Processmognad ger insikt om nästa steg

Befinner du dig i en verksamhet med hjältar som ständigt står i beredskap att rycka ut? Eller har ni nedtecknade rutiner och arbetssätt som inte fungerar i vardagen? När du förstår vilken processmognad just din verksamhet har blir det lättare att lyfta den till nästa nivå.

Varför ska vi ta reda på vår nivå av processmognad?

Det finns många vinster med ett processorienterat arbetssätt. Processen gör det tydligt för alla hur vi arbetar och hur vi ser på arbetet, hur vi prioriterar i förhållande till andra uppgifter och hur vi kan samarbeta som en organisation för att uppfylla kundens behov och önskemål.

Detta är någonting som hela tiden kan utvecklas, och för den som vill jobba mer medvetet i sina processer kan det vara bra att börja med att ta reda på vilken nivå av processmognad som just din verksamhet befinner sig på.
– Det är bra att veta för att kunna göra rätt insatser för att utveckla verksamheten. Det är nämligen väldigt svårt att ta två trappsteg på en gång. Då är risken stor att man misslyckas, förklarar Christer Nellborn, som är konsult, lärare och forskare med lång erfarenhet av affärs- och verksamhetsutveckling.

En organisations förmåga att använda och dra nytta av processer går igenom ett antal mognadsnivåer. Det finns olika modeller för att beskriva mognadsnivåerna, men den nu mest använda är Capability Maturity Model Integration, CMMI, från CMMI Institute. Modellen innehåller fem mognadsnivåer.

Fem steg på processmognadstrappan

  • 1

    Den hjältedrivna organisationen

    Här har man inga processbeskrivningar, rutiner eller checklistor utan löser problemen när de uppstår. Kunskap och erfarenheter stannar ofta hos en person och man är helt beroende av sina hjältar – och hyllar deras räddningsaktioner. Det finns ingen förutsägbarhet och man har ingen kunskap om kostnad eller kvalitet.

  • 2

    Kan upprepa

    Organisationen försöker lära sig av erfarenheter och upprepa framgångsfaktorer, men är fortfarande till viss del hjältedriven. Uppstår en situation som liknar en man hanterat tidigare så försöker man lösa den genom att göra på samma sätt som man gjorde förra gången. Enstaka individer försöker skapa ordning och reda genom att göra enklare checklistor och tips för hur arbetet ska utföras, men erfarenhetsspridningen är liten och ofta slumpmässig.

  • 3

    Struktur och förutsägbarhet

    Här finns det processkartor, beskrivna rutiner och instruktioner om hur arbetet ska utföras. Organisationen inser fördelarna med att alla arbetar på samma sätt och att det skapar en förutsägbarhet när det gäller exempelvis kvalitet och kostnad. Har också ett system för att se till att alla följer de överenskomna arbetssätten.

  • 4

    Systematiskt förbättringsarbete

    Här har man full kunskap om hur processen ser ut och fungerar och man har mätsystem för att följa olika parametrar som tid, kostnad och kvalitet. Man lägger också mycket fokus på att analysera och förstå hur processen kan förbättras genom att ta bort systematiska slöserier.

  • 5

    Den optimerade organisationen

    Förutom att mäta, styra och följa upp processer, har man även metoder för att optimera verksamhetsutvecklingen utifrån mätetal så att den kan anpassas utifrån den parameter som är viktig för kunden. Här har man mycket god förutsägbarhet och kontroll över alla viktiga faktorer, såsom till exempel pris, tid och kvalitet.

Var befinner vi oss?

Nivå 1 är den nivå där många nystartade småföretag befinner sig. Många industriföretag med små marginaler finns på nivå 4 medan det är förhållandevis få verksamheter som är på nivå 5.
– En stor del av de verksamheter som är certifierade på nivå 5 är mjukvaruutvecklare i Indien och Kina, säger Christer Nellborn.

De allra flesta organisationer befinner sig dock på nivå 2 eller 3. Här har man insett att det finns en poäng med att strukturera arbetet för att kunna vara mer effektiva, men ännu inte börjat jobba med att utveckla verksamheten på ett systematiskt sätt.

På nivå 3 börjar det också bli viktigt att definiera rollerna i processorganisationen. TIll skillnad från den tidigare nivån, där det finns rutiner och arbetssätt beskrivna men där arbetet inte alltid följer dessa, så blir det viktigt att se till att alla följer det överenskomna arbetssätten.

Processen är ett instrument som man använder för att styra verksamheten och det blir därmed viktigt att se till att den hålls levande och att den avspeglar verkligheten.

Två centrala roller

Till att börja med är det två roller som är centrala; processägare och processansvarig.

Processägaren är den som är ansvarig för hur processen är utformad och som ser till att systematiska problem med processen omhändertas. Hen ser till att processen är utformad på rätt sätt och att det finns rätt resurser på plats.

Processansvarig är den som tar hand om den dagliga driften och ser till att arbetet löper på det sätt som är beskrivet i processen. Fokus i den här rollen är att se till att lösa problem av tillfällig karaktär, om en maskin krånglar eller en medarbetare är sjuk, så att processen rullar på utan avbrott.
– Processägaren är den som skriver receptet, processansvarig är den som ser till att receptet följs när kockarna bakar, förklarar Christer Nellborn.

