Medla i konflikter

Vilka är de vanligaste konflikterna på jobbet?

Att det förekommer konflikter på en arbetsplats är inget unikt, eller ens konstigt. Intern konkurrens, dåligt utformade belöningssystem eller olika åsikter kring uppdrag och utförande kan lätt leda till konflikter.

– En av de vanligaste orsakerna till konflikter är ekonomiska fördelar, konkurrens om projekt och positioner, berättar Marianne Scheja, terapeut, konsult och föreläsare som nu är aktuell med boken Minding, fyra steg till mental och social styrka.

Då riskerar konflikterna att eskalera

Om en chef duckar för konflikterna och inte drar upp dem till ytan är dock risken stor att de växer och fördjupas. Då kan till synes småsaker, att en kollega glömmer att ta bort sin kaffemugg, resultera i oproportionerligt upprörda känslor och utbrott.

Får konflikterna pågå under lång tid är risken också stor att de leder till stress, osäkerhet och rädsla på arbetsplatsen. Det kan i sin tur påverka relationer med kunder, resultat och produktivitet.

Som chef gäller det därför att ta hand om konflikter i tid, innan de fått fäste i organisationen.

– Det finns alltid något större bakom sådant som skapar irritation och små konflikter på arbetsplatsen. Det kan handla om otydlighet i ledarskapet som skapar osäkerhet i organisationen kring roller, ansvar och uppdrag. Det i kombination med en tystnadskultur kan göra att konflikterna eskalerar, säger Marianne Scheja.

Struktur för att medla i konflikter

Om det finns en konflikt mellan två personer eller grupper på arbetsplatsen kan det därför vara viktigt att som chef gå in och medla i konflikten så tidigt som möjligt.

Att medla konflikter innebär att båda sidor får klargöra sina respektive upplevelser och att de sedan tillsammans hittar en lösning. En tydlig struktur kan vara ett bra stöd i den processen.

Marianne Scheja tipsar om att använda sig av en modell där man börjar med att var och en får spalta upp sina respektive tankar om situationen utifrån frågorna:

• Vad hände?
• Vad tänkte du?
• Hur kändes det?
• Vad gjorde du då?
• Vilka konsekvenser fick det?

– Genom att var och en börjar med att spalta upp sina tankar om situationen är det lättare att sedan prata om situationen och skapa förståelse på båda sidor, förklarar Marianne Scheja.

Hitta en gemensam väg framåt

Nästa steg är att gå in i förhandling. Även där är det viktigt att båda sidor får uttrycka sina behov för att sedan själva komma överens om en lösning – vad kan de båda parterna göra för att hitta vägen framåt?

Gör därefter en tydlig överenskommelse – vad ska ni göra för att lösa situationen? Se även till att tydliggöra allas ansvar, mandat och uppgifter. Skriv ned vad ni beslutat och bestäm också när och hur ni följer upp resultatet.
– Sedan är det viktigt att pröva och se, hur fungerar det i praktiken? Behöver ni göra förändringar? Det viktiga är att kunna se att det är “er gemensamma överenskommelse” och att det är en lösning som ni jobbar på tillsammans.

Ofta kan man då hitta en väg ur konflikten som dessutom leder till utveckling och förbättring.

Släck branden

Men innan det överhuvudtaget är läge att gå till förhandlingsbordet är det bra att motivera båda parter till att vara villiga att lyssna och hitta en lösning.

– Vi löser inga konflikter när känslorna är upprörda, då handlar det om att släcka branden och lugna situationen.

Om du har två medarbetare som är osams är det bra att börja med att prata med dem var och en för sig. Använd gärna samtalsstrukturen i Minding; att Landa, Lyssna, Lyfta och Lämna obehag löst, tipsar Marianne Scheja.

Lägg inte locket på

Medlarens uppgift är att på ett sakligt och neutralt sätt klargöra bådas vilja, leda förhandlingen och styra upp överenskommelsen. Om känslorna hettar till under medlingen kan den som är medlare se till att samtalet blir konstruktivt.

– Om någon blir upprörd, försök inte släta över utan fråga “Vad händer? Vad känner du nu?”. Ibland är det viktigt att ta en paus, lugna ner känslorna för att sedan kunna prata om situationen. Men lägg inte locket på, då kan det leda till en tystnadskultur, varnar Marianne Scheja.

Om en person raljerar över den andre, eller om en sida pratar mycket och den andra sitter tyst kan man som medlare behöva styra samtalen genom att flytta fokus från den som pratar till den andra parten.

– Säg “nu har vi fått höra vad NN tycker, vad tycker du”, och vänd dig till den andre. På så vis tar du bollen vidare utan att kränka den första parten, förklarar Marianne Scheja.

Läge för en tredje part?

Om konflikten är så djup att den fått konsekvenser i arbetsgruppen kan det vara bra att ta in en tredje part som medlare.

– Ibland kan två personer inte lösa sina konflikter utan att det går ut över hela arbetsgruppen. Då kan det vara lättare att komma in utifrån och på ett mer objektivt sätt spalta upp bådas perspektiv, förklarar Marianne Scheja.