Kostnaden av förändringar i projekt

Vad kostar det att göra ändringar i projekt? Det är ofta lätt att göra en uppskattning av de direkta kostnaderna i form tid och pengar, men ändringar har också en påverkan på projektet som helhet och produktiviteten. Projekt med många ändringar, även om de är små, kan påverka produktiviteten negativt.

Kumulativ negativ effekt av ändringar på produktivitet

Ofta finns det en direkt kostnad i tid och pengar som går relativt lätt att uppskatta när det gäller ändringar i projekt men den totala kostnaden kan ändå vara svår att beräkna. Anledningen till det är att den negativa effekten av ändringar på produktiviteten blir större ju fler ändringar vi gör. Som projektledare bör vi därför vara medvetna om att ändringar kan ha en större påverkan på projektet som helhet än vi tror.

Det betyder inte att vi INTE ska göra ändringar, det finns ju en anledning till att vi behöver genomföra en ändring. Men vi behöver ta höjd för att projektet kan bli lidande i stort om vi behöver göra många ändringar, små som stora.

Vad säger forskningen om ändringar i projekt?

Artikeln ”Evaluating the Cumulative Impact of Changes on Labor Productivity” av Dr. William Ibbs och Gerald McEniry lyfter just svårigheterna med att uppskatta indirekta kostnader av ändringar genom de störningar som skapas. Artikeln är baserad på en metaanalys av studier gällande byggprojekt. Det mest intressanta är dock det faktum att antalet ändringar har en stor negativ påverkan på produktiviteten. Som projektledare bör vi därför lägga extra fokus på att sätta processerna för ändringshantering och göra det vi kan för att minska negativ påverkan.

Om förändringar i projekt

Miniföreläsning med Benny Persson

Kostnaden ökar ju längre tid det tar att upptäcka behovet av en ändring

På 70-talet upptäckte Dr Barry Boehm att kostnaderna stiger exponentiellt ju längre tid det tar för oss att upptäcka en defekt som behöver åtgärdas. Hans forskning fortsatte in på 2010-talet och påståendet gäller både för agila såväl som traditionella arbetssätt.

Agil metodik och LEAN-principer gör att vi komma runt detta genom att arbeta med korta feedbackcykler och minska mängden ”work in progress” för att snabbare kunna släppa uppdateringar och få respons.

Även i byggprojekt kan man använda agil metodik. Från basala rutiner som stå-möten för att snabbt fånga upp problem och enkla tavlor som visualiserar arbetsflödet till att se till så att leveranser anländer när de faktiskt behövs för att minska lagerkostnader och onödig hantering. Om du är särskilt intresserad av agil metodik i byggprojekt kan du läsa den här artikeln från PMI.

Under kostruktionen av the shard använder agil metodik i designprocesssen

Kostruktionen av The Shard i London använde agil metodik för att hantera designändringar utan att det ledde till några större förseningar

Foto: Dimitry B. - https://www.flickr.com/photos/ru_boff/8320640469/, CC BY 2.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=151145296

Mer om förändringar i projekt

Här kan du läsa en artikel av projektexperten Camilla Åkesson om hur du hanterar ändringar i projekt och ladda ner en mall för beslutsunderlag.

Astrakans Förändringsguide

70 sidor förändring

  • Artiklar
  • Analysverktyg
  • Metodik

Aaron Haglund

Aaron Haglund

Aaron jobbar på Astrakan och skriver om grupputveckling, projektledning och förändringsarbete