Tre tips: Utveckla processmognaden

1

Nuläge

Ta reda på vilken mognadsnivå just er verksamhet befinner sig på. Vad är utmärkande i verksamheten, hur ser era arbetssätt ut? Ta gärna hjälp utifrån för att inte fastna i en falsk idealbild.

2

Önskat läge

Vilken fas vill vi vara i? Vilken fas behöver vi vara i? Att ta sig upp i mognadstrappan kostar också. Därför är det nyttigt att se vilka problem av systematisk natur som verksamheten kan lösa genom att ta nästa kliv. Det blir en viktig drivkraft i arbetet.

3

Transformationen

Jämför nuläge med önskat läge. Är steget väldigt långt kan det vara smart att se mognadsresan i flera steg. Var tydlig med vart ni ska, hur vägen dit ser ut och skapa rätt förväntningar i verksamheten.

Hur kan vi förbättra processen?

I nästa steg börjar man jobba med att utveckla själva processen. Nu börjar man mäta och analysera för att få en bild av hur bra processerna är på att möta de krav som kunderna ställer. Finns det fel i processen? Kan man eliminera slöserier i form av onödigt arbete, jobba bort falskhalsar eller hitta rotorsaken till fel och brister i kvaliteten? Och om det uppstår nya krav så kan man också hantera dem genom att utveckla processen.

Bygglovsansökningar är ett bra exempel

Tidigare var det inte ovanligt att det tog tre månader att få sin bygglovsansökan godkänd, men nu har kraven ökat och man förväntar sig få svar inom tre veckor. För att klara de nya förväntningarna behöver man titta på processen. Vad det är som gör att det tar så lång tid och hur kan man förbättra processen?

 

Christer Nellborn

Christer Nellborn

Verksamhetsutvecklare och programansvarig hos Astrakan

Vägledning till nästa steg

Christer Nellborn förklarar att det finns en viktig poäng med att använda sig av mognadstrappan för att utveckla verksamheten. Förutom självinsikt ger den också vägledning i hur man kan ta verksamheten till nästa nivå.
– Om du befinner dig i en verksamhet som är på nivå 1 och har som ambition att ta dig till nivå 3 så kan du inte börja med att rita processkartor och utse processägare. Om klivet blir för stort kommer det bara att skapa förvirring i verksamheten. Då är det bättre att börja med nivå 2 och låta verksamheten mogna först.

Det är också viktigt att fundera över vilken nivå just din verksamhet behöver vara på – vilka krav ställer kunderna, vilka problem av systematisk natur behöver ni lösa i er verksamhet? Genom att klargöra de utmaningar som just er verksamhet står inför blir det också lättare att hitta drivkrafterna för att kliva upp ett snäpp.
– Jag skulle säga att nivå 2 är en grundnivå som ingen bör kliva under, du får väldigt mycket nytta av att bygga in en förutsägbarhet i verksamheten. Om ni dessutom ser behov av att frigöra tid, kapa kostnader eller komma till rätta med kvalitetsbrister, då bör ni sikta på nivå 3.

Capability Maturity Model Integration, CMMI

CMMI är en modell för att utvärdera och certifiera kvaliteten på utvecklingsprocessen. Togs från början fram för att utvärdera mjukvaruorganisationer, men kan även appliceras på andra typer av verksamheter. Termen ”mognad” avser graden av formalitet och optimering av processer, från ad hoc-metoder, via formellt definierade steg, hantering av resultatmått, till aktiv optimering av processerna.

Metod för att mäta processmognad

Det finns idag flera metoder för att mäta mognadsgraden i en verksamhet genom olika typer av självskattningsinstrument. Christer Nellborn tipsar också om att ta in hjälp utifrån eftersom det ibland kan vara svårt att se sin verksamhet på ett objektivt sätt.

CMMI ger bra vägledning i var man befinner sig, men det finns även en skala som synliggör de hinder som kan hämma verksamhetens mognadsutveckling – Capability Immaturity Index, ett omogenhetsidex där skalan fortsätter nedåt.
– Den togs fram lite på skämt, men ger värdefulla insikter om utmaningar och hinder. Jag tror att de allra flesta känner igen sig och har stött på dem i arbetslivet.

Capability Immaturity Index - Omogenhetsindex

  • Nivå noll

    Organisationen säger att man har processer, men ingen arbetar inte enligt dem.

  • Nivå minus ett

    Organisationen har processer som man tvingar folk att arbeta enligt, men de fungerar inte i praktiken.

  • Nivå minus två

    Det finns ett förakt för processer, de motarbetas och medarbetare skyller på andra när saker inte fungerar.

  • Nivå minus tre

    Det finns ett destruktivt beteende i organisationen. Medarbetare motarbetar varandra medvetet och kan till och med sabotera för egen vinning.

Frågor? Få svar av sakkunnig

  • Ange meddelande +
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
Anna Nyström

Anna Nyström

Anna är journalist och skriver för Astrakan om verksamhetsutveckling.