Effektiva Ledningsgrupper

Ledningsgruppen driver verksamheten framåt

En av de mest centrala grupperna i en organisation är ledningsgruppen. Här fattas besluten som driver verksamheten framåt, som hanterar både hinder och utmaningar och nya möjligheter.

Samtidigt ska ledningsgruppen ha förmågan att överblicka det som händer i omvärlden, analysera utmaningar och prioritera utifrån verksamhetens mål och visioner.

Hur får man då ledningsgruppsmöten att fungera effektivt?

SMARR – lätt att minnas

Pia Villför Larsson är certifierad facilitator och ger bland annat utbildning och stöd för facilitering.

Hon konstaterar att det mest grundläggande i ledningsgruppsmöten är samma som för andra möten, det vill säga: Det är tydligt för alla i gruppen varför man ses och vad man tillsammans ska åstadkomma, man är överens om hur processen bör se ut samt vilka roller och förhållningssätt som behövs för att nå målen.

Pia Villför Larsson brukar sammanfatta detta med SMARR – syfte, mål, arbetsgång, roller, regler. En framgångsrik modell för att tydliggöra mötet som är enkel att minnas.

– En ledningsgrupp är ofta sammansatt av personer med olika ansvarsområden som man värnar om och tillsammans har de ett gemensamt ansvar för helheten. Därför det viktigt att alla har en gemensam klar bild av det gemensamma uppdraget och vad varje ledningsgruppsmöte ska ge som resultat och effekt för verksamheten, förklarar hon.

Ta tillvara på varandras kompetenser

När olika kompetenser i en grupp samverkar och gör varandra starkare, det är då en grupp fungerar som allra bäst. Tillsammans har man förmågan att lösa uppdrag som individerna var för sig inte hade klarat av.

Revirtänkande, dolda agendor och konflikter hör därför inte hemma i en ledningsgrupp. Mötesledarens uppgift är på så vis långt större än att hålla ordning på agendan. Det handlar om att skapa en psykologisk trygghet i gruppen, att låta alla att komma till tals och ta tillvara på varandras kompetenser för att lösa det gemensamma uppdraget.

– I en ledningsgrupp behöver samarbetet fungera på ett bra sätt, konstaterar Pia Villför Larsson.

Våga utmana invanda tankemönster

Att vara effektiv i ledningsgruppen handlar till stor del om att fatta kloka beslut. Att väga in olika perspektiv och göra smarta prioriteringar som tar verksamheten framåt.

Ofta handlar det om komplexa frågeställningar där det är viktigt att de olika gruppmedlemmarna vågar uttrycka sina idéer, utmana invanda tankemönster och ta in olika argument och åsikter i diskussionen och förstås, lyssna på varandra.

Som mötesledare handlar det om att se till att alla i gruppen kan och får yttra sig.

– Det viktiga är att man är tydlig med att man vill att alla ska komma till tals, säger Pia Villför Larsson.

Kommer alla till tals?

Det är inte ovanligt att någon eller några dominerar samtalen i en grupp. Några kan uppleva att det är svårt att komma till tals. Andra kanske till och med tycker att det är bekvämt att någon dominerar för då slipper de själva agera.

Problemet är att man då inte tar tillvara hela gruppens kompetens – resultatet kan bli lidande liksom ägarskapet av det som beslutas.

Den som är mötesledare behöver därför vara uppmärksam på att alla kommer till tals. Planera för olika sätt för att alla ska delta – gå laget runt, dela in i bikupor, sök aktivt ögonkontakt med alla mötesdeltagare och ställ öppna frågor.

Ni kan också i gruppen komma överens om gemensamma spelregler för hur ni fördelar ordet på bästa sätt.

Rullar in på gamla hjulspår

Ett annat vanligt scenario är att diskussionerna rullar in på gamla hjulspår där det blir svårt att komma vidare.

– Detta kan bero på många olika saker. Det kan vara gamla, ouppklarade saker som ligger i gror, eller kanske någon som inte upplever att hen blir lyssnad på. Som mötesledare måste du se till att diskussionerna leder vidare, påminner Pia Villför Larsson.

Ett knep är att ha en tydlig agenda där varje punkt är tidsatt. Om ett ärende drar ut på tiden kan det vara läge att parkera och fortsätta diskussionerna vid ett annat tillfälle. Om det är en gammal surdeg som ligger och pyser kanske man behöver hitta ett sätt att lösa det problemet separat.

