Delegera arbete smartare

Delegering är ett grundläggande men viktigt verktyg för ledare som vill höja organisationens prestationsförmåga. Så hur gör vi för att delegera arbete smart och utveckla personalen?

Delegera arbete

Modellen SMARTA-mål känner många till, den går alldeles utmärkt att använda i samband med delegering. Tänk igenom eller skriv ut och fyll i som en checklista under överlämningen.

Delegera arbete SMART – delegerade uppgifter ska vara:

  • Specifika – Vad ska göras?
  • Mätbara – Vilka ramar ska vi hålla oss inom gällande tid och kostnader. Hur vet vi att vi uppnått ett lyckat resultat?
  • Accepterade – De som ska utföra arbetet behöver acceptera rollen och uppgiften de tilldelats.
  • Realistiska – Det ska vara möjligt att genomföra uppgiften utifrån de angivna ramarna och med det stöd som finns tillgängligt.
  • Tidsbundna – Det behöver vara tydligt när uppgiften ska vara utförd och hur prioriterad den är jämfört med andra arbetsuppgifter.

Vad är delegering?

Att delegera är att överlämna arbetsuppgifter. Den relativt kortsiktiga vinsten med delegering är självklart tidsbesparing, på lång sikt handlar delegering om att öka motivationen med hjälp av mer stimulerande utmaningar och att utveckla personalen tillräckligt för att de ska kunna ta klivet till nya roller.

Principerna för delegering som vi går igenom i den här texten går att tillämpa på grupper så väl som enskilda individer. Vi lägger extra fokus på hur vi använder delegering för att göra arbetet mer utmanande och frigöra utrymme för medarbetares motivation och egna drivkrafter.

Hur du delegerar

Inspirationsklipp om delegering och prioritering

Effektiv Delegering - så gör du

  • 1

    Definiera uppgiften:

    Är den lämplig att delegera?

  • 2

    Välj vem eller vilka du delegerar till:

    Vad är anledningen till att du valt dem? Vad ska de få ut av uppgiften? Vad ska du få ut av delegeringen?

  • 3

    Utvärdera förmågan att utföra uppgiften och utvecklingsbehov:

    Har de förmågan som krävs för uppgiften? Vilket stöd krävs? Förstår de vad som behöver göras?

  • 4

    Förklara anledningen:

    Varför har du valt dessa personer till uppgiften? Var hör uppgiften hemma i det större sammanhanget?

  • 5

    Ta ett kommunikationskvitto på vad som ska åstadkommas:

    Se till att de som du delegerat till kan återberätta vad uppgiften går ut på och vilka ramar de har att förhålla sig till.

  • 6

    Kontrollera att nödvändiga resurser finns tillgängliga:

    Allt från utrustning och lokaler till budget och personal.

  • 7

    Kom överens om deadlines:

    När ska uppgiften vara utförd? Om arbetet är fortlöpande, när lägger ni in utvärderingar? Om uppgiften är komplex och genomgår olika faser, vad är prioriterat? Kom också överens om hur ni ska utvärdera arbetet tillsammans och hur ofta.

  • 8

    Kommunicera och ge stöd:

    Se till att informera de som behöver känna till vad som är på gång så att de kan stötta de som fått ansvar för uppgiften. Ta ansvar för att göra detta själv så att inte den som blivit tilldelad uppgiften dras in i personalpolitik eller att det råder oklarheter gällande befogenheter.

  • 9

    Ge återkoppling på resultatet:

    Den enskilt viktigaste faktorn för vår motivation är att få återkoppling gällande det arbete vi utför, ge välförtjänt beröm men akta dig för onödigt smicker. Det är mer motiverande att få hjälp med förbättringspunkter och problemlösning än att invaggas i en falsk verklighetsuppfattning om att allt är perfekt.

Ladda hem

Tips för coachande ledarskap

  • Bocka för de dokument du vill ladda ner
                • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

                Kommunikationskvitton är det säkraste sättet att kvalitetssäkra en delegerad uppgift

                Kommunikationskvitton är det enklaste sättet att kvalitetssäkra all kommunikation. Be mottagaren av ett budskap eller uppgift att återberätta innebörden. Det här är betydligt mer pedagogiskt än att bara dela ut uppgifter.
                För några år sedan blev jag kontaktad av ett museum som ville ha hjälp med att bli bättre som projektledare. Jag åkte dit, i väntan på att mötet skulle börja gick jag runt bland utställningshallarna. Det första utställningsrummet var fantastiskt men sedan sjönk kvaliteten på utställningen avsevärt. När mötet väl började så fick jag förklaringen: vi projektuppstarten för den nya utställningen hade det informerats om att budgeten var 1 miljon, en av intendenterna uppfattade detta som en miljon var och inte en miljon för hela utställningen. Intendenten la snabbt in beställningar för att göra sin del av utställningen fantastisk, missuppfattningen upptäcktes inte förrän nästa projektmöte då hela projektbudgeten redan var spenderad. För att lösa problemet fick de samla in privata föremål till resten av utställningen från vänner och bekanta. Ett förtydligande kommunikationskvitto på uppstartsmötet, att återberätta vad uppgiften gick ut på och vilka ramar som satts hade gjort att de sluppit sätta sig i en sådan prekär situation.

                Delegering och olika grader av frihet – Kom överens om hur ni ska utvärdera arbetet

                För den oerfarna som tar de första stegen i sin karriär eller som är ny i branschen är det viktigt att sätta av mycket tid för uppföljning – i dessa fall är det inte alltid en kortsiktig tidsbesparing att delegera, däremot kan du räkna med god avkastning på lång sikt. Att delegera till oerfarna ställer också krav på dig som ledare att agera pedagogiskt och coachande inför de problem som uppstår.
                – För mer erfaren personal är det viktigt att ge frihet och handlingsutrymme.

                Är det en verksamhetskritisk uppgift gör ni dock klokt i att hitta ett fungerande samarbete och delägarskap kring uppgiften för bästa resultat. Oavsett kompetens och erfarenhet.

                Säkerställ också att den du delegerar till känner sig bekväm med ansvaret och de befogenheter som den tilldelats. Ställ många frågor istället för att gissa, se bara till att förklara varför du ställer frågorna så att du inte upplevs som kontrollerande.

                Aaron Haglund

                Aaron Haglund

                Aaron sammanställer Astrakanmaterial och har ett särskilt intresse för förändringsarbete