Leda projekt på distans

Projektledning på distans kräver en annan typ av ”närhet”

Att samarbeta på distans har blivit allt vanligare under pandemin. Men att vara projektledare på distans kan vara utmanande. Mattias Ejbe är en erfaren konsult och projektledare som har stor vana av att leda projekt där projektmedlemmarna är spridda över hela världen.

– Idealet när man leder ett projekt är förstås att man är ett litet team som sitter tillsammans. Som projektledare på distans måste man därför hitta verktyg och knep som gör att gruppen ändå får den känslan av nära samarbete, berättar han.

Kommunikation över tidsgränserna

Den stora fördelen i en projektgrupp som sitter fysiskt tillsammans är att kommunikationen blir väldigt enkel. Småprat vid kaffemaskinen, samtal mellan skrivborden och snabb återkoppling på frågor och funderingar blir ett smörjmedel i projektet.

Men närheten till varandra är också viktig för att lära känna varandra och bygga förtroende och tillit till varandra.

Detta behöver distansprojektledaren hitta sätt att kompensera för.

– Om man jobbar i olika tidszoner är det viktigt att kunna kommunicera och föra diskussioner med de andra i gruppen, även om man jobbar på olika tider på dygnet, förklarar Mattias Ejbe.

Samlad bild av uppdraget

Att ha en gemensam yta där man kan dela filer, logga sin aktivitet och föra diskussioner är därför en nödvändighet. Det kan vara Projektplace, Teams eller Slack – det viktiga är att det finns något i mitten som fångar upp vilka målen är, vem som ansvarar för vad och hur det går i projektet.

Det är även en fördel om det finns någon typ av Kanban-tavlor som synliggör var man befinner sig i projektet och vad som ligger på att-göra-listan just nu.

Ett annat tips för att underlätta kommunikationen är att komma överens om en tid varje dag då alla är påloggade.

– Det gör det lättare att ta snabba frågor via mejl eller chatt.

Bygg gruppen från start

Chatt och mejlkonversationer i all ära – det finns också ett värde i att mötas öga mot öga. Det optimala är förstås att kunna ha en fysisk kick-off när man drar igång projektet, men även om man jobbar helt digitalt får man inte glömma bort de mänskliga mötena.

Därför är det alltid smart att skapa någon typ av gemensam kick-off även i det digitala där alla får möjlighet att presentera sig själva och visa vem de är.

Även i vardagen behöver man se de personer man arbetar tillsammans med. Själv ser Mattias Ejbe till att planera in gemensamma möten för alla i projektet. Där får de möjlighet att  träffas regelbundet för att stämma av sitt arbete och reda ut frågetecken.

Ge plats för människan

Men dessa möten ska inte bara handla om arbetet. Se också till att använda den tiden för att lära känna varandra som personer, tipsar Mattias Ejbe.

– Se till att du ger utrymme för projektdeltagarna att vara personliga, att ni ger tid för att prata om andra saker än jobb när ni har era möten. Att ge lite extra tid för den typen av samtal ger otroligt mycket tillbaka, säger han.

Just nu jobbar han exempelvis med en utvecklare som sitter och jobbar i ett skyddsrum i Ukraina. Att få lite mer känsla för varandra, vad som händer i livet utanför jobbet bidrar till ett djupare samarbete.

– Det är svårt att bygga de relationerna om era möten är helt fokuserade på vad ni ska göra, förklarar han.

När man har möten är det också “kameran på” som gäller. Förutom att samtalen blir bättre när vi ser varandras ansikten och reaktioner, så blir man också mer fokuserad på mötet.

– Du ser direkt om någon svävar iväg i tankarna, konstaterar Mattias Ejbe.

Kortsiktiga mål och täta avstämningar

Men det finns också fördelar med att driva projekt på distans. Förutom friheten, att alla jobbar när det passar dem och att projektet på så vis pågår under dygnets alla timmar, kan det också vara lättare att hitta den kompetens man söker.

För att det ska fungera bra måste det också vara extremt tydligt vilka mål och förväntningar alla har i sitt uppdrag. Korta mål och täta avstämningar är ett bra tips.

Hög närvaro, trots avstånden

I sin konsultroll har Mattias Ejbe arbetat med att projektleda både IT-projekt och organisationsförändringar.

Oavsett om det handlar om ett nytt IT-system eller förändrade arbetssätt så är det viktigaste för en projektledare att vara närvarande, att se och skapa nära relationer med sina projektmedarbetare – även om man sitter i olika delar av världen.

Som projektledare ser Mattias Ejbe därför till att ha personliga ett-till-ett-möten med direktrapporterande projektmedlemmar och beställare, cirka 15 minuter varje vecka.

– Vissa saker är lättare att lösa direkt i ett samtal. Det här är ett bra tillfälle att ta upp saker som dykt upp under veckan, men också ett tillfälle för mig att stämma av hur personen mår, säger han.

Se upp för konflikter

Om han leder stora projekt med många projektmedlemmar ser Mattias Ejbe till att skapa någon form av struktur med delprojektledare så att alla i projektet har nära till sin närmsta chef. Idealet är grupper med fem till sex personer.

– Den största utmaningen som projektledare på distans är närheten till människor, att veta vad de egentligen tänker och känner och vad som händer i deras liv. Jag är övertygad om att personer som mår bra levererar bättre, oberoende om de arbetar som utvecklare, designer eller konstruktör.

Se därför till att du som projektledare lägger tid på relationerna och är uppmärksam för konflikter som kan uppstå i gruppen.

– Ha koll på hur kommunikationen ser ut och var tydlig med hur ni kommunicerar, vad som är okej och inte. Lägg tid på att bygga relationerna. Det är lättare att bli tangentsbordskrigare med personer du inte har någon relation till och den typen av konflikter kan suga mycket energi ur ett projekt, konstaterar Mattias Ejbe.