Processutveckling – Fem tips

Se till att processen löser en viktig uppgift

Se till att processen löser en viktig uppgift i verksamheten. Ställ frågan ”Varför finns den här processen över huvud taget, vad händer om vi tar bort den?” Svaret ger syftet med processen, varför den är viktig för verksamheten. Det kan finnas mer än ett syfte med en process.

Fråga sedan ”Varför är det syftet viktigt för verksamheten, vad händer om vi struntar i det?”
Svaret ger processens syfte i ett större sammanhang; det större syftet.
Fortsätt ifrågasätta syften tills du når verksamhetens övergripande syfte – affärsidén (uppdraget om det är en offentlig verksamhet).
När du har nått hela vägen till affärsidén så har du fått ett tydligt logiskt resonemang för varför processen är viktig för verksamheten.

Se till att processen är utformad för att uppfylla syftet

Det processen faktiskt åstadkommer, det den levererar, stämmer det överens med syftet? Och uppfyller det hela syftet? Och bara det som är syftet med processen, inte en massa annat? Se till att processen är utformad så att den svarar upp mot den uppgift, det syfte, som processen har. Se till att processen hänger ihop, att det faktiskt går att arbeta enligt den och att den producerar det den ska om man följer processen.

Se till att processen har en ägare som förstår sin roll

Att vara processägare skiljer sig mycket från att vara traditionell linjechef. Processer går normalt på tvären mot den funktionella organisationen och kräver resurser från flera olika funktioner för att fungera. Det ställer andra krav på en processägare än på en linjechef. Det är därför viktigt att den som är processägare förstår sitt ansvar och vad som krävs i den rollen. Speciellt om den som är processägare också är linjechef.

Se till att processen har rätt resurser

Det är utmärkt om processen är väl motiverad, rätt utformad och har en bra ägare, men det räcker inte. För att processen ska fungera måste den ha de resurser som krävs, i rätt mängd, vid rätt tillfälle och med rätt kvalitet. Kompetens, utrustning, information, instruktioner och IT-stöd är exempel på viktiga resurser. Följ processen steg för steg, i verkligheten eller på skrivbordet och kolla att processen har förutsättningar att fungera.

Se över styr- och belöningsstrukturerna

Ett av de största hindren för att få nytta av processer är att man glömmer bort att justera styr- och belöningsmekanismerna så att de uppmuntrar till att arbeta enligt processerna. Vi människor är enkla på det sättet att det beteende vi blir belönade för i en verksamhet, det gör vi mer av.
Processmål och linjemål hamnar lätt i konflikt med varandra, det som är bra och viktigt för en process är inte alltid optimalt för en funktion. Därför är det viktigt att ledningen tänker på hur man formulerar målen för verksamheten. Vill man få processerna att verkligen fungera i verksamheten bör ledningen styra på processernas mål och värdera funktionernas prestation i relation till processmålen.
En konsekvens av detta kan vara att man vill se över vilka som ska sitta i verksamhetens ledning. Ska det vara linjechefer eller processägare eller kanske en blandning?