfredsställelse och i slutändan leda till ökad personalomsättning.

Hur kan vi undvika eller förändra silos?

Att undvika eller förändra silos kräver ett mångfacetterat tillvägagångssätt som tar itu med både strukturella, strategiska och kulturella element inom organisationen.

Att undvika och bryta ner organisatoriska silos kan uppnås genom att förstå att organisationsstrukturer endast existerar för att stödja och genomföra processer. Organisationer existerar för att uppnå mål och uppfylla sina syften. Om en organisation inte hade några mål eller syften skulle den lika gärna kunna upphöra att existera, utan påverkan på människorna inom eller världen runtomkring den.

Organisationer uppnår sina mål och syften genom processer, vilket är sättet de arbetar på eller saker de gör för att skapa värde som uppfyller deras syfte. För att eliminera suboptimering skapad av silos behöver anställda förstå helheten. De behöver köpa in sig på organisationens mål och förstå hur deras arbete stödjer organisationens processer.

Chefer hanterar processer och ledare leder människor

För att lyckas motverka silosmentaliteten krävs det medvetna insatser från både lednings och ledarskapsperspektiven.

Management eller ledning, som kompetensområde, är främst inriktad på att ständigt förfina och förbättra processer – sättet organisationen arbetar på. Ledarskap fokuserar på att få människor med på tåget, hjälpa dem att förstå vilket arbete som behöver göras och säkerställa att de har färdigheter, verktyg och resurser för att få arbetet gjort. Med andra ord skapar ledarskap en miljö där människor är villiga och kapabla att utföra sina jobb.

Ledningsfunktioner måste se till att målen för olika delar av verksamheten är väl koordinerade för att undvika målkonflikter. Ledning behöver också se till att verksamhetens processer är väldefinierade och kommunicerade på ett sätt som alla förstår och där det fram går hur individens och enhetens arbete bidrar till helheten. Från ledarperspektivet behöver man jobba konsekvent och uthålligt med kommunikation runt verksamhetens övergripande mål och syften och som vi tidigare har sagt att skapa en gynnsam arbetsmiljö där folk både kan och vill bidra till dessa mål och syften.

Utbildningar som kan hjälpa

Våra utbildningar verksamhetsutveckling med processer och verksamhetsförmågor hjälper dig att tackla silos från ett strukturellt perspektiv. Effektiv förändringsledning och organizational behaviour management hjälper dig med kulturfrågorna.