Digital transformation

Digital transformation öppnar porten till förändring

Digitalisering är högaktuellt i alla typer av verksamheter idag och påverkar oss på många sätt, både på jobbet och i privatlivet. Uppkopplade hem, läkarbesök på nätet och digitala hjälpredor som håller koll på kalendern är bara några exempel på hur digitaliseringen har förändrat våra liv på senare tid.

– Digitaliseringen innebär en större frihet eftersom vi kan utföra uppgifter när vi vill och var vi vill. Och det blir enklare. Automatisering av informationshantering kan dock upplevas som farligare än den typ av automatisering vi sett tidigare, exempelvis maskiner som löser tidigare manuella uppgifter, eftersom det sker på en mer abstrakt nivå där vi inte tydligt ser vad som händer, säger Karin García Ambrosiani, konsult vid Capsicum Trade & Consulting och mångårig Astrakanlärare.

Mer tid till avancerade arbetsuppgifter

På jobbet påverkar digitaliseringen oss genom att vi kan samverka på nya sätt. När datorer sköter de mer rutinartade uppgifterna får vi mer tid att ägna åt de uppgifter som är mer avancerade och som kräver mänsklig interaktion.

Från veckor till sekunder

Ett smart exempel på hur digitalisering kan skapa nytta för både medarbetare och kunder är en e-tjänst för handläggare inom ekonomiskt bistånd som utvecklats i samverkan mellan myndigheter och Sveriges Kommuner och Landsting. Tidigare var handläggare av ekonomiskt bistånd tvungna att via e-post, fax eller telefon kontakta en rad olika myndigheter för att handlägga ett ärende. Idag innebär e-tjänsten att de på ett par sekunder kan komma åt all relevant information om en person för att göra sin bedömning.

– Det är ett bra exempel på hur digitaliseringen kan spara mycket tid och pengar internt, men framför allt göra livet lättare för medborgaren som nu inte behöver vänta i veckor på ett besked.

Tjänsten gör det i förlängningen också möjligt att automatisera själva biståndshandläggningen så att handläggaren kan ägna ännu mer tid åt rådgivning och stöd. Tjänsten har funnits i flera år och numera är mer än 90 procent av Sveriges kommuner anslutna.

Information och användningsområden i fokus

Digital transformation handlar alltså om något mer än att digitalisera befintliga processer eller att förflytta information från papper till dator.

– Digital transformation handlar om de förändringar du kan göra genom att tänka på ett nytt sätt, där du med hjälp av digitalisering kan förändra verksamheten i grunden. Det är inte tekniken som är i fokus, utan informationen och hur du kan använda den på nya sätt, säger Karin García.

En viktig nyckel i sammanhanget är att utgå från kunden i de förändringar man gör. Och att då inte se på kunden inifrån sin egen verksamhet utan att verkligen ta kundens perspektiv och titta in i den egna verksamheten.

Öka delaktighet och säkerställ likabehandling

Karin García poängterar att en digital transformation är viktig ur flera perspektiv. Förutom att digitaliseringen gör arbetet enklare, snabbare och mer flexibelt så är det också helt nödvändigt för att hänga med i en snabb teknikutveckling. Genom att fokusera på informationen i verksamheten blir denna mindre beroende av själva tekniken och kan därför snabbare ta till sig nya tekniska lösningar. Dessutom är digitaliseringen en demokratifråga.

– Informationen blir transparent och mer tillgänglig. Inom offentlig förvaltning innebär det att olika aktörer kan samverka på nya sätt, men även att medborgare kan bli mer delaktiga i den demokratiska processen. En annan fördel med exempelvis automatisering är att alla behandlas lika. Du blir inte bedömd på olika sätt beroende på vilken handläggare du möter eller i vilken kommun du bor. Regelverket är detsamma för alla.

Var börjar man?

