Svåra samtal med personal - att förmedla beslut om förändring

Ibland behöver vi som ledare förmedla beslut som väcker starka reaktioner. Exempelvis när personalen inte fått möjlighet att vara delaktig inför beslut om förändringar – eller då vi av andra anledningar måste leda svåra samtal och framföra tuffa besked.

En anledning till varför samtal om förändringar blir till just svåra samtal

Ofta glömmer vi att ledning och chefer fått tid på sig att processa innan beslut fattas: att väga för- och nackdelar mot varandra, förstå hur det kommer påverka en själv såväl som omgivningen och varför en förändring måste till. Samma tid får sällan personalen – vilket leder till motsättningar. Förändringsfaserna är helt enkelt ur synk som på bilden nedan.
– Då måste vi som ledare vara en katalysator för konstruktiv diskussion, ta de svåra samtalen med personalen och få var och en att känna sig delaktig i förändringen.

förändringsarbetets faser
Medarbetare involveras ofta i förändringens senare faser och har inte fått tid till att processa vad den innebär för dem personligen och varför den är nödvändig

Om jag som chef måste förmedla ett beslut ledningen tagit  hur kan jag lägga upp samtalet/diskussionen?

Marianne Scheja håller ledarskapsutbildningar hos Astrakan. Hon ger även handledning till företagsledare när det gäller att bli tydligare och mer empatiska i sin kommunikation. Såhär säger hon om samtal i förändring:

”När du är säker på HUR du kan lyssna och lyfta andra blir du mer respekterad. Personer som känner sig förstådda och respekterade, respekterar och vill lättare förstå dig. Chansen är då större att de faktiskt lyssnar på dig, tar in viktig information och vill ge sitt yttersta i ert samarbete.”

Marianne Scheja, lärare i kommunikation och presentationsteknik. Verksam som regissör, skådespelare och terapeut.

Fyra steg för att förmedla beslut och leda svåra samtal om förändring

  1. Landa – Skapa en behaglig stämning som är lösningsfokuserad.
    – Presentera händelsen/Mötets rubrik: Ledningen har kommit fram till att…….
    – Förklara hur du/ledningen tänkt. Att det känns bra/tryggt/hoppfullt. För att vi behöver/vill …
  2. Lyssna – Låt alla – en i taget – tala för sig. Du som kallat till möte delegerar tal-ordningen
    – Fråga: Vad tänker du/ni om detta? Hur känns det för dig? Vad behöver du för att lösa din uppgift?
  3. Lyfta – Upprepa det du hör, utan att tolka/bedöma det.
    – Fråga om du förstått rätt. Låt folk ha sina åsikter, känslor och behov. Blir de hörda/tydliga med din 4L-struktur känner de sig respekterade och behöver inte prata vidare om oro/problem utan kan känna känner motivation.
  4. Lämna  Gör en överenskommelse
    – Sammanfatta, förhandla och kom överens om vad som sagts – gärna med skriftligt mail.

De fyra stegen är hämtade från Marianne Schejas kommunikationsmodell – Landa, Lyssna, Lyfta Lämna. 4L bygger på retorik och beteendevetenskap utifrån retorik, MI, psykoteknik och KBT. Användningsområden är allt från inspirerande samtal och presentationer till att hantera konflikter.

Hur går vi vidare från diskussion till lösning?

Marianne sammanfattar: ”Först då alla känner sig delaktiga och har blivit hörda, kan vi förhandla och komma till lösning.
Det handlar om att hjälpa personer att hitta sin egen vilja och motivation till uppgiften/förändring.”

Grundläggande kommunikationsfärdigheter som används för att etablera ett samarbetsklimat under samtal är:

  • Bekräftelse
  • Öppna frågor
  • Reflektioner
  • Sammanfattningar
  • Överenskommelse. Vad gör vi på kort sikt och på lång sikt?

Utbildning i svåra samtal

Om du vill bli bättre på konflikthantering rekommenderar vi Marianne Schejas kurs i kommunikationsmodellen 4L.

Aaron Haglund sammanställer Astrakanmaterial och bloggar om mötesteknik, grupputveckling och förändringsarbete

 

 

 

 

 

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *