Förändringskommunikation – så undviker du de värsta misstagen

Förändringskommunikation – tydlighet i förändring

Kommunikation är viktigt i allt ledarskap, inte minst i en förändringsprocess där medarbetarna står inför något nytt och osäkert.

– Själva förändringen är en utmaning i sig, den kräver något nytt av medarbetarna, hur de jobbar tillsammans och utför arbetsuppgifterna. Redan där har vi en faktor som gör att kommunikationen blir viktigare – och svårare, säger My Österlin, certifierad förändringsledare på Stadsmissionen och lärare på Astrakan.

Budskapet ska inte kunna missförstås

Det mest grundläggande med att kommunicera i ett förändringsarbete är att vara tydlig med sitt budskap. Då handlar det inte bara om att förklara vad som ska göras, utan även varför. Vad är visionen med förändringen?

– Budskapet måste vara tydligt, inte poetiskt eller inlindat. Förändringsvisionen är inte samma sak som en övergripande vision för verksamheten. Den ska på ett konkret sätt kunna förklara hur verksamheten ser ut och fungerar när förändringen är genomförd, förklarar My Österlin.

Ett tydligt budskap är också förutsättningen för nästa steg, att involvera de som är påverkade av förändringsarbetet.

Anpassa budskapet för olika grupper

På vilket sätt man involverar medarbetare i en förändringsprocess kan se olika ut. Ibland kan medarbetare vara med och påverka tidigt i processen, innan ledningen har fattat beslut om vad som ska förändras. Men när vad:et redan är beslutat handlar det snarare om att involvera medarbetarna i hur:et – hur förändringen ska genomföras.

Oavsett vilket behöver medarbetarna förstå varför förändringen ska ske och framförallt vilka konsekvenser den bidrar till för att kunna committa och bli engagerade i genomförandet.

Här kan det vara bra att tänka igenom sitt budskap. Vad betyder förändringen för just den här gruppen? Hur blir det för dem när förändringen är genomförd?

– Konsekvenserna av en förändring kan vara olika beroende på var i organisationen du befinner dig. Därför behöver du anpassa kommunikationen så att du både kan visa på vinningen för organisationen som helhet, men även för specifika grupper, förklarar My Östlin.

Var inte rädd för kritik och motstånd

Men ett tydligt budskap och en väl förberedd kommunikationsplan i handen är inte tillräckligt för att lyckas med sin förändringskommunikation. My Österlin påminner om att kommunikation går båda vägar – det handlar alltså inte bara om att nå ut med ett budskap utan lika mycket om att lyssna.

– Kommunikation är en social process. Se till att du tar dig tid att lyssna. Visa att du är intresserad av reaktionerna, säger hon.

Men var inte heller för ivrig och bli inte besviken om medarbetarna inte jublar på en gång. Ge dem tid att ta in budskapet.

– Låt reaktionerna komma, men avvakta med att fråga vad de tycker tills det gått någon vecka.

Om det kommer kritik, negativa reaktioner och frågor är det lätt hänt att man tolkar det som ett motstånd till förändringen. Det behöver det inte alls vara, betonar My Österlin. Det kan handla om helt andra saker, att man exempelvis är osäker på vad förändringen innebär för egen del eller har negativa upplevelser av andra förändringsprocesser.

– Kritik och ifrågasättande kan vara ett tecken på engagemang. Lyssna, var intresserad och försök förstå vad reaktionerna handlar om.

Hur hanterar jag en situation där andra ifrågasätter förändringen?

– Jag tror att det är viktigt att lyssna, på ett empatiskt sätt. Visa att du hör, bekräfta den personens tankar och åsikter “du kan ha rätt i din kritik”. Förklara att du vill vara ett stöd för den här personen genom processen.

– Tänk också på att ge chefer tid att själva ta in förändringen. För att leda ett team genom en förändringsprocess behöver man ha koll på sin egen inställning. Man behöver inte gilla alla förändringar, men man behöver förstå varför och själv committa sig till den för att kunna äga och driva den, konstaterar My Österlin.

Ett annat tips är att identifiera ledare, både formella och informella ledare som tror på förändringen och som kan inspirera andra i arbetet. De kan visa sig vara en värdefull resurs genom förändringsprocessen.

Vilka är de vanligaste misstagen när man ska kommunicera en förändring?

– Några vanliga utmaningar är att man inte har förberett sig, att budskapet är otydligt eller att man inte lyssnar och ger chefer och medarbetare möjlighet att förstå vad förändringen innebär för dem. Men det absolut största misstaget är att man tar kommunikationen för given. Kommunikation är på många sätt så självklart att man riskerar att glömma bort vikten av det som en del i förändringsarbetet, säger My Österlin.

Vad händer om vi slutar kommunicera kring förändringsarbetet?

– Då blir det oerhört svårt att genomföra förändringen.

Om kommunikationen tystnar blir det fritt fram för egna tolkningar, missförstånd och ryktesspridning. Om ledningen medvetet eller omedvetet lägger locket på riskerar de ett stort förtroendetapp. Kommunikationen måste därför pågå genom hela förändringsprojektet.

– Om man slutar sända och slutar lyssna riskerar man dessutom att missa många viktiga insikter och förbättringsförslag från medarbetarna, påminner hon.

Hur vet man då att man lyckats med sin förändringskommunikation?

– Du kommer att märka det genom att ni följer planen, får med er medarbetarna och ser att ni börjar jobba på det nya sättet. Förvirring, ineffektivitet och bristande motivation är tydliga tecken på att kommunikationen inte fungerat.

Men du behöver också fråga, betonar My Österlin.

– Stäm av kontinuerligt, antingen genom att fråga gruppen direkt eller genom att göra pulsmätningar i hela organisationen: Har de nåtts av budskapet? Har de förstått vad som ska hända och varför?

Rannsaka den egna kulturen

My Österlin påminner om att det är många som behöver dela på uppgiften med att kommunicera i ett förändringsarbete och att man måste låta det få ta tid. Dessutom spelar organisationskulturen roll. Har man en kultur som stödjer ett förändringsarbete? Hur beter vi oss mot varandra i möten? Hur uttrycker vi åsikter? Har vi en transparent organisation?

– Det kan vara bra att våga vara lite mer öppen för den rannsakningen. Organisationer ser olika ut och har olika förutsättningar. Med insikt om hur vår egen organisation fungerar blir det lättare att förstå vad vi behöver jobba extra mycket med i förändringsarbetet, säger hon.