Ändringshantering i projekt

Camilla Åkesson är en av Sveriges främsta projektexperter, här tipsar hon om hur du hanterar ändringar i olika typer projekt (traditionella, hybrid och agila), skapar samsyn, analyserar ändringar samt delar med sig av en användbar mall för beslutsunderlag.

Sagt om ändringshantering i projekt

För att sätta scenen inleder vi med en samling klassiska citat som vi alla säkerligen har hört eller kanske rent av sagt själva, gällande ändringshantering i projekt.

Känner du igen dig? Typiska citat om ändringar i projekt:

  • ”Men – jag tog för givet att ni redan har med det”
  • ”Det där finns inte skrivet någonstans så det är inte med”
  • ”Vi jobbar agilt så vi har inga ändringar”
  • ”Det där måste göras men ni måste bibehålla tiden och helst kostnaden”
  • ”Jag vet inte vad som beslutades efter att jag hade gjort ett beslutsunderlag”
  • ”Det där måste bara göras så det är ingen ändring”

Därför tar det så lång tid att diskutera ändringar

Känner du igen något av citaten ovan? Min uppfattning är att det vanligaste är att orsaken till det tar så lång tid att diskutera ändringar oftast handlar om något annat än själva ändringen i sig.

Vad är det jag ute och fiskar efter? Jo, att det finns olika uppfattningar om vad projektet ska innefatta och därmed är det ”solklart” för någon att det ingår och för någon annan är det lika solklart att det inte ingår.

Hur kan vi få alla att uppfatta det som är solklart på samma sätt? För jag tror att vi är överens om att vilja slippa de långa och många diskussionerna som inte handlar om själva ändringen utan om ifall den ingår i projektet eller inte. I den här artikeln kommer du få tips och mallar för att skapa samsyn och hantera ändringar i din projekt oavsett bransch, komplexitet eller hur projektet drivs.

Minska ändringar i projekt

Kan vi minska antalet ändringar i projekt på något magiskt sätt? Vill vi ens det? Det viktiga är ju att resultatet blir bra, inte hur många ändringar vi gör. Krävs det ändringar så ändra! Men att ändringar är vanliga innebär inte att det är enkelt.

Varje ändring innebär unika utmaningar och lösningar. Min upplevelse är man i många fall ägnar mer tid åt att diskutera om det är en ändring eller inte än att faktiskt agera på ändringen. Och – ja, det är lika vanligt i agila/hybrida projekt som i traditionella.

Var är en ändring i projekt?

En ändring är när något ändras sedan det senaste beslutet. Det kan innebära att något läggs till, tas bort, budget ökas/minskas, tiden kortas/förlängs eller på annat sätt ändras. En ändring behöver, i princip, alltid analyseras och beslutas för att den ska gälla. Detta gäller oavsett om vi bedriver projektet agilt, hybrid eller traditionellt. Dock görs det på något olika vis.

En liten justering i tidplanen eller en mindre kostnadsökning kan betraktas som en del av det normala projektflödet snarare än en ändring. Men när blir en sådan justering en ändring som kräver formell hantering? Svaret är inte alltid tydligt. Det som för en projektmedlem kan tyckas vara en obetydlig justering kan för en annan vara en betydande ändring. Denna brist på samsyn kan skapa förvirring och fördröja beslutsprocessen.

Vissa branscher har egna begrepp för ändringar, till exempel byggbranschens ÄTA, vilket står för Ändring Tillägg och Avgående. Se till att du känner till de begrepp du behöver för den bransch du jobbar i.

Hur ska jag hantera ändringar i projekt?

Vi kan hantera och förbereda oss på ändringar på olika vis beroende på hur vi har valt att bedriva projektet: traditionellt, agilt eller hybrid.

Ändringshantering beskrivs ofta i vedertagna projektmodeller. Om du jobbar i en organisation där ni har en uttalad projektmodell finns det säkerligen beskrivet, inklusive mallar, hur ändringar ska hanteras.

Ni som har träffat mig tidigare vet att jag brukar säga att förväntansbilden bestämmer om projektet är lyckat eller ej. Det låter kanske klyschigt men jag lever efter den devisen. Det vill säga: ju tydligare vi lyckas kommunicera vad projektet gör och inte gör desto bättre förväntansbild skapar vi hos de som är berörda.

Om bilden är otydlig bjuder vi in till att de kan skapa sina egna bilder och där tappar vi dem. Så – mitt huvudbudskap är alltid att vara tydlig med vad som ska göras och inte. Kommunicera det på så många olika vis du kan komma på för just ditt sammanhang, använd filmer, text, bilder, teater (japp, det har hänt) med mera.

