Projektbudget – Så sätter du rätt budget för projektet

Mindre än hälften håller sin projektbudget

43 procent håller budgeten, 29 procent avslutar sina projekt i tid och 47 procent tycker att de har ett bra track record när det gäller att driva framgångsrika projekt.

Det visar undersökningen The state of project management som projektledningsföretaget Wellington gjorde bland 111 organisationer i 29 länder för två år sedan.

Med rätt start är det ren matematik

Agneta Lindblom poängterar att en viktig nyckel för en bra projektbudget är att man som projektledare genomför en bra projektstart.

– Du behöver tydliga projektmål, koll på tidsplanen och organisationen kring projektet. Sen är det till stora delar ren matematik, konstaterar hon.

Ofta kan beställaren redan ha gjort en grov uppskattning av projektets kostnader och intäkter innan projektet drar igång, för att se om det överhuvudtaget finns ett bra business case.

Involvera de som har insikten

Men som projektledare är det smart att inleda arbetet med att samla de som är involverade i projektet till ett antal workshops där ni gemensamt tar fram en projektplan – hur ska uppdraget genomföras?

Genom att diskutera projektmålen och vad de innebär, göra realistiska tidsuppskattningar och resonera kring risker och osäkerheter, får man som projektledare ett bra underlag för sina beräkningar.

– Involvera de som är nära verksamheten, som vet vad som krävs för att ro iland projektet. Det sämsta du kan göra är att tro att du kan göra det arbetet på egen hand, konstaterar Agneta Lindblom.

Vad ingår i en projektbudget?

Enkelt uttryck innehåller en projektbudget alla delar som projektet består av och en uppskattning av vad varje del kommer att kosta. Därför är tids- och resursplaneringen en viktig nyckel i sammanhanget. Vilka personer är inblandade och hur mycket tid behöver de lägga i projektet?

Agneta Lindblom tycker att det är en bra idé att både räkna på både de interna och externa kostnaderna.

– Vissa organisationer eller företag brukar inte räkna med kostnaderna för interna resurser, men jag tycker att det är bättre att synliggöra hela kostnadsbilden, även de interna.

Missa inte trivselkontot

Externa kostnader kan vara konsultkostnader, men även kostnader för licenser, resor och leverantörer. Däremot kan det vara bra att särskilja investeringar från själva projektbudgeten, exempelvis investeringar i datasystem eller drift.

En liten, men dock viktig post, är trivselbudgeten.

– Det är lätt att glömma den biten, men jag tror att det är viktigt för projektet som helhet att man även satsar på en liten kick off för projektet. Det behöver inte kosta mycket, men det betyder mycket för sammanhållningen i projektet, förklarar hon.

Lyft på alla stenar

De inledande mötena i projektgruppen är alltså viktiga för att få en bra grund för beräkningarna av kostnaderna. Här gäller det att ha tålamod, prata igenom projektet ordentligt och ta in olika perspektiv i arbetet – att helt enkelt genomföra den viktiga fasen projektstart.

Som projektledare gäller det också att lära känna projektmedlemmarna och våga ta diskussionerna om vad de olika delarna i projektet innebär. En bra metod är att jobba i workshops där man ser till att fånga upp deltagarnas tankar och synpunkter.

– Vissa personer är tidsoptimister, deras tidsuppskattning kan behöva gångras med pi. Andra vill ha både hängslen och livrem och där kan man behöva halvera tidsuppskattningen. Därför är det viktigt att lära känna varandra och kunna diskutera sig fram till en rimlig tidplan, säger Agneta Lindblom.

Hjälp beställaren på traven

Det stora ansvaret för att beräkna budgeten ligger dock på projektledaren. Men Agneta Lindblom betonar att även beställaren har ett stort ansvar.

Som projektledare kan man ibland behöva hjälpa beställaren att gå igenom projektets effektmål och projektmål, och ställa kontrollfrågor för att få en tydlig bild av vad projektet ska leverera och vilka förutsättningarna är.

– När projekt misslyckas och drar ut på tiden eller drar över budgeten beror det ofta på att beställaren inte har en tydlig målbild och att man inte diskuterat igenom risker och fallgropar i projektet innan. Ett gott förarbete är så mycket värt, konstaterar hon.

Då ökar risken för misslyckande

I stora, komplexa projekt är utmaningarna för projektledaren större – ju större budget desto större risk för misslyckande. Det beror förstås på att det finns fler parametrar att ta hänsyn till och det är inte alltid möjligt att förutsäga alla delar i projektet.

– I den typen av projekt måste beställaren och styrgruppen avgöra om man vill lägga till en extra riskpeng i budgeten eller om man hellre tar de diskussionerna när de dyker upp, poängterar Agneta Lindblom.

Se upp för smygändringar

Överhuvudtaget är kommunikationen helt avgörande för känslan av framgång i projektet. Agneta Lindblom tycker att det är självklart att man som projektledare lämnar regelbundna rapporter om projektet – hur ser utfallet ut och prognosen framåt? Finns det oklarheter eller faktorer som påverkar projektet måste de tas upp med beställaren och styrgruppen för beslut.

Ett vanligt scenario är dock att beställaren och andra intressenter vill göra förändringar som påverkar projektet, lägga till eller ändra på förutsättningarna.

– Då måste man som projektledare vara tydlig med konsekvenserna, att projektet blir dyrare eller att man inte kommer att klara deadline, så att beställaren kan avgöra hur man ska agera. Skjuter man till mer pengar, låter man projektet dra ut på tiden eller är man beredd att minska på omfattningen eller kvaliteten?

Hjälp, projektet går åt skogen!

Ibland händer det att ett projekt byter projektledare. Om du hamnar i den situationen, att du tar över någon annans projekt, är det viktigt att du ser till att göra projektet till ditt eget.

– Det första jag gör i en sådan situation är att träffa beställer, styrgruppsmedlemmar och projektmedlemmar. Nästa steg är att se över och uppdatera projektplanen och budgeten så att jag får kontroll över den och känner att den går att genomföra. Om jag då märker att det finns problem i projektet diskuterar jag det direkt med beställaren och styrgruppen som får fatta beslut om hur vi går vidare.

Om ett projekt ser ut att helt gå åt skogen kan det vara läge att beställaren överväger att skrota projektet.

– Som projektledare ska jag peka på orsakerna till att projektet blivit dyrare eller dragit ut på tiden och föreslå åtgärder. Då måste styrgruppen agera – är det värt att satsa mer tid eller pengar i projektet, eller finns det andra val man kan göra?

Läge att lägga ned?

I vissa fall handlar projektet om att genomföra lagkrav, GDPR är ett sådant exempel. Då har man kanske inte något alternativ till att genomföra projektet.

Men i andra fall kan förutsättningarna ha förändrats så att det inte längre är lönsamt att genomföra projektet – det finns helt enkelt inget business case.

Men om projektledaren håller beställare och styrgrupp uppdaterad om projektet och tidigt flaggar för förseningar eller ökade kostnader, så bör det inte komma som en överraskning om projektet är på väg att misslyckas. Och då har beställaren också ett ansvar att agera på den information som projektledaren ger.

– Var noga med kravställningen i projektet och granska noga de offerter som lämnas in. Om man gör rätt från början, har en tydlig och gemensam målbild så blir det också lättare att göra medvetna val om projektet förändras under vägen, säger Agneta Lindblom.