Astrakan förklarar målmodell – svaret på varför

Vad är mål?

Ett mål är något man vill åstadkomma som ett resultat av det man gör. Det måste vara mätbart och tidssatt så att man kan avgöra när målet är uppnått.

Det är oerhört viktigt att välja ”rätt mål”. Att man mäter det som är viktigt att mäta och som resulterar i ändamålsenlig styrning, i motsats till att mäta sådant som är lätt att mäta.

Vad är en målmodell?

En målmodell är en strukturerad beskrivning av verksamhetens motiv. Fast egentligen kan målmodeller användas för att motivera lite vadsomhelst, vilket illustreras av det enkla exemplet i figuren.

Det övergripande målet i modellen ovan är att ”alla föräldrar är nöjda”. Vi kan enkelt se hur de underliggande målen bidrar till det övergripande målet, antingen direkt, eller via andra mål. Modellens struktur gör det lätt att föra resonemang i flera steg.
Exemplet visar trots sin enkelhet själva grundtanken.

Det grafiska beskrivningssättet ger oss alltså en struktur som gör det enkelt att föra resonemang om komplexa samband.

Målmodellen kan också visa hur olika typer av mål samverkar. Det kan till exempel vara värdefullt att kunna visa samband mellan olika typer av mål som finansiella mål, kundmål, medarbetarmål, utvecklingsmål och processmål.

Varför använder man målmodeller?

Med en målmodell kan man planera, mäta, styra och följa upp effekten för verksamheten och dess intressenter av arbetet verksamheten som utför. Målmodellen hjälper exempelvis till att definiera vilka processer som skall utveckas. En målmodell kan också användas som ett kraftfullt säljverktyg.

Målmodellen kan ge svar på många frågor om verksamheten

Genom att reda ut och beskriva mål kan man göra det tydligt

• Varför verksamheten finns
• Vad man vill uppnå
• Varför verksamheten ska bedrivas på det här sättet
• Vad vi kan göra för att förbättra verksamheten
• Vilka motstridiga mål som finns i verksamheten

Strukturen kopplar samman verksamhetens delar

Alla verksamheter har en affärsidé eller ett uppdrag (privat eller offentlig verksamhet), som är skälet till att de finns. Det uttrycks bland annat med mål som ska nås genom verksamhetens bedrivande, det vill säga genom det arbete som utförs i verksamheten.

Verksamhetens övergripande mål används för att planera, styra och följa upp verksamheten i sin helhet. Ansvariga för respektive del av verksamheten måste förstås också planera, styra och följa upp. För att det ska fungera bra bör verksamhetens mål brytas ner i delmål som är relevanta för respektive ansvarsområde. Resultatet av målnedbrytningen blir en målstruktur och det är här målmodellen kommer in.

En målmodell enligt ovan beskriver just en målstruktur och får sin styrka genom att den även beskriver hur målen hänger samman, inte bara mål i samma dimension, utan även hur till exempel utvecklingsmål bidrar till finansiella mål.

Exempel – Målmodellering gav bättre styrning och ökad motivation

Nästa figur visar hur man har använt målmodellering för att skapa en struktur av ett stort antal mål av olika typ. En struktur som låter ansvariga på olika nivåer, i olika delar av verksamheten, planera, styra och följa upp på mål som de faktiskt kan påverka och som därför känns relevanta, vilket förstås bidrar till motivation, effektivitet och arbetsglädje. Dessutom användes en processmodell för att kartlägga vilket arbete som bidrog till vilka mål enligt förklaringen under fig. 2.

Ja, vi vet att texterna knappt går att läsa, men det är inte heller syftet med figuren. Syftet med figuren är nämligen att illustrera hur man i arbetsmöte(n) kan gå igenom processmodellen och för varje delprocess, tillsammans med verksamhetskunniga, dokumentera vilka mål den bidrar till och beskriva hur. Resultatet blir en tabell på formen
Delprocess Px, bidrar till målet My, genom att: förklarande text [, och mäts med mätetal].
…

Tabellen dokumenterar alltså vilka mål varje delprocess bidrar till. Målmodellen visar i sin tur vilka andra mål som påverkas. Tabellen och målmodellen blir tillsamman ett oerhört kraftigt instrument för planering, budgetering, styrning, uppföljning, samt verksamhets- och affärsutveckling.

Vem använder målmodeller?