När och hur uppstår en ändring?

En vanlig fråga jag får är: När ska jag hantera det som en ändring? Till att börja med måste det finnas en grundplan, annars finns ju inget att ändra. Om vi tänker oss traditionella, och vanligtvis hybrida projekt, så har vi en fas då projektplanen arbetas fram. Den syftar till att beskriva HUR projektet ska göra för att uppnå VAD som framgår av beställningen. När projektplanen är beslutad har vi en grundplan/baseline. Motsvarande i rena agila projekt är när produktbackloggen arbetas fram.

Innan dess är allt planering baserat på vad beställningen omfattar. Om det under den perioden uppkommer ändringar, sådant som inte finns beskrivet i den beslutade Projektbeställningen, är det snarare en justering av beställningen. Ok, det kan tyckas vara hårklyveri – men skillnaden är hur vi som projektledare agerar. I detta läge vill jag säkerställa att justeringen verkligen är beslutad och ska läggas till i beställning innan jag börjar planera för den. Ett exempel kan vara att vi i samband när vi gör riskanalys, identifierar något vi behöver lägga till för att minska eller hantera en risk.

Det kan göras på många olika vis:

  • Uppdatering av Projektbeställningen med en tydlig markering om vad som är skillnad från den senast beslutade
  • Beställaren beskriver tillägget, tillser att det blir beslutat i lämplig instans och det läggs som en bilaga till Projektplanen
  • Du lägger till ett avsnitt, Tillägg efter beslutad projektbeställning, i Projektplanen.

När projektplanen är beslutad är grundplanen/baseline fastställd. Framöver kan allt som påverkar tid, kostnad och omfattning betraktas som en potentiell ändring.

Öka samsynen för när något är en ändring

Effektiv kommunikation är avgörande för att säkerställa att alla intressenter har en gemensam förståelse för projektets omfattning och mål. Det handlar om att skapa en gemensam bild av vad som utgör en ändring och vad som är en del av det förväntade projektflödet.

Det är vanligt att det finns tydligt beskrivet i organisationen eller projektmodellen som nyttjas, vad en ändring är. Däremot är det inte lika tydligt för alla när en situation uppstår. Hur kan det komma sig? Jo, vi har olika syn på vad en ändring är. Ibland vet vi kanske inte ens om det är ändring, mindre justering eller ingen påverkan alls innan vi har gjort en analys av det nya behovet.

Det vi vet säkert är att vi ökar chansen om vi har samsyn på vad som ska göras från början. Har vi ett tydligt effektmål och projektmål för våra projekt och samsyn på vad projektet omfattar och inte – då kan vi ha en samsyn på när något är en ändring eller ej.

Läs på och identifiera intressenterna

För att skapa en samsyn kring projektets mål, leveranser och avgränsningar gör du som projektledare smart i att så snart du startar projektet tillse att du inte bara har läst vad som står i alla dokument utan också har identifierat alla intressenter för projektet. Att du har en tydlig bild över vilka som blir berörda av projektets leverans och vilka som har input till vad projektet ska leverera.

Intressenterna är en av dina viktigaste pusselbitar för projektets framgång. Det är intressenterna som har förväntningar, kunskap och behov – med andra ord de som kommer avgöra om projektet är lyckat eller ej.

Ett bra tips att tänka på för att tydliggöra projektets omfattning och avgränsningar är att göra en WBS (work breakdown structure) som du kommunicerar med samtliga berörda. Viktigt är att ha med de avgränsningarna, redan här lägger du grunden till förväntansbilden av projektet.

Work Breakdown Structure

Jag gör alltid en WBS, oavsett om projektet bedrivs traditionellt, hybrid eller agilt. Jag upplever att det är en av de viktigaste aktiviteterna att göra eftersom det på en relativt kort tid visualiserar vad projektet omfattar och inte. Detta kommuniceras till samtliga intressenter och andra som behöver känna till projektets leveranser.

Camilla Åkesson

Camilla Åkesson

Certifierad Projektledare IPMA A

Hantera förväntningarna på projektet

Något som är bra att tänka på är att oavsett om du lyckas med projektet baserat på vad det står i alla beslutande dokument och underlag så kommer projektet uppfattas som misslyckat om det finns många andra, odokumenterade, förväntningar. Ett väldigt bra sätt att synka förväntningar och leverans är är att gå igenom WBS:en gemensamt.

Jag vet att det är många projektledare som inte jobbar med WBS för att man uppfattar det svårt, tar tid och ser inte riktigt värdet i det. För min del är det bland det viktigaste vi kan göra. Ett projekt blir inte mer lyckat än hur det uppfattas och upplevs, oavsett vad som står i beställningen.

Så…för att kunna ha samsyn på vad en ändring är måste det finnas en samsyn gällande vad vi ska göra från början! Och det är därför det är klokt att faktiskt lägga tid på en wbs.

 

Work Breakdown Structure

Miniföreläsning med Camilla Åkesson

Hur hanterar vi ändringar i olika typer av projekt?

Ofta kan det skilja sig i hur vi hanterar ändringar baserat om projektet drivs traditionellt, agilt eller som hybridprojekt. Ofta hör jag att om man är i ett agilt projekt att man då inte hanterar ändringar eftersom man planerar i korta cykler, så kallade sprintar och därmed kan ändra fokus väldigt snabbt. Jag anser att det är en sanning med modifikation. Jag tror att vi jobbar med ändringar på olika sätt, men att ändringar alltid är en del i ett projekt och att den övergripande processen är den samma.

Ändringar i olika projekt

1

Traditionella och hybrida projekt

I denna typ av projekt finns oftast en projektbeställning med tillhörande projektplan som beskriver vad projektet omfattar. Genom att ha definierat vad projektet omfattar så underlättar det efterföljande steg i ändringsprocessen, så som bedömning och godkännande.

Genom tydliga riktlinjer för ändringshantering så minskar risken för missförstånd och att alla ändringar hanteras på ett konsekvent sätt.

Det handlar om att balansera behovet av struktur med förmågan att hantera det oförutsägbara, vilket är en konst i sig.

2

Om vi arbetar agilt

När man jobbar agilt hanteras ändringar löpande på så vis att man fyller produktbackloggen med det som produktägaren har prioriterat. Det innebär ju i praktiken att man inte ”hanterar” ändringar utan att man bara tar från produktbackloggen och genomför projektet.

Det som är värt att nämna är att det vanligaste är att det finns ett tydligt mål för det agila projektet även om det är mer flexibelt än vid traditionella projekt. Med andra ord kan även ändringar påverka målet i  agila projekt och därmed krävs en ändringshantering för uppdatering av produktbackloggen i ett sent skede.

Exempel på ändringar som är vanligare i agila projekt än i traditionella är att man kan behöva göra ändringar i det projektet redan gjort. Ett enkelt exempel är om man har byggt en integration för ett specifikt system, när sedan ytterligare en integration ska göras kan det krävas ändring i den befintliga integrationen då man inte har tagit höjd för ett ärende som kommer längre ner i produktbackloggen.

Generell ändringshanteringsprocess

Identifiera ändringar

Att identifiera en ändring är att helt enkelt se när ett nytt/utökat behov uppstår. I detta steg är det viktigt att besluta och tydliggöra vem som har rätt att göra bedömningen att det är något som ska vidare i processen, dvs gå vidare till analys. De vanligaste rollerna för detta är projektbeställaren/produktägaren och/eller change control board (CCB).

Analysera ändringar

exempel på belsutsunderlag i projekt
Exempel på mall för beslutsunderlag

Beslut är fattat att ändringen ska analyseras i syfte att hantera det i projektet. Analysen kan även kallas för Ändringsunderlag, Beslutsunderlag mm.

Oavsett namn så syftar det till att göra just en analys, som beskriver påverkan på projektet samt en rekommendation till beslut.

Tips att tänka på när du genomför en analys av ändringar i projektet

Skapa en mall och lägga in grundinformation om projektet redan vid projektstart. Denna kan du sedan kan nyttja för samtliga ändringar i projektet.

Jag tänker då på information som:

  • Effektmål
  • Projektmål
  • Prioritering mellan tid, kostnad och omfattning

Mall för beslutsunderlag

Ladda hem

  • Bocka för de dokument du vill ladda ner
                • Hidden
                • Hidden
                • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

                Så gör du din ändringsanalys

                • 1

                  Har du tillräcklig information om vad behovet är? Är det tydligt för dig vad ändringen ska resulterar i?

                  1. Om inte – tillse att du erhåller svar på de frågor du behöver svar på från de vilka har beslutat att en analys ska göras.
                  2. Tillse att du har förstått rätt genom att skriva och visualisera ändringen.
                  3. Säkerställ att det är tydligt huruvida det är en ändring som måste genomföras, t ex lagändring, eller är det en ändring som ska betraktas som ett önskemål?
                • 2

                  Gör en uppskattning om hur stort arbetet med själva ändringshanteringen är

                  Är det ett omfattande arbete att göra analysen eller krävs endast några enstaka timmar? Kommunicera detta till beställare/motsvarande.

                    1. Om det är ett omfattande arbete så omfattar nedanstående beskrivning av möte att upprätta hålla en tid och aktivitetsplan för vad och vem som ska göra de olika delarna av analysen.
                    2. Om det är mindre arbete – följ nedanstående tips på hur du kan jobba vidare
                • 3

                  Fundera på vilka som bör delta för att genomföra analysen

                  De som har behovet? Kompetens i projektet? Kompetens utanför projektet? Ska du själv vara en del av arbetet eller ska t ex en delprojektledare utföra analys-arbetet?

                    1. Bjud in till möte/-n för att genomföra analysen i enlighet med ovanstående innehåll i mallen.
                    2. Om det är någon som är viktig för mötets skull men kanske endast för en del, ha ett möte med hen innan alternativt fråga om den kan vara uppmärksam på sin telefon för korta frågor under mötestiden.
                    3. Delegera till den du anser ska genomföra analysen
                • 4

                  Inför mötet:

                  1. Finns det information/svar på utestående frågor ni behöver ha svar på innan mötet? Tillse att du erhåller det så du har alla förutsättningar klara inför mötet.
                  2. Tillse att mötesdeltagarna erhåller de underlag som är framtaget innan mötet och kommer pålästa.
                  3. Skicka agenda med syfte och mål.
                  4. Tillse att du har lämplig lokal för mötet, t ex om ni vill jobba med att sätta upp lappar, ha stora väggytor mm
                • 5

                  Genomför mötet:

                  1. Gå igenom vad som är målet med mötet, dvs har gjort en analys och kommit fram till en rekommendation alternativt
                  2. Skapa en tid och aktivitetsplan för hur analysen ska genomföras.
                • 6

                  Använd mallen Beslutsunderlag som agendapunkter

                  1. Tydliggör vad behovet är så alla har samsyn på vad som ska analyseras
                    Detta läggs in under rubriken Bakgrund i mallen.
                  2. Vilka alternativa sätt finns för att hantera ändringen?
                    1. Lägg gärna lite extra tid här och undvik att det är en som pratar. Nyttja gärna post-it lappar så att du får ut allas tankar utan att de påverkas av varandra.
                    2. Undersök alltid alternativet ”Vi gör ingenting”. Jag vet att det kan vara lite provocerande att ta upp det ibland, men faktum är att det kan vara det minst dåliga i vissa sammanhang.
                  3. Gör sedan analysen av varje alternativ i enlighet med mallen Beslutsunderlag

                  Där finns det beskrivning under respektive rubrik.

                  1. Ge en rekommendation till beslut:
                    1. När måste beslut fattas för att analysen ska vara gällande? Det kan t ex vara att man i analysen har konstaterat att ändringen behöver göras tillsammans med något annat i projektet.
                    2. Beskriv också vilka effekter blir det om inte beslutet kommer inom angiven tidsram.
                    3. Vilken instans bör besluta om detta? Ibland kan projektledarens mandat räcka och ibland behöver det gå ända upp till styrelsen. Tänk på att även om det täcks inom ramen för projektledarens mandat så ska alltid beslutet återkopplas till de som har efterfrågat ändringen. Hur har vi ordning på alla ändringar i våra projekt?

                Håll koll på dina ändringar

                För att löpande hålla ordning på vilka ändringar som har påverkat projektets tid, kostnad och omfattning jobbar du med fördel med en Beslutslogg. Den innefattar dels ändringar men även andra beslut som inte har hanterats som en ändring. Det finns många mallar för detta, den här nedan nyttjar jag i mina projekt. Bilden nedan är ett hopkok från olika modeller och därefter anpassning av mig efter lärdomar jag har tagit med mig.

                Jag lägger grundplan längst ner och bygger på dokumentet så att jag alltid har det som är aktuella högs upp.

                Exempel beslutslogg i projekt
                Exempel Beslutslogg

                Utbildning i projektmetodik

                Bli trygg i rollen som projektledare

                • Lär dig det du behöver för att tryggt leda projekt inom ramar för tid och budget
                • Träna på ett fullskaligt projekt
                • Projektmetodik som matchar internationella krav och ger en bra start på projektledarkarriären

                Camilla Åkesson

                Camilla Åkesson

                Camilla ansvarar för Astrakans projektledarutbildning och är certifierad IPMA-A