Automatisera processer

Automatisera repetetiva uppgifter för ett bättre arbetsliv

Robotar, AI eller neurala nätverk. Idag pratar vi allt mer om möjligheterna med att digitalisera arbetslivet, både för att underlätta vårt arbete, men också för att spara pengar.

– En robot kan ju arbeta dygnet runt och snabba upp hanteringen, det är kanske det främsta skälet till att man vill automatisera processer. Men det kan även handla om att säkerställa att ärenden hanteras på ett likvärdigt sätt eller att man vill låta datorer ta hand om repetitiva uppgifter och på så vis skapa ett bättre arbetsliv för medarbetarna, säger Christer Nellborn, som är konsult, lärare och forskare med lång erfarenhet av affärs- och verksamhetsutveckling.

Vad krävs för att automatisera en process?

För att en robot ska kunna utföra en process behöver den veta i detalj vad det är som ska utföras. En förutsättning för att automatisera en process är därför att man har god kännedom om hur processen ser ut. Vad händer i processen, vilka val ställs man inför? Hur agerar man i olika situationer? Vilken information behövs, var hämtas och lagras den?

– En människa kan göra egna bedömningar och förstå hur man ska tillämpa reglerna i olika situationer och anpassa agerandet efter förutsättningarna, men det gör inte en robot. Därför måste man beskriva exakt hur roboten ska agera ända ner på detaljnivå.

Detta innebär dock inte att processen behöver vara enkel för att kunna automatiseras. Tvärtom. Christer Nellborn konstaterar att en automatiserad process är överlägsen människan när det kommer till att hantera komplexa regler.

– Den kan hålla koll på många fler regler än en människa och är därför bättre på att hantera komplexa processer. Men förutsättningen är att du på ett tydligt sätt kan beskriva hur reglerna ser ut.

Astrakanmetoden för automatisering

Christer Nellborn konstaterar att Astrakanmetoden ger bra verktyg för att automatisera en process. Metoden används för att analysera en verksamhet. Styrkan när det gäller automatisering ligger framför allt i det strukturerade arbetssättet för att synliggöra processer, information och regler.

Vad går att automatisera? Vad kräver handpåläggning?

Resurslagret ger information om vem som utför uppgifter i processen och ger på så vis kunskap på vilka uppgifter som går att automatisera och vilka som kräver en mänsklig hand. Här beskrivs även på detaljnivå vilken information som behövs, var den ska hämtas och var den ska lagras.

Informationsmodellen är värdefull för att tydliggöra vilken information som används. Vad menas med en kund eller order, hur ska den se ut och vilken informations ska den innehålla?

Regelmodellen är till stor nytta när en process ska automatiseras i och med att den ger kunskap om vilka regler som styr processen, och på vilket sätt.
– Regelmodellen är lite av en doldis, men är väldigt användbar för att styra och automatisera en process.

Fler fördelar med automatisering

Den tydligaste vinsten med automatisering är att hanteringen blir snabbare, men det finns många andra fördelar också. Eftersom en robot alltid följer de regler som satts upp blir hanteringen likvärdig och du kan på så vis få en jämnare kvalitet. Genom att ta bort den mänskliga faktorn minskar även risken för fel.

Men den automatiska faktorn kan också vara ett bekymmer. I alla processer finns det undantag där det kan uppstå frågetecken. Det kan vara allt från att en person fyllt i ett formulär på fel sätt eller att ärendet är så speciellt att det inte passar in i mallen. Därför behöver man alltid ha koll på var det kan uppstå fel och problem i den automatiserade processen samt ha en plan för hur man hanterar det.

– Det är viktigt att ha någon typ av undantagshantering i sin automatiserade process så att fel eller problem tas omhand. Det är något som lätt glöms bort, poängterar Christer Nellborn.

Ett varningens finger – börja med något enkelt

Möjligheterna med automatiserade processer är stora, men Christer Nellborn varnar för att ge sig in i det stora drömprojektet på en gång. Hans råd är att börja med en enkel och repetitiv process som inte är affärskritisk, till exempel en intern administrativ process som inte kan ställa till det för kunderna. Genom att göra det i liten skala kan man få en bättre förståelse för hur tekniken kan användas, men även begränsningar och förutsättningar samt var det kan uppstå problem.

Erfarenheterna är viktiga, inte minst för att få kunskap för hur automatiseringen påverkar medarbetarna och organisationen.

– Det är alltid enklare om man börjar med något som inte är så affärskritiskt. Genom att skaffa sig kunskap och förståelse för vad automatisering innebär blir man dessutom en bättre beställare, säger Christer Nellborn.