Projektparametrar
Många projekt har illaluktande lik i garderoben redan vid starten. Vanliga orsaker att projekt stinker är att man så gärna vill få igång projektet att man ignorerar förutsättningarna som krävs för att det ska kunna genomföras. Det saknas helt enkelt tid och pengar för att kunna driva projektet, men ändå dras det igång.
Ibland är detta en form av politiskt spel där man vet att om bara projektet startar så kommer man skjuta till pengar och resurser när budgeten och tidsplanen väl spricker. Särskilt om kostnaden blivit så betydande att det blir svårt för verksamheten att backa. Taktiken bygger på att projektet ska bli ”too big to fail” och därmed suga åt sig de resurser som krävs. Liket i garderoben blir då med tiden en välgödd projektzombie som försenad kan vingla i mål.
Vad kan jag göra om förutsättningarna för ett projekt är oklara?
Oavsett om orsaken är obetänksamhet eller politik så behöver du som projektledare se till att förutsättningarna för projektet, och prioriteringarna, faktiskt är grundade i verkligheten. Ett enkelt verktyg som hjälper oss med detta är projektparametrar, även kända som projekttriangeln.
Projektparametrarna är de tre faktorerna tid, kostnad och omfattning. Tillsammans utgör de resultatet och sätter begränsningar för hur projekt ska genomföras. Ofta avbildas dessa som en triangel.
Projektparametrar
Omfattning
Omfattning innebär alla de aktiviteter som tillsammans gör att projektmålen uppnås.
Tid
Hur viktig är tidsaspekten för projektet? Det kan handla om att vi behöver leva upp till lagkrav i tid, ett IT-system som måste fungera när ett annat upphör eller andra beroenden. Om vi vet att projektet måste leverera till ett visst datum så sätter det ramarna för tidsaspekten.
Kostnad
I vissa projekt är det avgörande att förhålla sig till en viss kostnad medan det i andra projekt kan vara helt ointressant: ”projektet måste bara genomföras”, exempel på ett sådant projekt kan vara lagändringar. Många minns säkert införandet av GDPR och de kostnader det drog med sig men det fanns inget alternativ då lagkraven måste uppfyllas.
Ingen prioritet, inget projekt
Som projektledare är det viktigt att kunna driva projektet med fokus och fatta beslut på rätt grunder. Därför behöver projektbeställaren tydliggöra prioriteringen av tid, kostnad och omfattning. Ett enkelt sätt är att beställaren rankar dem från ett till tre. Utan prioritet blir styrning av projektet omöjlig och det är aldrig projektledarens uppgift att sätta dessa grundprioriteringar, de behöver etableras redan vid projektbeställningen. Det ingår helt enkelt inte i projektledarens mandat att sätta dessa prioriteringar utan de behöver finnas som en förutsättning för själva projektet.
Nedan är ett frågebatteri som kan fungera som stöd ifall projektbeställningen är otydlig och du behöver hjälpa din beställare att förtydliga förutsättningar och prioriteringar för det projekt som du ska leda.
Frågebatteri utifrån projektparametrarna tid, kostnad och omfattning
-
•
Varför ska vi genomföra projektet?
När projektbeställaren redogör för bakgrunden för projektet blir det ofta tydligt vad som är viktigast.
-
•
Tid - Vad händer om vi blir sena med projektet?
Finns det lagar som styr?
Finns det andra beroenden?
Finns det något annat som påverkar tidsaspekten? -
•
Omfattning - Vad händer om vi inte hinner genomföra allt som ingår i projektet?
Finns det något som kan väljas bort?
Om tiden är knapp, kan vi ge del-leveranser för att slutligen leverera allt? -
•
Kostnad - Vad händer om projektet kostar mer än beräknat?
Till vilken gräns är projektet värt att satsa på?
Vad påverkar kostnaderna? Kan vi teckna andra avtal?
Relaterade utbildningar