En bra strategi för att påbörja en digital transformation är att börja med att ta reda på nuläget på övergripande nivå – hur vår verksamhet ser ut idag och hur den påverkas av det som händer i omvärlden. Hur kan det se ut om sju till tio år? Vilka processer är viktiga då och vilka kommer inte längre att vara relevanta? Hur ser våra affärsmodeller ut och vilka kommer kundernas förväntningar att vara?

Viktigt är att förstå sammanhanget och hur olika delar i verksamheten samspelar för att kunna bestämma en strategi för sin digitala resa. Karin García tipsar om att växla mellan nuläge och framtid för att inte fastna i det som är aktuellt just nu.

– Det är viktigt att förstå varför man vill digitalisera och formulera en målbild. Det sämsta man kan göra är att fatta ett generellt beslut om att “nu ska vi digitalisera allt”. Däremot behöver verksamheten gemensamma mål så att alla förstår vart man är på väg. Vissa områden behöver förändras direkt, medan andra inte alls är i behov av att digitaliseras inom en överblickbar framtid.

Samla fakta

Karin García förklarar att det är viktigt att jobba på ett strukturerat sätt. Innan man fattar beslut om att digitalisera ett visst område bör man lägga tid på att samla fakta till ett bra beslutsunderlag. Vilka konsekvenser får förändringen för helheten? Påverkas arbetssätten och vilka blir konsekvenserna för andra i verksamheten? Vad får det för konsekvenser för hur informationen hanteras? Hur påverkas kunderna?

Dessutom är det viktigt att väga in olika aspekter av nyttan med förändringen. Hur lätt är det att genomföra förändringen och hur lätt är den att förvalta? Vilken nytta ger den och är den kostnadseffektiv? Hur viktigt är behovet?

– Generellt sett så är vi ofta dåliga på att utvärdera innan vi fattar beslut. Ett vanligt scenario är att någon föreslår en lösning och så kör man på den. Men för att kunna prioritera måste det finnas flera olika lösningar och det måste finnas lika mycket information om alla alternativ. Först då får vi ett bra beslutsunderlag som bygger på fakta och inte lösa antaganden eller magkänsla.

Hitta störst effekt – vad berör andra delar av verksamheten?

Extra noggrann bör man vara med den första analysen och lägga tid på att förstå vilka områden som det är smart att digitalisera först. Var finns de största volymerna där en förändring ger störst effekt? Vad underlättar mest för kunden eller medarbetaren? Var kan ledtiderna kortas?

Ett tips är att hitta områden som skär genom processerna.

– Om vi exempelvis bestämmer att vi vill fokusera på att korta ledtiderna i en process så behöver vi gå in i processen och se var det ger bäst effekt att digitalisera. Fundera vad ni gör som även berör andra delar i verksamheten och där ni får störst effekt av att ta fram gemensamma digitala verktyg.

Ibland kan det vara svårt att förutsäga vilka konsekvenser en förändring får. Här kan det vara smart att simulera förändringen genom att jobba med piloter eller prototyper.

– Gör ett spel, sätt upp ett scenario som alla får agera utifrån. Då blir det väldigt konkret och lättare att se vilka effekter en förändring kan få och hur den påverkar andra.

Lyft fram de som tänker nytt

I en digital transformation är det viktigt att involvera alla i verksamheten. Nyckeln till en framgångsrik förändring är att organisationen genomsyras av ett gemensamt synsätt som handlar om att öppna ögonen för vad ny teknik kan innebära för just deras verksamhet. Alla behöver ha förståelse för trenderna i omvärlden, hur verksamheten utvecklas och dess sammanhang i framtiden. Karin García poängterar att det bygger på en förmåga att relatera sin egen verksamhet till omvärlden.

– Kompetensen är avgörande för att orka eller våga tänka nytt. Digitalisering handlar om att bryta gamla tankemönster. Jag tror därför att vi behöver lyfta fram medarbetare som ser synergier, tänker nytt och har förmåga att se nya perspektiv, konsekvenser och samband. Som ser helheten i detaljerna och detaljerna i helheten. Den kompetensen behöver vi träna upp, säger Karin García.