Ny som projektledare? Vägledning för dig som ska bli projektledare

Artikelförfattare projektledning: Camilla Åkesson har 25 års erfarenhet som projekt- och programledare, är IPMA-Certifierad på B-nivå och ansvarig för Astrakans projektledarutbildningar

Är du ny som projektledare? Eller ska du bli projektledare? Här är en genomgång av de vanligaste misstagen i samband med det första projektet, frågor du ska ställa din beställare, länkar till verktyg/modeller som är användbara och andra viktiga tips för att bli en bra projektledare.

Att vara ny som projektledare

Mitt första projekt var stort och omfattande. Jag råkade bli projektledare utan erfarenhet eller utbildning eftersom den dåvarande projektledaren sa upp sig. Jag hade varit projektmedlem en tid och jobbat väldigt nära tidigare projektledare. Jag trodde att jag hade bra koll på vad som skulle levereras och fick en relativt bra överlämning från honom. Dock insåg jag snabbt att jag hade varit väldigt naiv i tidsuppskattningen. Jag vågade inte säga till min beställare att tiden inte räckte vilket medförde att jag föll i fällan ”att göra allt själv”.

Jag misslyckades med många saker i det projektet. Anledningen till att det gick så bra som det ändå gjordevar nog att jag vågade misslyckas. Jag vågade göra fel för att sedan rätta till det. Jag lärde mig massor! De främsta misstagen jag gjorde var att jag inte vågade, eller kanske inte förstod själv, att vara påstridig om att lägga tillräcklig tid på planeringsfasen. Som vanligt var det bråttom. Projektet var stort och mycket viktigt i en stor organisation, tidplan mm hade kommunicerats och jag kände att jag var tvungen att förhålla mig till det. När jag tackade Ja till att projektleda detta hade jag ingen insikt i hur mycket av min tid jag skulle behöva lägga på förankring och kommunikation. Dessutom visste jag inte hur jag skulle agera när det dök upp förändringar. Några projekt senare insåg jag att beställningen för projektet var otydlig. I det läget hade jag vare sig kunskap, mod eller kompetens för att ställa krav på beställaren eller förstod vikten av att bygga team. I efterhand har jag förstått att jag dels gjorde projektbeställarens jobb men även en hel del jobb som borde har genomförts i projektgruppen. Det är svårt som ny projektledare att våga ställa krav och vara tydlig med att det är viktigt med ansvar och mandatProjektet blev lyckat men jag kan än i idag tänka ”Ojoj va mycket jag lärde mig om projektledning!”

Fem vanliga misstag i projekt

Baserat på min erfarenhet att vara coach/mentor till flertalet projektledare, min roll som assessor och lärare kan jag se att de misstag jag gjorde i mitt första projekt är desamma som många andra gör. Jag listar de, som jag uppfattar, fem vanliga misstagen många gör som ny projektledare:

1. Vågar inte ”stå upp” mot beställaren

Som ny projektledare kan det kännas obekvämt att ställa krav på beställaren. För att projektledaren ska kunna göra sitt jobb bra måste beställningen vara bra. Beställaren måste veta vad den vill ha. Projektledaren behöver ofta stötta beställaren i detta. Som oerfaren projektledare saknas ibland modet att göra det.

TIPS: Tillse att du som projektledare har koll på vilket ansvar och mandat du har och vilket beställaren har. Prata om detta med beställaren och förklara att för att du ska kunna genomföra projektet på ett bra vis måste det vara tydligt vad du ska göra. Kom ihåg att du är en bra projektledaren när du ställer frågor om vad som ska göras.

2. Slarvar med planeringsarbetet – ”Det går fortare om jag gör tidplanen själv”

Många nya projektledare gör tidplan och mycket annat själv, utan att prata med de som ska utföra jobbet. Den vanligaste orsaken är att beställaren kräver en tidplan innan projektledaren erhåller resurser, och att projektledaren inte har mod att stå på sig (se ovan).

TIPS: Se till att få med någon/några med specialkompetens inom området för att kunna göra planerings-arbete. Förutom att du kommer få en bättre planering lägger du grund till en av de viktigaste delarna i projektet: förankring och förtroende. Genomför en sk WBS, eller motsvarande för att på bästa möjliga sätt identifiera vad som ska ingå i projektet. Verifiera detta med beställaren.

3. Avsaknad av intressenter och kommunikation

För att projektet ska bli framgångsrikt behöver det dels leverera det beställaren önskar, men det ska högst troligt, även leverera värde för andra. Dessa ”andra” är en god idé att identifiera och prata med tidigt i projektet för att förvissa sig om att de har rätt förväntningar på vad projektet ska leverera. När dessa är identifierade, tillse att upprätta en kommunikationsplan för att löpande ha kontakta med dessa.

TIPS: Tänk på att vara väldigt tydlig med vad som inte ingår i projektet, detta för att skapa rätt förväntningar av projektet. Ha löpande kontakt med intressenterna för projektet, det tar lite tid men det kommer ge dig mycket bra input och du har naturliga ambassadörer för projekt i ett tidigt skede. Här kan du läsa om intressentanalys och -kartläggning.

