Business Lifecycle Management – En röd tråd i er förändring

Hur kan vi jobba med förändring så att det blir tryggt för medarbetarna? Det är utgångspunkten för ett nytt verktyg som hjälper användarna att fokusera på rätt saker i förändringsarbetet. Den 29 februari har verktyget premiär på ett event i Arboga.

Misslyckade digitaliseringsprojekt och systeminköp

ISO, Affärssystem, processer, GDPR och ITIL, i en verksamhet finns många olika system, processer och policys som samverkar till en helhet.

Samtidigt lever vi i en tid där förändring är något ständigt pågående – de gamla systemen behöver anpassas och ibland bytas ut för att möta nya behov.

En stor utmaning när det kommer till förändring är att förstå vad som behöver förändras – och att genomföra förändringar på ett systematiskt sätt.

– Vi hör ständigt om digitaliseringsprojekt som misslyckats. Ett vanligt misstag är att man köper in ett färdigt system utan att ha koll på vad det är man vill uppnå, förklarar Per Karlsson, CEO och verksamhetsarkitekt på Resolvr.

Saknar helhetsblicken

Han konstaterar att misslyckade digitaliseringsprojekt ofta bottnar i att man saknar helhetsblicken. Många stirrar sig blinda på projekt som ska ge lösningar med hög automation, helst med nyckelfärdiga system med ”standardiserade” processer, gärna något med AI också.

Färre lägger tiden på att fundera på hur man ska hantera processen för förändring i sig. Många gånger när man har tagit igenom sig till en teknisk lösning är specen redan utdaterad.

Saknas gemensam bild

Astrakanmetoden har en bra struktur att luta sig på, men i branschen yxas det sönder med olika tungrodda ramverk och implementationsmodeller per system och partner. Informationen förs inte heller vidare och de som gör lösningar har oftast inte någon gemensam bild “varför gör vi de här lösningarna?”. Det försvinner helt enkelt i viskningsleken.

Per Karlsson

Per Karlsson

Verksamhetsarkitekt på Resolvr

Förändring är inte något hotfullt

Detta är något som Per Karlsson vill råda bot på. Han förespråkar Business Lifecycle Management – inte enbart Application Lifecycle Management. Det handlar om att hitta den röda tråden i verksamheten och jobba med förändringar i de processer man har.

Det kräver också att man hittar nya sätt att jobba så att förändring inte upplevs som hotfullt eller ansträngande för verksamheten.

– Förändring sker hela tiden. För att bli en lärande organisation som kan leva vidare måste vi hitta sätt att hantera förändring på ett sätt så att det blir tryggt för medarbetarna, konstaterar han.

Ramar in och knyter ihop

Detta är också grunden för ett verktyg som Resolvr lanserar inom kort. Per Karlsson förklarar att verktyget ramar in verksamheten, det knyter ihop roller med processer, dokument, data och rutiner.

Det kan användas för allt från onboarding och ständiga förbättringar till digital transformation. Poängen är att det hjälper alla i verksamheten att se sin del i helheten och hur de löser uppdraget tillsammans.

Verktyget är dessutom agnostiskt. Det innebär att det inte bryr sig om exakt vilka system eller verktyg du har i din verksamhet – uppdraget är att hålla koll på den röda tråden som håller ihop verksamhetens processer. Varje användare har en “companion” som förutom att vara ett stöd i arbetsvardagen även ser till att hålla användarna uppdaterade om kommande eller pågående förändringar som just de berörs av.

Lanseringsevent

29 februari

  • Samtal: Den röda tråden och transparens i förändringsresor
  • Nytt verktyg för att stötta förändring
  • Kelly Odell (Förändringsexpert)
  • Per Karlsson (Verksamhetsarkitekt) m.fl.

Underlättar kommunikationen

Förutom att fungera som ett stöd i den praktiska arbetsvardagen, är det även ett verktyg för den som arbetar med processerna.

– Om man gör en förändring i en process ser man direkt vilka roller och vilka personer som påverkas. Det gör det lättare att kommunicera och följa upp förändringar.

Per Karlsson tror att en vanlig orsak till förändringsmotstånd är att medarbetarna inte blir involverade. Här tror han att förändringsarbetet underlättas om man utgår från processerna – vad är det vi ska göra och hur löser vi det uppdraget på bästa sätt?

– Processer är ett neutralt sätt att kommunicera förändring. Genom att titta på processen tillsammans blir det tydligare vad som är viktigt i processen, vad man vill uppnå och om det finns saker vi behöver förändra för att lyckas med uppdraget.

Är det inte en paradox, att ta in ett nytt system för att bli bättre på att implementera system?

– Ja, det kan man ju tycka. Det ironiska är att för de som ska ta fram lösningar och driva förändring finns inget system som håller ihop tråden från ax till limpa – från mål, process och  kravställning till testhantering, kommunikation, utbildning och så vidare. Det krävs idag flera system och de fokuserar ofta på helt olika saker, trots att de alla är till för att hjälpa människor att följa de nya processerna, så man kan röra sig mot sina mål. Det här är ett enkelt verktyg som hjälper dig att komma igång och fokusera på processen och det som behövs för att förändringen ska ge resultat genom hela kedjan, säger Per Karlsson.

Tre fallgropar i förändrings- och digitaliseringsprojekt

  • 1

    Dålig koll på processerna

    Hur ser nuläget ut? Vad behöver förändras?

  • 2

    Otydlig målbild

    Vad vill vi uppnå? Vad innebär förändringen för olika roller och funktioner i verksamheten?

  • 3

    Dålig kommunikation

    Medarbetarna får inte information om vad som händer i projektet, vad de förväntas göra och hur de påverkas av förändringen.

Välkommen på lanseringsevent – Knyt ihop IT med förändring

Förändringsverktyget kommer att lanseras på ett event i Arboga den 29 februari. Här kan alla nyfikna få höra mer om hur verktyget fungerar och ta del erfarenheter från pilotanvändare. Kelly Odell från Astrakan medverkar även i ett samtal om behovet av att hålla den röda tråden i verksamheten.

– Jag tror att det är viktigt att fler får upp ögonen för det här tänket, att knyta ihop IT med verksamhetsutveckling. Vårt verktyg hjälper dig med de administrativa delarna kring förändringsarbetet så att du istället kan fokusera mer på de mjuka samtalen, säger Per Karlsson.

Anna Nyström

Anna Nyström

Anna är journalist och skriver för Astrakan om ledarskap och verksamhetsutveckling.