Processbaserad verksamhetsutveckling

Det finns en enorm kraft i att arbeta med sina processer. Onödiga arbetsuppgifter, dubbelarbete och flaskhalsar blir synliga och ger dig och din verksamhet nycklarna till ett strukturerat förbättringsarbete med tydligt fokus på kunden.

Processbaserad verksamhetsutveckling ingenting nytt

Processbaserad verksamhetsutveckling är ingenting nytt. Det används inom både Lean och Iso 9001, men ändå finns det fortfarande en viss skepsis till arbetssättet.
– Jag tror att många blivit brända av tidigare processarbeten som landat i en pappersprodukt. Felet många gör är att de inte har syftet klart för sig, berättar Annika Braddon, vd på SwCG Swedish​ Consulting Group och flitigt anlitad föreläsare i ämnet.

Processbaserad verksamhetsutveckling handlar om att utveckla och förbättra verksamheten genom att analysera sina processer. Astrakanmetoden som Annika Braddon använder vilar på tre ben:

Analys: Ur vilket perspektiv vill man titta på sin verksamhet och hur samverkar olika delar?

Verktyg: På vilka olika sätt kan man ta fram modeller som beskriver verksamheten?

Arbetssätt: Vilken arbetsform passar bäst vid processutveckling?

Värdeskapandet för kund en aha-upplevelse

Grunden för att lyckas är alltså att redan från start ha syftet klart för sig vad processutvecklingen ska leda till. Annika Braddon tipsar om att börja i ett litet avgränsat flöde. Vem är kunden, och vilka är de behov som processen ska uppfylla? Med kunden som utgångspunkt blir det lättare att se hur processen leder rätt. Mottagaren är också den som bedömer om det blir bra eller inte –  det kan vara en intern eller en extern kund.
– Här får många ofta en aha-upplevelse. Man har inte tänkt på det värdeskapande, att de man gör ska skapa värde för kunden. Fokus på värde ger helt annan kraft i arbetet.

Se till att få med rätt personer

Det är viktigt att ha med sig rätt personer i arbetet. Förutom de nyckelpersoner som berörs i processen bör ledningen vara med. Dessutom är det smart att se till att ha med sig personer som kan bli ambassadörer för förändringsarbetet.

Annika Braddon

Annika Braddon

Astrakanlärare och vd på SwCG

Fem fördelar med processbaserad verksamhetsutveckling

  1. Aktiviteter som inte skapar värde synliggörs och kan tas bort.
  2. Det blir lättare att styra och förändra arbetssätt när processen är dokumenterad.
  3. Det blir lättare att upptäcka negativa trender och man kan reagera snabbare på förändringsbehov.
  4. Det blir tydligt för medarbetarna hur de var och en bidrar till helheten.
  5. Det blir lättare skapa mervärde för kunden – och att leverera det kunden efterfrågar.

”Rapporter som ingen läser”

Annika Braddon tycker att man bör ha en facilitator som håller i arbetsgången och som kan ha en utomståendes blick på arbetet. Första steget handlar om att rita upp nuläget, hur ser flödet ut idag?
– Redan där brukar man hitta förbättringsområden. Det gäller att ha en öppen och kritisk blick, att våga ifrågasätta om aktiviteter och arbetsuppgifter verkligen leder till syftet – är de värdeskapande för kunden?

Icke värdeskapande aktiviteter kan exempelvis vara rapporter som ingen läser, rutiner som inte längre fyller sin funktion, dubbelarbete, där olika personer i flödet jobbar om varandras uppgifter eller glapp, där uppgifter faller mellan stolarna. Ofta handlar problemen om att kommunikationen mellan medarbetarna inte fungerar.

Från drömläge till realistisk målbild

I nästa steg brukar Annika Braddon låta deltagarna måla upp drömbilden – hur skulle det se ut om det inte fanns några hinder? Det är här nytänkande och kreativitet kan få flöda fritt och nya idéer födas. Därefter kommer arbetsgruppen överens om en mer realistisk bild för hur de vill att processen ska se ut och fungera.
– När vi sedan jämför nuläget med börläget kan handlingsplanen börja ta form som visar vägen till förändringen. Fördelen med att jobba på det här sättet är att förändringsarbetet är förankrat hos alla – du får en samsyn om hur verkligheten ser ut samt en enad bild om vart ni ska.

