Nulägesanalys

Vad är en nulägesanalys?

En nulägesanalys är en avstämning av verksamheten som den ser ut och fungerar just nu. Vissa använder den som en årlig koll för att stämma av och följa upp hur verksamheten går, men många gånger är det yttre händelser eller utmaningar som triggar.

Ta tempen på verksamheten med en nulägesanalys

Digitalisering, hållbarhet och en ökad globalisering är utmaningar som idag väcker behovet av att göra någon typ av förflyttning av verksamheten. Nulägesanalysen blir här helt nödvändig för att se vägen framåt.

– En nulägesanalys ger en grund för en framtidssatsning. För att kunna prioritera rätt åtgärder behöver vi förstå både framtiden och nuläget och se vilka som är de brännande frågorna för oss att ta tag i, säger Christer Nellborn, verksamhetsarkitekt, lärare och forskare med lång erfarenhet av affärs- och verksamhetsutveckling.

Olika delar av en nulägesanalys

En nulägesanalys består av ett antal olika delar. För det första behöver man beskriva hur verksamheten fungerar och hur själva arbetet bedrivs. Dessutom behöver man göra en prestationsprofil som visar hur verksamheten lever upp till de övergripande målen och strategierna.

– Prestationsprofilen ger svar på hur väl vi lyckas med att nå de mål vi satt upp. Det kan handla om svarstider, handläggningstider, antal fel eller annat som är relevant för verksamheten.

När man gör en prestationsbeskrivning är det därför viktigt att förstå vilka mätetal som är relevanta för målet. Ett vanligt misstag är att mäta sådant som är lätt eller sådant man alltid har mätt istället för det som är viktigt att mäta.

Christer Nellborn tipsar därför om att ta sig en ordentlig funderare på vad det är man behöver mäta för att få bra svar på hur verksamheten mår. Vad är syftet med mätningen?

– Tänk på att målen ger sammanhanget och måtten berättar hur väl du svarar upp mot det du vill veta. Detta är framför allt viktigt att tänka på när det gäller områden som du inte mätt tidigare.

Vanliga misstag

I arbetet med nulägesanalysen har man nytta av en kombination av olika kompetenser och det är därför bra att involvera många olika personer i arbetet. Det behövs kompetens som kan ta fram data som visar hur verksamheten levererar, men det är också viktigt med kunskap om sammanhanget och förståelse för vad verksamheten har för mål och strategier. Dessutom är det helt nödvändigt att involvera de som jobbar praktiskt i verksamheten eftersom det är de som sitter på kunskapen om hur arbetet går till på daglig basis.

– Se till att göra en verklighetscheck. Verkligheten fungerar sällan som den är beskriven i teorin. Samla folk som har olika typer av kontakter med verksamheten, både de som nyttjar den, beställare och de som levererar in i den, tipsar Christer Nellborn.

Dessutom kan man jobba med observationer och mätningar, enkäter och intervjuer, både med medarbetare, kunder och leverantörer, för att samla så mycket kunskap som möjligt.

Andra fällor och misstag

Bortförklaringar är en annan typ av kognitiv fälla att trampa i där man skyller resultat på omständigheter man inte kan påverka.

– En peka finger-kultur leder ofta till en mental låsning där folk ljuger om fakta och förskönar verkligheten. I en verksamhet där man vill jobba med förbättringar är det viktigt att det finns en kultur där misstag och problem synliggörs och till och används för att utveckla verksamheten, förklarar Christer Nellborn.

Andra vanliga misstag i en nulägesanalys är att man börjar brainstorma mått utan att tänka till hur de hänger ihop med syftet med analysen. Eller att man sätter igång med att beskriva processer utan att veta vad man egentligen är ute efter.

– Processer och rutiner kan beskrivas på många olika sätt beroende på vad som är viktigt för helheten. Risken är att man då lägger mycket tid på att beskriva en process och sedan upptäcker att man lagt fokus på fel saker och lagt sig på en alldeles för hög, eller alldeles för detaljerad nivå.

Ett fjärde misstag är att mäta det man brukar, eller helt enkelt det som är lätt att mäta.

– Börja alltid med frågeställningen: Vad är vi intresserade att få svar på? Börjar man i andra änden och tar fram måtten först kommer man snart att gå vilse.

Andra sätt att samla information som ger ett underlag till nulägesanalysen är att gå utanför sin egen verksamhet och jämföra sig med andra, benchmarking. Här kan man ibland hitta bra jämförelsedata som visar hur den egna verksamheten står sig i förhållande till andra i branschen.

Men det kan även vara smart att hitta goda exempel och inspiration i helt andra typer av verksamheter. Att exempelvis ta inspiration från ett transportföretag för att vässa sin logistik eller göra ett studiebesök på ett hotell för att hitta inspiration till kundbemötande.

– Tänk till vilka andra typer av företag som ni skulle ha nytta av att utbyta idéer med, som jobbar med sådant som är mer av en stödfunktion hos er.

Modeller och verktyg för nulägesanalys

Christer Nellborn berättar att det finns många olika verktyg för att göra analyser av verksamheten – kundresor och SWOT-analyser är några vanliga exempel. Christer Nellborn tycker att SWOT-analysen är bra för att identifiera verksamhetens nuläge i form av styrkor och svagheter, men tyvärr tycker han att många missar själva poängen.

– Många stannar där och gör aldrig själva analysen. Hur tar vi vara på våra styrkor för att möta hoten? Och hur ser vi till att våra svagheter inte tar udden av de möjligheter vi identifierat?

Christer Nellborn tipsar om att gå vidare med en TOWS-matris där man vänder på perspektivet och gör analysen av SWOT-inventeringen.

– Det är ett bra verktyg som stimulerar den fortsatta analysen om hur man kan dra nytta av sina styrkor och möjligheter för att möta framtida hot och svagheter, tipsar Christer Nellborn.

Prioritera

I analysen av nulägesbilden är det också viktigt att prioritera vilka områden som är viktigast att förändra eller utveckla. Här är det relevant att väga in vilka åtgärder som ger mest nytta i förhållande till tid och kostnad, men det är också viktigt att hålla fokus på de övergripande målen för förändringen – handlar det om att öka kundnöjdhet, få ekonomin på fötter eller räta upp ett dåligt rykte? Dessutom bör man ta hänsyn till vilka beroenden som finns i verksamheten och hur en förändring påverkar andra områden i verksamheten.

Christer Nellborn tipsar om att utgå från en målanalys där de övergripande målen bryts ned i delmål och aktiviteter.

– Målanalysen är bra eftersom den hjälper dig att både se beroenden och att prioritera bland åtgärder. Du tvingas tänka igenom vad du vill och vad som krävs för att nå dina mål och fokusera på det som är viktigast för att nå din framtidsbild.