Bättre Möten

Åtgärd nummer ett för bättre möten

Det första steget mot bättre möten på jobbet? Skär ned på antalet möten. Undersökningar visar att hälften av alla svenska möten är bortkastade. För en tjänsteperson innebär det 5 bortkastade timmar i veckan. För chefer är det ännu värre – tolv bortkastade timmar i veckan. I Sverige finns en kultur där det blivit okej med dåliga möten – endast ett fåtal företag har policies för när det är okej att kalla till möten. Anledning till detta? Dåliga möten är belönande – det är trevligt att småprata, det får tiden att gå och vi känner en gemenskap. Så hur gör vi då för att få till bättre möten?

7.1 miljoner anledningar till bättre möten

Dåliga möten i lönekostnader: ett tjänsteföretag med 100 anställda kastar bort 7.1 miljoner kronor på dåliga möten varje år (beräknat på snittlön 37 000, tjänstepersoner 2016). Utöver det så tillkommer lokal, resor, fika. För att inte nämna arbete som blir ogjort och all den tid som går bort från det strategiska ledarskapet.

Tips på snabba mötesåtgärder

• Sätt upp regler för när man får kalla till möten och när man får tacka ja till möten i outlook – om du inte fått din roll och mötets syfte tydliggjord på förhand – tacka nej.
• Testa att avveckla möten som ni har på vecko/månadsbasis – se vad som händer. Kanske måste ni ha dessa möten, men går det att ändra formen?
• Se till att tydliggöra syftet med era möten – här hittar du en kategorisering
• Ladda hem vår guide för bättre möten nedan och följ SMARR-formeln

Led bättre möten – Bra mötesupplägg

SMARR är en formel som står för

• Syfte – varför är vi här?
• Mål – Vad ska vi åstadkomma?
• Arbetsgång – Hur ska vi nå dit?
• Roller – Vad ska var och en tillföra?
• Regler – Hur samarbetar vi och vad måste vi förhålla oss till?

Är detta tydligt formulerat vet vi vad vi varför vi träffas, vad vi ska åstadkomma och varför vi befinner oss i rummet – vi känner till vår egen roll och på vilket sätt vi ska bidra under mötet.

Bättre möten kräver strukturerad förändring

För att lyckas med förändring krävs i första hand fyra saker:

1. Ett mål – som ger riktning och går att utvärdera
2. Kompetens – förmågan att göra det vi beslutat oss för – i det här fallet bättre mötesteknik
3. Motivation – en utmaning många stöter på i arbetet med att förbättra sina möten är att ”dåliga möten är ganska trevliga och belönande”, därför behöver vi göra det MER attraktivt med bra möten. Ofta kan kompetensökningen hjälpa till med detta – upplevelsen av riktigt bra möten där vi får saker att hända sopar nämligen mattan med ”dåliga möten/fikastunder”.
4. Resurser – en paradox när det gäller att förbättra möten är att många mötesledare upplever att de inte har tid att planera sina möten varpå dessa möten blir dåliga och slöseri med tid. Så vad kan vi göra? Första steget är alltid att testa att avveckla så många möten som möjligt – behöver alla närvara på planeringsmötet? Kanske kan information samlas in på effektivare sätt än att alla ska vara med under själva mötet? Ta bort möten så att ni får tid att planera era viktiga möten.

Om du vill lära dig mer om hur du förändrar vanor i organisationen så kan du läsa mer om det här: OBM