Utöver processägare krävs operativt ägarskap

Men arbetet slutar inte där. Annika Braddon förklarar att processen som ritats upp visar det bästa läget just nu, något som förstås kommer att förändras med tiden. Förutom att utse en processägare är det därför viktigt att även ge någon ett operativt ägarskap för processen. Den personen blir ansvarig för att se till att processen hela tiden utvecklas och förändras i takt med behoven.

Ett vanligt misstag är att man inte betraktar de processer som ritas upp som ett levande dokument. Men om processen inte stämmer med verkligheten så kommer den snart att hamna i byrålådan.

Processbaserad verksamhetsutveckling - så lyckas du

  • Se till att ta in rätt personer med rätt kunskap i arbetet med att visualisera processerna.
  • Klargör vad som är syftet, vad ska ni använda processen till? Är det för att skapa värde för kund, organisera verksamheten bättre, hitta förbättringsområden eller effektivisera arbetet?
  • Avgränsa arbetet till det som är viktigt utifrån syftet med processkartläggningen.
  • Håll fokus. Se till att processerna leder mot de mål och resultat ni satt upp.

Processutveckling stöd för ständiga förbättringar

Processutveckling ger också bra insikter i arbetet med ständiga förbättringar. Genom att mäta och följa upp exempelvis tid, kvalitet, kostnad och upplevelse kan alla följa utvecklingen och ta ansvar för att sätta in åtgärder. Det kan handla om att sätta in mer resurser i en del av flödet för att exempelvis bygga bort flaskhalsar, eller justera arbetssätt om de upptäcker brister i kvaliteten. Processen kan mätas ur två perspektiv; hur effektiv är processen för att leda fram till målet samt resultatet av processen, hur bra blir det som når fram till kunden
– Processbaserad verksamhetsutveckling är inte bara effektivt ur verksamhetens perspektiv, det har också en förmåga att skapa engagemang och drivkraft att jobba med utveckling, säger Annika Braddon och betonar att det finns en enorm kraft i arbetssättet.

Processbaserad verksamhetsutveckling – fördela kraften smartare

Förutom att metoden ger alla en gemensam bild av verksamheten och på så vis leder till bättre ordning och reda, så skapas ett utrymme för kreativitet.
– När man börjar titta på sina processer blir det ofta snart tydligt hur vi slösar med vår kraft. Genom att jobba smartare kan vi lägga mer tid på utveckling och förbättringar samt det som ger mervärde både för kunden och medarbetarna.

Tydligt beskrivna processer förenklar introduktionen av nya medarbetare. Det blir också lättare att organisera sig på rätt sätt och fördela resurserna optimalt. Men framför allt, det blir lättare att leverera det kunden efterfrågar och därmed även hitta nya sätt att skapa mervärde för kunden.
– Dessutom skapar väl beskrivna processer både trygghet, motivation och arbetsglädje internt samt kan, om det görs på rätt sätt, ge utrymme för kreativitet och nytänkande, säger Annika Braddon.

Steg för steg: Processbaserad verksamhetsutveckling

  • 1

    Hur ser nuläget ut?

    Var ärliga och se upp så att ni inte ritar upp ett flöde som inte stämmer med verkligheten.

  • 2

    Drömläget

    Hur skulle det se ut om det inte fanns några hinder – om det fanns obegränsat med resurser, pengar och kompetens?

  • 3

    Nyläge

    Formulera en realistisk bild om vart ni bör vara, vid en viss tidpunkt framåt i tiden.

  • 4

    Gap

    Ta reda på var det glappar och konkretisera vilka förändringar som krävs för att ta er till det önskade läget. Ta fram en handlingsplan.

  • 5

    Mät, följ upp och förbättra.

    Se till att detaljerna i processen hålls vid liv, utvecklas och förändras i takt med behoven.

Anna Nyström

Anna Nyström

Anna är journalist och skriver för astrakan om verksamhetsutveckling och ledarskap.