Astrakan förklarar processmodell – svaret på hur

Varför använder man processmodeller?

Processmodeller har många användningsområden, till exempel som underlag för…
• verksamhetsutveckling/effektivisering
• att skapa mervärde för kund
• att identifiera behov av och kravställa resurser som personal med rätt kompetens
• att identifiera behov av och kravställa IT-stöd, till grund för analys, design och implementation för att få spårbarhet från affärsmål till teknisk lösning och förvaltning.
• utformning av roller och fördelning av ansvar
• helhetssyn och överblick
• att beskriva verksamheten för nyanställda, kunder eller andra intressenter
• kompetensutveckling
• framtagning av kvalitetssystem

 Processer i sig är inget nytt

Redan i det primitiva stamsamhället samordnade människan resurser och kompetenser så att bågen blev ett effektivt vapen som fällde bytesdjuret, för att bidra till det övergripande målet – stammens överlevnad.
Tidigt identifierade vi återkommande framgångsrika mönster av aktiviteter. Gick mammutdrevet på rad mot mammuten, i riktning mot ett stup, och sade ”Bu!” till mammuten, så föll den vanligtvis ner och slog ihjäl sig, varpå man kunde äta upp den.
Långt senare uppstod den administrativa byråkratin, vars mål är sitt eget vidmakthållande och expansion. I goda tider etableras starka maktbaser i den växande administrativa byråkratin. Där finns också de undersysselsatta som i tuffa tider har tid att göra analysen som borde leda till att de rationaliseras bort, men som istället leder till nedskärningar i den operativa personalen.
För att komma åt detta olyckliga mönster och skapa en effektiv verksamhet behövs ett instrument som tydliggör vilka aktiviteter som bidrar och vilka som måste effektiviseras eller avvecklas, så att rätt beslut kan tas för verksamhetens överlevnad. Astrakans processmodeller är ett sådant instrument.

Astrakans processmodeller

De som jobbar med Lean förstår nyttan av ”värdekedjeanalys” (Value Chain Analysis), men inte alltid hur det ska gå till. Astrakans processmodeller har använts för det syftet i decennier.
Med Astrakans processmodeller kan vi, förutom värdeskapandet, visa kostnaderna – de resurser processerna använder i form av information, kompetens, material, pengar, maskiner, etc. Vi kan visa samband med verksamhetsmål och vilket värde som skapas, så att vi kan planera, styra, följa upp och effektivisera.
Det illustreras i figuren nedan.

Figuren ovan visar en enkel process med ett förädlingsobjekt (kallas även värdeobjekt) som tillförs värde genom det arbete som utförs i processen. Förädlingsobjektet kan vara fysiskt -, bil förädlas igenom en monteringsprocess från ej monterad bil till monterad bil. Vid tjänsteproduktion är förädlingsobjektet inte fysiskt – låneavtal förädlas genom en granskningsprocess från ansökt till beviljat.

En helhetsbild av verksamheten

Processmodellen knyter ihop verksamhetens olika perspektiv genom att …
• olika mål i målmodellen kopplas till de processteg som bidrar till målens uppfyllnad
• resursmodeller kopplas till aktiviteter som skapar, ändrar och förbrukar respektive resurs.
• regelmodeller kopplar verksamhetsregler till de aktiviteter de styr

Exempel – Bonus vid processkartläggning: kvalitetshandbok online

I samband med en processkartläggning i effektiviseringssyfte fick den inblandade konsulten höra att kunden hade planer på en kvalitetshandbok som skulle vara tillgänglig för alla medarbetare. Konsulten visade då att samma processkarta som de skulle ta fram i samband med effektiviseringsprojektet, även kunde användas för att skapa en kvalitetshandbok online.
Verktyget man använde kunde generera en navigeringsbar processkarta som man publicerade på företagets intranät. I processkartan kunde man då navigera till godtyckligt processteg och där få information om…
• vem som är processägare
• vilka delprocesser som är kopplade till vilka mål
• pågående och planerade projekt inom respektive process
• regler, rutiner, mallar

Vem använder processmodeller?

Processmodeler används av flera olika yrkeskategorier, nämligen…
• kvalitetsansvariga
• verksamhetsutvecklare
• kravanalytiker
• HR
• alla andra som behöver information om verksamheten för alla möjliga syften

När används processmodeller?

Processmodellen används
• vid verksamhetsutveckling
• vid löpande planering, styrning och uppföljning av verksamheten
• vid kravställning av alla möjliga resurser som IT-stöd, personal, maskiner, fastigheter, kompetens, finansieringslösningar
• då man ska ta fram kvalitetssystem

Hur gör man en processmodell?

Att ta fram en processmodell är egentligen inte komplicerat, men det krävs kunskap och erfarenhet om resultatet ska bli användbart.

Kvalitetskrav på en bra processmodell

Det finns ett antal krav som måste vara uppfyllda om modellen ska kunna fylla sitt syfte och inte bara samla damm i en pärm.
Så måste processmodellen till exempel …
• beskriva det arbete som utförs och vilka resurser som behövs, oberoende av hur verksamheten just nu råkar vara organiserad.
• vara uttryckt med gemensamma begrepp, så att den tolkas på samma sätt av alla mottagare.
• vara tillräckligt detaljerad för sitt syfte, men inte mer.
• vara fri från självrefererande mål, så kallade ”självmål” som ”målet för att producera plocklistan är att vi ska ha en plocklista” (rätt mål kan vara – identifiera kortast möjliga plockväg i syfte att få en rationell plockning på lagret)
• förädlingsobjekt ut måste vara av samma slag som inkommande, annars uppstår ”brott i förädlingskedjan” (exempel på brott i förädlingskedjan: På en kurs, vid modellering av ICA:s manuella fiskdisk, utbrister en kursdeltagare ”men hallå, här är det ju kunden som blir filéad”. Inobjekt: kund, utobjekt: fiskfilé. Ajajaj!)