Gör en POOL-analys

Ett annat sätt är att stanna upp och ta reda på vad problemet är:

1. Skriv upp problemet och fråga gruppen ”Vad har vi observerat kring problemet” (vad har vi sett, hört, känt). Gå gärna laget runt och skriv upp synligt vad som sä
2. Efter att ni har beskrivit observation kan ni ta diskussionen: ”Vad kan vara orsaken till problemet?” Här ska ni bara lista orsaker och inte gå in i lösning ännu.
3. När ni har fått upp en lista på orsaker tillsammans med lista på observationer – då är det dags att brainstorma förslag på lösning.

– Det här arbetssättet kallas POOL-analys (Problem-observation-orsak-lösning) Den både sätter punkt på gamla surdegar och ger också ett rikt underlag på lösningsförslag. Det stora problemet nu kan vara att välja vilken eller vilka lösningar ni ska satsa på, säger Pia Villför Larsson.

Hur fattas besluten?

Men det är inte bara själva diskussionerna under mötet som bidrar till effektiva beslut. Det som händer innan och efter mötet har också betydelse.

För att kunna vara effektiv i sin beslutsprocess måste alla i gruppen få en chans att förbereda sig innan det ska fattas – att ta in information, lyssna med andra i organisationen och reflektera över beslutspunkten.

Även här är det viktigt att det finns en tydlig process. Hur och när fattar ni beslut? Ska det ske under sittande möte, eller ska frågan först diskuteras och därefter beslutas i ett kommande möte? Och hur går det egentligen till när ett beslut fattas?

Det är inte alls ovanligt att gruppen lämnar mötet med lite olika tankar om vad som egentligen blev bestämt.

– Ibland kanske man väljer att rösta, men ibland kan beslutet utkristallisera sig i själva diskussionen. Oavsett hur ni väljer att gå till väga så rekommenderar jag att sammanfatta vad ni har beslutat och gärna skriftligen så alla kan se redan på mötet. Det kan låta mycket men många har svårt att ta in muntlig information och behöver se i skrift för att det ska gå in, säger Pia Villför Larsson.

Följ upp kontinuerligt

När det gäller uppföljning tycker Pia Villför Larsson att det kan vara smart att ha en gemensam skriftlig yta för pågående aktiviteter där man kan uppdatera varandra löpande om vad som händer med olika frågor mellan träffarna.

– Att rapportera och gå igenom alla aktiviteter sedan förra mötet är inte ett effektivt sätt att jobba. Se till att mötet har fokus på framdriften. Vad är våra mål? Vad hindrar oss? Vilka resurser har vi? Vad behöver vi göra för att ta oss mot mål? Hur kan vi alla bidra? Det är viktigare frågor att diskutera, poängterar hon.

Se personen bakom rollen

Men det finns också en extra ingrediens som behövs för att en grupp ska vara effektiv och välfungerande: Gruppens medlemmar behöver känna tillit till varandra.

Det ska vara tillåtet att pröva sina tankar innan man tänkt klart, att utmana varandra, blotta sina svagheter och samtidigt vara trygg i gruppen.

Detta förtroende behöver man jobba med hela tiden. Grunden handlar om att lära känna varandra som individer. Men det behöver inte alls betyda att man måste ut och skjuta pilbåge eller gå en höghöjdsbana tillsammans. Gruppstärkande övningar kan handla om att man öppnar för andra typer av samtal när man träffas.

Mötet kan exempelvis inledas med en runda där alla delar med sig av läget just nu, eller att man få berätta om något specifikt om sig själv – vad man drömmer om, var man får energi ifrån – eller vad som tar energi.

– När vi samarbetar försöker vi hitta kopplingar till varandra och då behöver vi få veta lite mer om personen än yrkesrollen. Det händer saker i gruppen när vi öppnar dörren på glänt och och får en känsla av vem det är på insidan.

Öppna för feedback

Hur vet man då att en ledningsgrupp jobbar effektivt? Det är en fråga som Pia Villför Larsson tror att det kan vara nyttigt att ställa sig inom gruppen, men även utåt i organisationen.

– Jag tror att det är viktigt att då och då ge återkoppling och berätta vad som händer i ledningsgruppen, vilka frågor man jobbar med och vad man ser som nästa steg. Om man som ledningsgrupp har involverat deltagare i organisationen i workshop så är det dessutom viktigt att återkoppla hur arbetet går vidare så att deltagare kan känna stolthet över att ha varit med och bidragit, säger Pia Villför Larsson.

En ledningsgrupp kan också be om feedback från verksamheten. Frågor som ”Vad fungerar bra i vårt samarbete?” och ”Vad skulle ni önska att vi förbättrade?”.

– Om man som ledningsgrupp ber om förslag på förbättring visar man inte bara vilja att förbättra utan även visar även tillit till sin omgivning, förklarar Pia Villför Larsson.