Riskanalys och riskhantering

Riskanalys och Osäkerheter i projekt

Framförallt i uppstarten av projekt leder avsaknaden av information till osäkerhet. Under projektets gång samlar vi på oss mer information, kan följa upp utfall och jämföra med våra skattningar men en viss osäkerhet får vi leva med hela vägen fram till projektets avslut.

När vi beräknar investeringskostnaden för projekt behöver vi budgetera även för ”osäkerheten” – att kostnaden kan bli större än den första skattningen. Ett sätt att hantera detta kan vara att förflytta osäkerheten till en leverantör genom fastprislösning eller avtal om maxkostnad istället för löpande räkning.

Förbise inte möjligheterna med osäkerheter

Osäkerheter i projekt kan både vara risker och möjligheter – även om det vanligtvis är riskerna vi talar om. Exempelvis kan vi vi som leverantör av ett projekt förbättra vår marginal genom att utnyttja positiva osäkerheter – möjligheter att genomföra projektet effektivare än det som först skattats.

Risk- och möjlighetsplan

ROMP står för Risk Och MöjlighetsPlan (Risk and Opportunity Management Plan på engelska) och är en plan som definierar risker vi identifierat, hur de ska hanteras, kostnaden för hantering och vem som ansvarar för riskhanteringen.

Viktat medelvärde

Planen bör också innehålla också ett viktat medelvärde för tid eller kostnad
För att få fram det medelvärdet kan vi använda lichtenbergmetoden: Ta minimivärdet gånger 1, ”normvärdet” gånger 3, maxvärdet gånger 1 och sedan dela totalsumman på 5. Resultatet är ett viktat värde som tar hänsyn både till bästa möjliga utfall såväl som katastrofscenariot.

Min*1+Norm*3+Max*1
/ 5
=Viktat medelvärde

Identifiera risker i projekt med Brainstorming

För att kunna få fram en riskhanteringsplan behöver vi först identifiera riskerna – en bra start är att anordna ett arbetsmöte med fokus på brainstorming.
Samla intressenter, projektmedlemmar eller särskilt sakkunniga – lagom många hjärnor tänker bäst.

Upplägg workshop – riskanalys

1. Låt gruppen brainstorma fram allt som kan påverka projektet, arbeta först individuellt genom att skriva riskerna på notislappar och klistra upp dessa på väggen.
2. Som mötesledare håller du en översikt och mappar ihop dubbletter eller starkt sammanhängande risker. Är det väldigt många lappar kanske ni får hjälpas åt att sortera när du märker att takten då lappar produceras minskar. Eller så får du lägga in en kaffepaus för gruppen medan du sorterar lapparna.
3. Värdera sedan riskerna Från låg till hög: hur stor sannolikhet är det att de inträffar? Hur svår blir konsekvensen? Hämta förslagen från gruppen.
4. Välj ut de risker som fått högst sannolikhet/konsekvens
5. Definiera minst en åtgärd för varje risk, en ansvarig samt hur ni vet att åtgärden utförts. Ta fram ett viktat medelvärde för varje åtgärd.

Du kan göra samma upplägg men med fokus på möjligheter istället för risker.

Riskhantering

Att hantera risker innebär att bemöta dem vilket medför en kostnad i tid och resurser. I planeringsfasen kan ni använda det tidigare genomgångna viktade medelvärdet för att uppdatera projektets budget och tidplan.
För att hantera risker kan vi uppdatera avtal med reservationer, använda oss försäkringar för att minska konsekvensen, att välja beprövade lösningar istället för ny teknik, öronmärka pengar för att hantera konsekvenserna eller ta det medvetna beslutet att låta risken vara och leva med de eventuella konsekvenserna.