Gott nytt 2023 – Planera verksamheten när framtiden är osäker

Kelly Odell reflekterar kring året som kommer och hur vi bäst förhåller oss till en osäker framtid.

Planering inför ett osäkert år

Vi klarade det! 2022 är nu historia och vilket år det blev. Själv avslutade jag året med en liten ”släng” av covid men tack vare 4 omgångar med vaccinet blev jag bara lindrigt sjuk under några få dagar.

Trots att vi kanske upplever att ”covid-krisen” är över har vi haft ett uppsving i antalet fall under december kombinerat med en tydlig ökning av RSV och säsongsinfluensa. Rysslands invasion av Ukraina är inte bara en folkrättslig styggelse och en mänsklig katastrof, det har också skapat följdeffekter med bland annat brist på energi, ökande inflation och generellt ökad instabilitet både regionalt och globalt.

Allt detta gör det svårare att dra några slutsatser om hur det nyfödda året kommer att se ut. Följande är några tips på hur man planerar i verksamheten när framtiden är väldigt osäker…och egentligen alltid!

Helhetsperspektivet

Ett av de vanligaste problemen jag möter i verksamheter är att så få egentligen vet eller förstår vad verksamheten håller på med. Det kan låta hårt men jag vill ändå påstå att det är sant.

De flesta individer förstår vad de håller på med men de tänker inte så mycket på hur det de gör hänger ihop med helheten. Då är risken stor att det förekommer suboptimering.

Dagens verksamheter är ofta komplexa system. Individer och deras närmaste organisatoriska enheter strävar efter att maximera sina egna resultat utan att förstå hur det påverkar verksamhetens förmåga att leverera utifrån sitt övergripande uppdrag. I svåra tider ökar risken för suboptimering då individer och organisatoriska enheter bryr sig mindre om ”helhetens” behov och blir ännu mer fokuserade på sina roller och den egna gruppens värdeskapande och existensberättigande.

En del verksamheter är så komplexa att ”helhetsperspektivet” behöver avgränsas något till vad jag brukar kalla en ”relevant helhet”. Ett typiskt exempel på en sådan verksamhet är kommuner.

Svenska kommuner är egentligen en sammanslutning av många olika verksamheter som visserligen alla har till syfte att skapa nytta för kommuninvånare men nyttan varierar väldigt mycket mellan olika verksamheter. Därför är det inte rimligt att definiera ”helheten” som hela kommunen när det gäller medarbetare och chefer som arbetar med skola, äldreomsorg eller vatten och avfall.

Däremot måste kommunledning förhålla sig till helheten då det faller på dem att prioritera knappa resurser till de olika verksamheter som faller inom kommunens regi. Därför kan det vara så att den ”relevanta” helheten varierar beroende på individers roller och ansvar. Samma komplexitetsnivå kan också förekomma i företag men leder ofta till att verksamheter knoppas av för att vara egna fristående bolag eller divisioner.

Uthållighet i förändring

Tips från Kelly Odell

Balans mellan kort- och långsiktigt

När osäkerheten växer blir det naturligt att vår planeringshorisont att kortas ner.  Detta är inte nödvändigtvis fel men man måste se till att hålla blicken på verksamhetens långsiktiga syfte.

Annars är risken att man underminerar verksamhetens förmåga att lyckas i framtiden. Exempel på detta kan vara att avveckla viktiga resurser och kompetenser, skada eller avsluta relationer med nyckelpersoner och samarbetspartners, mfl.

Prioritera och fokusera

De av er som känner mig vet att jag brukar tjata om att ”prioritera och fokusera” och detta enkla råd är ännu viktigare i svåra tider. Det vi menar med ”svåra tider” är ofta kopplat till resursbrist och det bör vara självklart att när resurser är knappare än vanligt blir det ännu viktigare att prioritera och fokusera.

Var uppmärksam på enkla lösningar

Svar på svåra frågor och lösningar till komplexa problem är sällan enkla.

Öppet sinne och kritiskt tänkande

Var öppen för lösningar och arbetssätt som har aldrig prövats eller kanske ens kommit på tal tidigare men fall inte för ”trender” eller ”flugor”. Sök evidens för och emot föreslagna åtgärder för att testa olika hypoteser – inte för att bevisa dem.

Effektivitet är inte detsamma som kostnadsbesparing

Ett vanligt misstag verksamheter gör är att blanda ihop begreppet ”effektivisering” med ”kostnadsbesparing”. I akuta kriser kan kostnadsbesparingar vara nödvändiga men ofta minskar de verksamhetens effektivitet. Man kan öka verksamhetens effektivitet genom att behålla befintlig produktivitet med lägre kostnader.

Man kan också öka effektiviteten genom att öka kostnaderna med dyrare kompetens eller verktyg som leder till att produktiviteten blir ännu högre. När de svåra tiderna har gått förbi vill man inte vara skyldig till att ha kastat ut barnet med badvattnet.

Utnyttja kraften i krisen

I mitt arbete med förändringsledning brukar jag säga att ”ingenting är så bra som en saftig kris”. I svåra tider tenderar vi människor att vara mer öppna till nya lösningar och idéer som vi kanske aldrig hade tänkt oss i mer ”normala” tider. Tänk bara hur snabbt det gick att ställa om till distansarbete och digitala möten under covid. Tekniken för dessa förändringar existerade långt innan, men covid var katalysatorn som gjorde att vi snabbt anpassade oss till det nya arbetssättet.

Ladda hem

Förändringschecklista & verktyg

  • Bocka för de dokument du vill ladda ner
                • Hidden
                • Hidden
                • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

                Kelly Odell

                Kelly Odell

                Kelly ansvarar för Astrakans utbildning i förändringsledning.