Egentligen alla med ansvar för att åstadkomma något där man behöver mäta måluppfyllnad. Målmodellen är ett kraftfullt stöd för att fatta bra beslut i stort som smått, såsom: Projektet, företaget, processen, avdelningen, seminariet…

Så hjälpte till exempel en av Astrakans lärare sin fru som är läkare att söka forskningsanslag genom att göra en målmodell som tog hänsyn till alla intressenter. Forskningsanslagsnämnden sa att de aldrig sett en så genomtänkt ansökan. Den tog hänsyn till hennes egen utveckling, till universitetet i allmänhet och hennes egen institution i synnerhet, samt till samhällsintressen. Ansökan gick förstås igenom utan invändningar.

När används målmodeller?

Målmodellen används till exempel vid budgetarbete, all möjlig planering, löpande styrning av både verksamhet och projekt, uppföljning, vid komplex försäljning, samt vid större verksamhetsutveckling eller annan utvecklingsverksamhet,

Hur gör man en målmodell?

Det första steget i att skapa en målmodell är att samla in samtliga mål som ska finnas i modellen. Det kan göras på olika sätt beroende på faktorer som vilken typ av mål det rör sig om. Här kan en intressentmodell vara ett stöd för att se till att målmodellen täcker in sådant som är viktigt för alla intressenter, alltså alla som har inflytande över eller påverkas av det målmodellen avser.

Ett effektivt sätt att skapa en målmodell är att samla personer som tillsammans representerar alla intressenter och all kunskap som behövs för modellen ska bli heltäckande. Arbetet leds av en erfaren workshopledare som driver analysen med två enkla frågor, nämligen varför och hur.

Frågan varför ställs tills man kommer till verksamhetens övergripande mål. Fortsätter man att ställa frågan varför, så hamnar man till slut i mål som demokratins bevarande och mänsklighetens överlevnad. Då har analysen antagligen drivits för långt.

Frågan hur leder så småningom till de konkreta aktiviteter som tillsammans ska leda till att det övergripande målet nås.

Hur når vi våra mål?

Sannolikheten att lyckas ökar väsentligt om våra mål är SMART(a).

Ett SMART mål är…

• Specifikt Det ska vara tydligt vad målet är
• Mätbart Det ska vara tydligt hur målet ska mätas
• Accepterat Av den som har ansvar för att uppfylla målet
• Realistiskt Gärna utmanande, men möjligt att nå
• Tidssatt Det ska vara tydligt när målet ska vara uppfyllt

Skilj på aktivitets- och effektmål

En bra målmodell innehåller, förutom mål, även syftet med att nå respektive mål. Om syftet är känt är det lättare att upptäcka att man till exempel mäter fel saker eller att en arbetsuppgift man försöker optimera i själva verket kan avskaffas.

Aktivitetsmål mäter vad som görs, till exempel antal kundbesök eller antal utandningsprov. Effektmål mäter vad som åstadkoms, till exempel lönsamhet, kundnöjdhet, antal döda och skadade i trafiken. Det är oftast enklare att mäta aktivitet än effekt. Aktivitetsmål kan vara mycket användbara, men de måste ha samband med effektmål för att vi ska veta att aktiviteterna ger rätt effekt.

Exempel: Helpdesk-personalen som man började mäta på antal telefonsamtal. Syftet var att helpdesken skulle hinna avsluta fler ärenden per arbetad timme. Det visste dock inte personalen, så istället ökade antalet samtal dramatiskt eftersom de såg till att avsluta varje samtal så fort som möjligt med följden att varje ärende krävde flera samtal och tog mycket längre tid att avsluta. Effekten blev alltså tvärtemot den önskade.

Hur kan målmodellen bidra till ständiga förbättringar?

Nästa figur visar en processmodell för ett enkelt orderflöde som kopplats till mål och syfte för de ingående aktiviteterna. Man har valt mål som är enkla att mäta, samtidigt som de har en tydlig koppling till de effekter man vill uppnå.

Exempel: Order plockas och packas i syfte att kunden ska få rätt leverans. Målet är max 0,5% avvikelser. Den här veckan. Nästa vecka är målet kanske 0,4%, men syftet är fortfartande att kunden ska få rätt leverans. Målet kan alltså ändras i takt med ständiga förbättringar men syftet består.

Vi ser även kopplingen till verksamhetens övergripande mål genom att använda frågan varför:
Varför är syftet att kunden ska få rätt leverans?
Jo, det bidrar till det övergripande syftet; att få en lönsam verksamhet som är attraktiv för kunderna.