Mötesstruktur ger ökat engagemang och prestation på arbetsplatsen
Varför ska man egentligen satsa på bättre möten? Enligt studier ger ökad möteseffektivitet bland annat bättre närvaro och måluppfyllnad. Kombinerar vi det med att möten har ett tydligt syfte och en hög grad av interaktion där alla kommer till tals ökar vi dessutom den psykologiska tryggheten på arbetsplatsen. Hur vi bjuder in till och leder möten har alltså en stor påverkan både på hur människor mår och vilket resultat vi gör på sista raden.
Möteseffektivitet ett mångtydigt ord
I forskning om möten förekommer ofta ordet möteseffektivitet men det är mångtydigt. Ibland handlar det om den grad som möten bidrar till verksamhetens mål, ibland om hur många möten som uppfyller sitt mål och i andra fall om ifall mötesdeltagare upplever möten som effektiva. För att förenkla språket i den här artikeln används det som ett samlingsord som uttrycker ifall möten leder till resultat och effektivt utbyte av information.
Mötesledaren avgörande
Pladdrande mötesledare sänker möteseffektiviteten. Om vi istället faciliterar diskussionen under mötet, aktiverar mötesdeltagarna och fördelar ordet rättvist sätter vi grunden för mer effektiva möten. Pratkvarnar till mötesledare mal ner deltagarna medan facilitatorer fångar upp och engagerar.
Enkla sätt att komma igång med facilitering är att ställa fler öppna frågor, fördela ordet och låta gruppen skapa resultatet av mötet.
Hygienfaktorer
En bra start kan vara att se till att självklarheter faktiskt är självklara på ditt jobb. Att möten börjar och slutar på utsatt tid. Att det finns en strukturerad agenda och ett uttalat mål för de möten man kallar till. Att ni har en mötespolicy på plats som medger att tacka nej till de möten som saknar syfte, mål eller agenda. En annan viktig del är själva platsen för mötet, oavsett om ni träffas digitalt eller på plats behöver alla kunna delta fullt ut i mötet utan störningsmoment.
De tre största påverkansfaktorerna för möteseffektivitet
-
1
Mötesledarens beteende
Att mötesledaren skapar rätt förutsättningar för mötet, bjuder in till delaktighet, undviker monologer, låter gruppen göra jobbet och summerar både diskussioner och de beslut som fattats innan slutet av mötet.
-
2
Tydliga mål
Att alla känner till varför man samlats och vad mötet ska leda till. Att vi under mötet har ett tydligt, gemensamt, uppdrag att utföra där alla faktiskt kan bidra.
-
3
Fokuserade diskussioner
Att vi håller oss till ämnet och parkerar andra diskussioner och frågor som inte bidrar till att vi uppfyller det uttalade målet.
Relaterade utbildningar
Effektivare möten med SMARR
Bättre mötesstruktur på ditt jobb?
Vi designar insatser för att förbättra möteskulturen på arbetsplatser. Med en kombination av struktur, goda mötesvanor och ökade färdigheter när det gäller facilitering kan vi på kort tid hjälpa er att nå bättre resultat och skapa en roligare arbetsplats. Kontakta oss om du vill veta mer eller varför inte boka en kostnadsfri workshop?
Källa
Barends, E. and Rousseau, D. (2023) Productive meetings: An evidence review. Scientific summary. London: Chartered Institute of Personnel and Development.
