Intressenthantering

Intressenthantering

Oavsett om det rör sig om ett event, ett projekt eller en större förändring så behöver vi skapa en struktur för vår kommunikation när många personer påverkas och inte minst påverkar det vi vill åstadkomma. Intressenthantering handlar om att kommunicera och planera för att förstå allt ifrån hur omgivningen påverkas och samla in krav, tillstånd och resurser från viktiga parter.

Vilka är mina intressenter?

Många nyttjar inte begreppen Intressent i sin vardag, ett enkelt sätt att tänka är att det är de personer som står på din kontaktlista i förhållande till ett initiativ eller projekt. Vilka behöver du ha kontakt med för att lyckas?

En bra övning vid starten av projekt eller förändringsarbete är att tillsammans göra en intressentmodell.

Workshopupplägg – intressenthantering och -modellering

Du behöver en arbetsyta, gärna en vägg (fysisk eller digital), pennor och notislappar (gärna i olika färger).

1. Börja med att sätta en lapp på vägen som symboliserar projektet, förändringen eller ditt event.
2. Ge alla två minuter att brainstorma intressenter utifrån: vilka som påverkar projektet och vilka som påverkas av projektet. Be alla att skriva ner en intressent per notislapp och att komma på så många som möjligt under dessa två minuter.
3. Placera ut intressenterna i en ring runt projektet. När alla är uppsatta kan ni sålla bort dubbletter.
4. Nästa steg är att förtydliga intressen. Om ni har många intressenter eller är en stor grupp kan det vara bra att dela upp sig i mindre grupper som jobbar mellan olika intressenter. Syftet är att hitta vad varje intressent ger till projektet samt vad intressenten får ut av projektet – själva intresset.
   På så vis får ni koll inte bara på era intressenter utan också deras och projektets intressen i förhållande till varandra. Exempel: En korvkiosk får intäkter från en fotbollsmatch och ger mat till hungriga besökare. Demonstrationen skickar in en ansökan till Polisen och får tillbaka ett demonstrationstillstånd. Användare kommer med synpunkter på systemet och får tillbaka ett mer användbart system.
5. Ta en presentationsrunda där ni går igenom intressen för varje intressent. Dra linjer mellan intressenterna och projektet allteftersom. I änden nära projektet kan ni skriva vad intressenten ger till projektet och i änden nära intressenten vad projektet levererar till intressenten.
6. Så nu har ni gjort en intressentmodell. Utmärkt som teambuildingövning och verktyg för att kunna planera i samband med förändringar och projekt. Det kan vara bra att göra en uppdatering av intressentmodellen då och då eftersom omvärlden förändras.

Sålla bland intressenter

Om vi har väldigt många intressenter kan vi behöva kategorisera dem för att göra det hanterligt. Utgå ifrån era mål och vilka som har störst påverkan så kan det underlätta kategorisering av intressenter i kärnintressenter (beslutande, drivande), primärintressenter (stor påverkan) och sekundär intressenter (liten påverkan) och tertiärintressenter (yttepytteliten påverkan).

Om vi har väldigt många intressenter kan vi behöva kategorisera dem för att göra det hanterligt. Utgå ifrån era mål och vilka som har störst påverkan så kan det underlätta kategorisering av intressenter i kärnintressenter (beslutande, drivande), primärintressenter (stor påverkan) och sekundär intressenter (liten påverkan) och tertiärintressenter (yttepytteliten påverkan).

I den främsta kategorin har vi kärnintressenter: ägare, projektteamet, beställare. De som driver projektet framåt.

Därefter har vi primära intressenter som påverkar projektet till stor del exempelvis kunder och viktiga leverantörer.

Bland sekundära hittar vi pågående projekt och andra delar av verksamheten vi delar resurser med, konkurrenter, media och allmänheten – intressenter som påverkar oss till viss del.

Bland tertiärintressenterna har vi de som påverkas och påverkar väldigt lite. Såsom anhöriga till projektmedlemmar och mindre viktiga leverantörer – ni behöver förmodligen ingen kommunikationsplan för att hantera de som levererar mackor till er kick off.

Intressentkonflikter

Båtklubben vill ha fyrverkerier till nyår medan hund- och hästägarna vill ha det tyst. Vips! Så har vi en konflikt mellan intressenter. Genom vår intressentkartläggning kan vi upptäcka möjliga smärtpunkter och konflikter tidigt och planera för det. Om vi kan sälja in en lasershow till båtklubben så kan de glädjas åt all städning de slipper medan djurägarna inte ens behöver bli upprörda och djuren kan leva i godan ro.

När det gäller intressekonflikter så finns inget facit men konflikthantering, -medling och förhandlingsteknik kan komma väl till pass. Det bästa är att förankra, kommunicera och göra överenskommelser tidigt som sedan dokumenteras.