Inspiration genererad!

Kika på resultatet nedan. Vill du hitta fler artiklar och filmklipp inom området kan du generera en ny artikel. Du kan även byta ämne

Generera en ny artikel Välj ett annat ämne

Automatisera processer

Spara pengar, korta ledtider, frigöra arbetstid eller säkerställa kvaliteten. Det finns många vinster med att automatisera processer. Bästa tipset för den som vill komma igång är att börja i liten skala.

Automatisera repetetiva uppgifter för ett bättre arbetsliv

Robotar, AI eller neurala nätverk. Idag pratar vi allt mer om möjligheterna med att digitalisera arbetslivet, både för att underlätta vårt arbete, men också för att spara pengar.

– En robot kan ju arbeta dygnet runt och snabba upp hanteringen, det är kanske det främsta skälet till att man vill automatisera processer. Men det kan även handla om att säkerställa att ärenden hanteras på ett likvärdigt sätt eller att man vill låta datorer ta hand om repetitiva uppgifter och på så vis skapa ett bättre arbetsliv för medarbetarna, säger Christer Nellborn, som är konsult, lärare och forskare med lång erfarenhet av affärs- och verksamhetsutveckling.

Vad innebär automatisering?

Att automatisera en process innebär att man låter en dator utföra vissa arbetsmoment och är redan relativt vanligt i många verksamheter. Det kan handla om ärendehantering, enklare beslutsfattande eller kundsupport. De flesta har nog kommit i kontakt med en chattrobot som kan besvara vanliga frågor, men automatisering används idag även av försäkringsbolag för enklare skadereglering och inom offentlig verksamhet för att exempelvis fatta beslut kring försörjningsstöd och bygglov.

Repetitiva arbetsuppgifter som utförs i stor volym och där man har tillgång till välstrukturerade data är de som lämpar sig bäst för automatisering.
– Det viktiga är att det är tydligt hur arbetsuppgiften ska utföras, poängterar Christer Nellborn.

5 skäl till att automatisera processer

  • 1
    Korta ledtider
  • 2
    Högre och jämnare kvalitet
  • 3
    Ökad effektivitet
  • 4
    Ta bort monotona, repetitiva arbetsuppgifter
  • 5
    Förbättrad kundservice

Vad krävs för att automatisera en process?

För att en robot ska kunna utföra en process behöver den veta i detalj vad det är som ska utföras. En förutsättning för att automatisera en process är därför att man har god kännedom om hur processen ser ut. Vad händer i processen, vilka val ställs man inför? Hur agerar man i olika situationer? Vilken information behövs, var hämtas och lagras den?

– En människa kan göra egna bedömningar och förstå hur man ska tillämpa reglerna i olika situationer och anpassa agerandet efter förutsättningarna, men det gör inte en robot. Därför måste man beskriva exakt hur roboten ska agera ända ner på detaljnivå.

Detta innebär dock inte att processen behöver vara enkel för att kunna automatiseras. Tvärtom. Christer Nellborn konstaterar att en automatiserad process är överlägsen människan när det kommer till att hantera komplexa regler.

– Den kan hålla koll på många fler regler än en människa och är därför bättre på att hantera komplexa processer. Men förutsättningen är att du på ett tydligt sätt kan beskriva hur reglerna ser ut.

Astrakanmetoden för automatisering

Christer Nellborn konstaterar att Astrakanmetoden ger bra verktyg för att automatisera en process. Metoden används för att analysera en verksamhet. Styrkan när det gäller automatisering ligger framför allt i det strukturerade arbetssättet för att synliggöra processer, information och regler.

Tre avgörande modeller för automatisering

När man ska automatisera en process är tre delar i Astrakanmodellen helt avgörande. Det är processmodeller med resurslager samt informations- och regelmodeller

Christer Nellborn.

Christer Nellborn.

Astrakanlärare och forskare

Vad går att automatisera? Vad kräver handpåläggning?

Resurslagret ger information om vem som utför uppgifter i processen och ger på så vis kunskap på vilka uppgifter som går att automatisera och vilka som kräver en mänsklig hand. Här beskrivs även på detaljnivå vilken information som behövs, var den ska hämtas och var den ska lagras.

Informationsmodellen är värdefull för att tydliggöra vilken information som används. Vad menas med en kund eller order, hur ska den se ut och vilken informations ska den innehålla?

Regelmodellen är till stor nytta när en process ska automatiseras i och med att den ger kunskap om vilka regler som styr processen, och på vilket sätt.
– Regelmodellen är lite av en doldis, men är väldigt användbar för att styra och automatisera en process.

Fler fördelar med automatisering

Den tydligaste vinsten med automatisering är att hanteringen blir snabbare, men det finns många andra fördelar också. Eftersom en robot alltid följer de regler som satts upp blir hanteringen likvärdig och du kan på så vis få en jämnare kvalitet. Genom att ta bort den mänskliga faktorn minskar även risken för fel.

Men den automatiska faktorn kan också vara ett bekymmer. I alla processer finns det undantag där det kan uppstå frågetecken. Det kan vara allt från att en person fyllt i ett formulär på fel sätt eller att ärendet är så speciellt att det inte passar in i mallen. Därför behöver man alltid ha koll på var det kan uppstå fel och problem i den automatiserade processen samt ha en plan för hur man hanterar det.

– Det är viktigt att ha någon typ av undantagshantering i sin automatiserade process så att fel eller problem tas omhand. Det är något som lätt glöms bort, poängterar Christer Nellborn.

Tre vanliga misstag i automatiseringen av en process

1

Man har en övertro på AI och robotar

Även om en process är automatiserad så behöver den övervakas och följas upp regelbundet.

2

Plan saknas för förvaltningen

Lagar ändras, villkor uppdateras, nya produkter eller tjänster kan påverka processen. Därför behövs en förvaltningsansvarig som löpande uppdaterar de automatiserade processerna.

3

Undantagshanteringen förbises

Se till att ha resurser som kan ta hand om de ärenden som faller utanför mallen.

Ett varningens finger – börja med något enkelt

Möjligheterna med automatiserade processer är stora, men Christer Nellborn varnar för att ge sig in i det stora drömprojektet på en gång. Hans råd är att börja med en enkel och repetitiv process som inte är affärskritisk, till exempel en intern administrativ process som inte kan ställa till det för kunderna. Genom att göra det i liten skala kan man få en bättre förståelse för hur tekniken kan användas, men även begränsningar och förutsättningar samt var det kan uppstå problem.

Erfarenheterna är viktiga, inte minst för att få kunskap för hur automatiseringen påverkar medarbetarna och organisationen.

– Det är alltid enklare om man börjar med något som inte är så affärskritiskt. Genom att skaffa sig kunskap och förståelse för vad automatisering innebär blir man dessutom en bättre beställare, säger Christer Nellborn.

Anna Nyström

Anna Nyström

Anna är journalist och skriver för Astrakan om verksamhetsutveckling och kravhantering.