4. Beslutsfattande i projektet – ansvar och mandat

Som ny projektledare är det lätt att tro att ”alla andra vet” vilket ansvar och mandat alla har. Det gör att du som ny projektledare sällan ifrågasätter om någon säger till dig att göra något. Men – faktum är att det är väldigt vanligt att projektledaren antingen får göra stor del av beställarens arbete eller så blir de ”bakbundna” och får inget ansvar eller mandat alls. En viktig del i detta är att beställaren är tydlig med prioriteringen av den vad jag brukar kalla, Projektledarens ledstång, även kallad projekttriangeln. Jag kallar den projektledarens ledstång pga att detta är precis just det, i alla beslut en projektledare ska ta måste hänsyn tas till den. Det handlar alltså om att beställaren ska sätta prioriteringsordning mellan tid, kostnad och omfattning/resultat/kvalitet. Först när detta är satt kan en projektledare fatta beslut som är i enlighet med business caset/ROI’n för projektet.

TIPS: Tillse att tydliggöra ansvar och mandat samt att beställaren tydliggör prioritering för projektledarnas ledstång. Många säger att det är svårt/omöjligt för en beställare att sätta detta för de anser alltid att allt är lika viktigt. Personligen är jag övertygad om att det går att sätta dessa, däremot är det olika svårt att komma fram till det. Öva på att ställ rätt frågor till beställaren. Ex. Vad händer om vi inte är klara i tid? Vad händer om ni inte får allt? Vad händer om vi går över budget? Bara genom att ställa dessa frågor har ni kommit igång med diskussionen och ni kan säkerligen ganska snart komma fram till hur prioriteringen bör vara.

5. Riskanalys genomförs inte

Allt som tar tid från att fokusera på framfart brukar vara svårt att förmedla att man behöver avsätta tid för. Ju fler projekt man har kört ju mer inser man hur några saker är avgörande för framgång i projekt och kan därmed förklara detta för beställaren. En av dessa saker är riskanalys. Riskanalys är aktivitet som bidrar till många saker, förutom att det lyfter fram vilka risker vi har i projektet hjälper det även till att förankra vad projektet ska resultera i.

TIPS: Gör gärna den första riskanalysen tillsammans med projektgrupp och styrgrupp. Detta skapar en gemens bild av projektet vilket i sin tur underlättar kommunikationen i projektet framöver. En stor fördel är att någon som kan detaljerna väldigt väl kan beskriva varför något är en risk för någon i styrgruppen som för sitt liv inte kan förstå varför något så enkelt kan bli så svårt. På samma sätt förstår de som kan detaljerna varför vissa delar i projektet behöver göras när de kan se ett större sammanhang genom styrgruppens önskemål.

Vilka frågor om projektet ska man ställa som ny projektledare? 

För att ens starta ett projekt bör man ha tydliga svar på frågorna: Vad är det vi ska göra? och Varför ska vi göra det? Därutöver finns det flera såsom: vem gör vi det för? Vad får det kosta?
I inledningen av ditt projekt är det viktigt att ta en dialog med beställaren och ställa följande frågor:

  • Vad ska projektet leverera och varför? Läs mer här om vikten av tydliga effektmål.
  • Vad är viktigast tid, kost eller omfattning/resultat/kvalitet? Läs mer här om projekttriangeln
  • Vilket mandat och ansvar har beställaren, styrgruppen och jag som PL?
  • Har ni någon projektmodell jag ska nyttja? Om inte – kan jag föreslå ett arbetssätt/modell själv?
  • Vilka resurser får jag för att stötta i planeringsarbetet?
  • Var är projektbeställningen?

Så inleder jag projekt idag

Nuförtiden börjar jag alltid med att tydliggöra roller och ansvar. Vad förväntas jag göra och vad förväntas andra göra? Vilket ansvar och mandat har varje roll i projektorganisationen?

Inledningsvis tillser jag alltid att ha med en som har djup kunskap inom aktuellt område. Jag är noga med att tydliggöra vilken typ av resurs som krävs för arbetet och om jag inte erhåller de resurserna så kommer det att påverka kvalitet och tid.

Ledarskapet för projektdeltagarna är A och O. Om de mår bra, har roligt och har full insikt i vad som ska levereras så kommer de att göra det. Mitt ansvar är att tillse att de har rätt kompetens, en rimlig tidplan (som jag gör tillsammans med dem) och den frihetsgrad de önskar för att upprätthålla sin motivation.

Det tog mig några projekt för att förstå den verkliga nyttan med intressentlistan och kommunikationsplan.

Fler tips för dig som ska bli projektledare

Här hittar du alla blogginlägg om projektledning. Om du letar efter en utbildning för nya projektledare så ger kursen praktisk projektledning en genomgång av all nödvändig projektmetodik. Utbildningen ger dig också den teori som krävs för att certifiera sig på IPMA-D nivå, projektkunskap.

Bra material inför genomgång med din beställare

Tips kopplat till ledarskap för dig som ska bli projektledare

Utbildning för nya projektledare

Lycka till!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *