Första träffen med din beställare

Hur förbereder sig projektledaren inför första dejten med sin projektbeställare?

1. Läs igenom projektbeställningen noggrant. Gör noteringar och samla frågor.
2. Påbörja arbetet med din projektplan utifrån den informationen du har fått. Saknar du något i beställningen för att du ska kunna göra planeringen av projektet?
3. Ta gärna hjälp av en kollega som läser projektbeställningen och be den berätta hur den uppfattar beställningen. Uppfattar ni olika? Detta måste du diskutera med beställaren.
4. Ta kontakt med de intressenter som finns omnämnda i beställningen, presentera dig och berätta att du ska driva projektet. Berätta hur du uppfattat beställningen och fråga om de uppfattar den på samma vis. Om du ser att detta är en viktig roll, säkerställ att denne har möjlighet att delta i projektet.
5. Gör en egen intressentanalys, som ett första steg i börja skapa kontakt, att kommunicera och ev. resurssätta projektet.

Vilka frågor ska du ställa till projektbeställaren?

1. Gå igenom alla frågor och diskutera projektbeställningen på djupet. Du måste förstå den! I detalj.
2. Hur ska vi jobba med resurstillsättningen i projektet? Jag behöver såhär många till planeringen (dvs för att djupdyka i beställningen och göra en tid- och resursplan för genomförandet). Kontaktar du dem? Gör jag? Jag vill vara med och träffa dem innan jag säger Ja att det ska ingå i projektet. Detta är en rekommendation att alltid försöka göra, det är inte alltid det är möjligt, men ställa frågan kan man alltid göra.
3. Vilket mandat har jag gällande tid, kostnad och omfattning i projektet?
4. Innan ni skiljs åt, ställ frågan: känner du dig trygg med att jag har förstått och att jag driver projektet?