Rätt arbetsform bidrar till att kvalitetskraven uppfylls

Processmodeller tas fram i workshop med verksamhetsrepresentanter och workshopledare, gärna två som turas om att leda och dokumentera.
Verksamhetsrepresentanterna kan verksamheten, ansvarar för sakinnehållet, framför sina åsikter, motiverar varför man gör på ett visst sätt, funderar över konsekvenser, förankrar…
Workshopledaren kan metoden, ansvarar för att kvalitetskraven uppfylls, leder arbetet, ifrågasätter, dokumenterar, styr (milt) mot målet, ser till att alla får komma till tals, lyssnar, tolkar, summerar.
Arbetsformen resulterar i en processmodell som är förankrad i verksamheten, som alla känner igen sig i, ett levande dokument till grund för interna diskussioner om fortsatt utveckling.
Arbetsformen i sig förbättrar verksamheten genom att verksamhetsrepresentanterna lär av varandra, får bredare förståelse för verksamheten, blir inspirerade till åtagande… Dessutom är det förbaskat kul att delta.

Rätt arbetssätt för att ta fram en processmodell

Här presenteras några arbetssätt för att få upp strukturen i grova drag. Normalt kombinerar man dessa.
Bottom-up
• Samla in aktiviteter
• Gruppera dem efter syfte och/eller till förädlingsobjekt
• Identifiera processer för grupper av aktiviteter
Top-down
• Utgå från verksamhetens mål och syften
• Identifiera processområden i verksamheten på övergripande nivå
• Detaljera processerna till önskad nivå
Framåtriktat
• Sätt upp slutet på processen
• Sätt upp starten på processen
• Utgå från starten och ställ frågan: Vad gör vi sedan?
Bakåtriktat
• Sätt upp slutet på processen
• Sätt upp starten på processen
• Utgå från slutet och ställ frågan: Vad behöver göras för att åstadkomma det?

Kunskap och erfarenhet är helt nödvändigt

Det finns många exempel på mycket framgångsrikt processarbete. Tyvärr finns det också gott om exempel på motsatsen. Skillnaden stavas kunskap och erfarenhet.

Ordförklaringar

Här förklaras betydelsen av några ord som är centrala för syftet med blogginlägget, nämligen att sprida en samsyn på vad en processmodell är, vad den kan användas till i allmänhet och med Astrakanmetoden i synnerhet. Då är det viktigt att orden har samma betydelse för läsaren som för oss för att undvika missförstånd.
Vad är till exempel en process? Man får väldigt olika svar beroende på om den man frågar är verksamhetsutvecklare, advokat, kemist, psykolog eller programmerare.

Astrakanmetoden

Astrakanmetoden är en lösningsneutral* och generell metod för att analysera, beskriva och utveckla en verksamhet. Den går med fördel att kombinera med andra metoder.

Astrakans processmetod Ibland synonymt med Astrakanmetoden. Ibland avses den del av Astrakanmetoden som används för att analysera och beskriva processer. Skillnaden är egentligen inte viktig så länge man har klart för sig och är överens om syftet med det man håller på med.
Astrakans processmodeller Ett sätt att grafiskt beskriva processer, där processperspektivet är ett av flera verksamhetsperspektiv som tillsammans svarar på de grundläggande frågorna varför, vad, när, hur, var och vem.
Begrepp Avser vår mentala föreställning om en företeelse i verkligheten. Eftersom begrepp endast finns i våra huvuden måste vi använda symboler för att kommunicera om begreppen.
Delprocess En process kan brytas ner i delprocesser, som kan brytas ner i delprocesser, som kan…
Det är inte meningsfullt att försöka hitta på absoluta regler för vad som är en process eller en delprocess. Det beror på betraktarens perspektiv. Då man jobbar tillsammans i samma projekt, med samma process(er) är det förstås nödvändigt att alla är överens om perspektivet.
Huvudprocess Den översta processen ur någons perspektiv, enligt samma resonemang som ovan. Det som är en huvudprocess ur någons perspektiv kan för någon annan vara en delprocess till en större process. Det beror som sagt på betraktarens perspektiv.
Modell Avbildning av något för ett visst syfte. Syftet är viktigt. Målgrupp och budskap avgör vad man väljer att visa i modellen. Saknas syfte är modellen menigslös.
Objekt, Förädlingsobjekt, Värdeobjekt (synonymt) Det som tillförs värde genom verksamhetens aktiviteter.
Process Repeterbart flöde av aktiviteter i syfte att skapa någon form av värde för kund hos objekt i verksamheten.
Processmodell En grafisk beskrivning av en process.

* Lösningsneutral betyder att metoden inte leder till en viss typ av lösning. Med Astrakanmetoden får man underlag för att fatta beslut om vilken lösning som är lämpligast för verksamheten, oavsett om lösningen visar sig vara ett IT-stöd, effektivare arbetsrutiner, en handikapphiss, byta ut VD, lägga ner verksamheten eller glass till alla barnen.