Kompetensbrist är en orsak till misslyckad förändring

Förändringskompetens gör att planer blir genomförbara

Att förändringar ofta misslyckas beror inte på att förändring i sig är svårt eller att det saknas information om hur man gör för att lyckas med förändring. Problemet är att vi ofta kastar oss in i förändringsarbete med dåliga förberedelser och oklara tillvägagångssätt. Som jag argumenterar för i min första bok, Mänskligt ledarskap, är intuition bättre än inga fakta alls, men fakta är alltid bäst. Och vår intuition blir alltid bättre när vi har kompetens inom det aktuella området. En hjärnkirurgs magkänsla kring en hjärntumör är sannolikt mer träffsäker än en rörmokares, men rörmokarens intuition om rören i ditt hus är antagligen bättre än hjärnkirurgens.

Allting blir lättare om du har rätt kompetens. Även om detta gäller för alla möjliga aktiviteter tenderar vi, av någon anledning, att underskatta behovet av kompetens just när det gäller förändringsarbete. De flesta av oss skulle inte börja bygga ett hus utan några snickerikunskaper, eller försöka skapa ett IT-system utan att förstå programmering. Vi skulle antingen lägga ner tiden för att lära oss det som krävs, eller anlita personer med rätt kompetens. Trots det har jag tappat räkningen på hur många gånger jag hört chefer utbrista frustrerat, ”hur svårt kan det vara?” om förändringsinitiativ som snabbt spårat ur eller rör sig så långsamt att det aldrig kommer igång. Den enkla sanningen är att allting är svårare än vi tror.

I min bok, ”Förändringshandboken,” tar jag upp det som ofta kallas ”planeringsfällan”, alltså att vi tenderar att överskatta vår förmåga att genomföra våra planer. Ingenstans blir denna fälla tydligare än i förändringsarbete. I vår ”30-stegsmetodik för förändring” får du alla evidensbaserade verktyg du behöver för att lyckas med förändring, presenterade i ett strukturerat, steg-för-steg, iterativt upplägg som tar bort gissningsleken.

Förändringskompetens gör skillnad

Två avgörande faktorer som ofta underskattas i förändringssammanhang, är ledarskapets och kommunikationens roll genom hela processen. Utan tydlig riktning, förankring och närvarande ledarskap riskerar även den mest genomarbetade planen att falla platt. Det är ledare som sätter tonen, visar vägen och skapar trygghet när organisationen står inför osäkerhet och nya arbetssätt. Genom att tidigt och regelbundet kommunicera syftet med förändringen, vilka förväntningar som finns och hur varje individ påverkas, minskar man risken för spekulationer, missförstånd och onödigt motstånd. När ledare själva är synliga, lyhörda och konsekventa i sitt budskap, blir det lättare för medarbetarna att känna delaktighet och förstå meningen bakom förändringen.

För att illustrera detta kan vi ta exemplet med ett medelstort tillverkningsföretag som jag arbetade med. Företaget stod inför minskad marknadsandel på grund av föråldrade processer och bestämde sig för att genomföra en digital transformation. Istället för att förlita sig på magkänsla eller några snabba lösningar, valde ledningen att följa 30-stegsmetodiken. De började med en noggrann nulägesanalys, involverade medarbetare från olika avdelningar och satte tydliga, mätbara mål. Genom att systematiskt följa varje steg—från att bygga ett förändringsteam till att pilota ny produktionsmjukvara och samla in feedback—lyckades företaget inte bara modernisera sina processer utan även öka både medarbetarengagemang och kundnöjdhet. Den strukturerade metoden hjälpte dem att förutse motstånd, följa upp framsteg och göra datadrivna justeringar under hela projektet.

Förändring i offentlig sektor

Ett annat exempel kommer från offentlig sektor, där en kommun ville förbättra medborgarservicen genom att omstrukturera sitt tillståndsflöde. Istället för att ta genvägar satsade förändringsteamet på intressentanalys, frekvent kommunikation och kontinuerliga lärandecykler vilket är nyckelelement i 30-stegsmetoden. På så vis upptäckte de dolda flaskhalsar i ett tidigt skede, bemötte farhågor proaktivt och byggde ett brett stöd för det nya systemet. Resultatet blev en smidigare lansering och betydligt kortare väntetider för medborgarna.

Dessa verkliga exempel visar att även om förändring inte nödvändigtvis är lätt, blir den betydligt mer hanterbar—och framgångsrik—när man tar sig an den med rätt kompetens, förberedelse och en heltäckande, evidensbaserad vägkarta. Men utan engagerat ledarskap och öppen, löpande kommunikation riskerar man att förlora både fart och förtroende på vägen. Det gäller att som ledare inte bara presentera en vision utan också vara tillgänglig för frågor, hantera oro och fira framsteg tillsammans med teamet. Kommunikation är inte en engångsinsats, utan behöver pågå genom hela förändringsresan för att bibehålla energi, förståelse och riktning.

Varför så många steg?

Ur marknadssynpunkt hade det kanske varit smartare om vi kallat vår metodik för 3- eller max 5-steg istället för 30, men i verkligheten lyckas du inte med förändring på bara några få steg. Bara att förstå behovet av förändring och identifiera ett önskat läge kräver mer än ett par enkla punkter. Att framgångsrik förändring kräver cirka 30 steg betyder inte att det måste vara svårt. Att misslyckas är enkelt, men konsekvenserna av misslyckanden är ofta smärtsamma. Framgångsrik förändring kräver insats, men om du följer rätt steg och lägger ner tid och engagemang, kan du nå dina förändringsmål!

Dessa verkliga exempel visar att även om förändring inte nödvändigtvis är lätt, blir den betydligt mer hanterbar—och framgångsrik—när man tar sig an den med rätt kompetens, förberedelse och en heltäckande, evidensbaserad vägkarta. Men utan engagerat ledarskap och öppen, löpande kommunikation riskerar man att förlora både fart och förtroende på vägen. Det gäller att som ledare inte bara presentera en vision utan också vara tillgänglig för frågor, hantera oro och fira framsteg tillsammans med teamet. Kommunikation är inte en engångsinsats, utan behöver pågå genom hela förändringsresan för att bibehålla energi, förståelse och riktning.

Kan ni hantera förändring?

Så vad betyder det här för dig? Ta dig tid att reflektera över hur väl förberedd din organisation är inför förändringar. Har ni rätt kompetens, struktur och ledarskap på plats? Våga utmana gamla arbetssätt, investera i lärande och säkerställ att både ledare och medarbetare är med på tåget. Fundera på vilka steg du kan ta redan idag för att öka sannolikheten för att lyckas med era framtida initiativ. Om du vill ge din verksamhet bästa möjliga förutsättningar – se till att satsa på både kunskap, tydlig kommunikation och en systematisk metodik. Börja resan mot hållbar förändring redan nu!